A organização e a guarda correta dos documentos oficiais possui grande papel na administração geral de uma entidade. Da mesma forma que qualquer procedimento dentro da empresa, a organização e a guarda dos documentos deve fazer parte da rotina dos funcionários.
Hoje em dia, muitos dos eventos oficiais de uma empresa são realizados eletronicamente e a diminuição física de documentos apenas fez ficar menor o volume de papel, mas não de trabalho. Neste sentido, notas fiscais, conhecimentos de transporte e todos os documentos devem ser guardados, mesmo que eletronicamente.
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Que atitude tomar com os documentos eletrônicos?
Os documentos eletrônicos possuem validade jurídica e devem ser arquivados no formato XML para poderem ser consultados em data futura tanto pela própria empresa quanto por entidades governamentais. O Arquivei possui um serviço que dispõe de espaço ilimitado para a guarda dos documentos eletrônicos, mantendo todos organizados e permitindo acesso remoto e simultâneo.
As NFe-s, NFCe-s, os CTe-s e as NFSe-s ficam armazenadas em nuvem e isso garante facilidade de acesso, além de tornar muito mais fácil o procedimento de comprovação documental por parte da empresa.
Já pensou em receber fiscalização ou precisar de uma NF-e e não conseguir encontrá-la porque seus controles não estão efetivos? Isso pode representar, na melhor das hipóteses, perda de tempo por retrabalho, podendo chegar a pesadas multas por parte dos órgãos governamentais. Temos um post do blog que fala exatamente de como se preparara numa fiscalização.
E com relação aos documentos físicos?
Imagine a situação de um fornecedor eventual que não tenha recebido a comprovação de pagamento por parte da instituição bancária e está cobrando o comprovante da sua empresa. Por falta de controles, não se sabe se o boleto foi efetivamente pago ou se é mais uma falha dos controles.
Essa situação pode gerar a necessidade de pagamento em duplicidade puramente por falta de controle e cultura de fazer o que é certo. A guarda documental deve seguir procedimentos padronizados até sua completude.
Se o documento for físico, ele precisa ser arquivado em algum tipo de pasta que o identifique ou associe a um fornecedor ou cliente, assim como os boletos devem ser anexados às respectivas NFs. Isso possibilitará a conferência dupla dos valores, conciliando o extrato bancário com as respectivas saídas ou entradas registradas na contabilidade da emrpesa.
Documentos pessoais de funcionários
Outra documentação que uma empresa tem que manter a guarda é relacionada aos funcionários. Currículos, exames admissionais e de rotina, documentos pessoais de identificação, contracheques e comprovantes de pagamento de décimo terceiro salário, rescisões contratuais, férias e qualquer outro documento relativo aos funcionários também precisa ser arquivado.
O ideal é que se mantenha a organização por nome do funcionário, pois ele pode mudar de setor e uma guarda departamental não será efetiva nos casos de mudança. No caso dos livros-ponto, eles devem ser arquivados, quando existirem, seguindo ordem cronológica de preenchimento.
Documentos empresariais
Eles podem ser sobre a constituição da empresa, como Contrato Social ou Estatuto Social, eventuais alterações ocorridas, comprovante de inscrição no CNPJ e cadastros em prefeituras, órgãos estaduais e qualquer outro documento da empresa deve ser arquivado para fiscalizações ou procedimentos de auditoria.
Cabe salientar que muitos destes documentos devem ser guardados para comprovação junto ao imposto de renda e, dependendo da esfera governamental, pode ser necessário por uma quantidade maior ou menor de anos. Alguns deles devem ser guardados enquanto a empresa mantiver atividade.
A documentação relacionada à empresa deve ser guardada não apenas por imposição legal, mas para que o gestor consiga obter as informações sempre que for necessário, ganhando tempo e deixando a atividade operacional mais eficiente.
Quando se investe em uma boa organização e se passa a manter os documentos eletrônicos e físicos em boa ordem e seguros, evita-se multas desnecessárias para a empresa.
Dê uma olhada nesse post que damos 4 dicas de como organizar documentos na empresa!
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