O fechamento do mês é uma das tarefas mais importantes realizadas pelo departamento financeiro a cada início de mês, mas pode ser um processo trabalhoso e demorado.
Buscar maneiras de otimizar o fechamento do mês com eficiência pode economizar dinheiro e aumentar a produtividade na sua empresa.
Antes de explorar as principais práticas para otimizar o fechamento do mês, vamos começar definindo o que é essa atividade mensal.
O que é o fechamento do mês
O fechamento mensal é a atividade da rotina contábil em que a empresa processa e registra as transações ocorridas em determinado período de tempo (operações, custos, rendimentos e investimentos).
Fazer o fechamento mensal é essencial para o seu negócio. Pois ele pode mostrar as informações financeiras de sua empresa e em quais áreas você precisa melhorar. O fechamento do mês também pode ajudá-lo a tomar decisões sobre as finanças de sua empresa, evitar erros dispendiosos e prepará-lo para a hora do imposto de renda.
Aqui estão as vantagens do fechamento do mês:
- Mantém suas demonstrações financeiras precisas
- Simplifica a declaração de impostos
- Apoia sua empresa durante uma auditoria
- Fornece uma visão da condição financeira da sua empresa
- Te prepara para o futuro
- Previne futuros erros contábeis
O jeito tradicional de se fazer o fechamento do mês consiste na busca de documentos fiscais e comprovantes financeiros em diversos sistemas — o que é um pouco demorado. Além disso, é necessário inserir todos os dados e fazer a conferência, sem a expectativa de pagar a mais por nenhum erro, pode demorar até 7 (sete) dias corridos, antes do 4º dia útil do mês, quando tudo já deve estar encerrado.
Para otimizar o fechamento mensal, é importante investir em ferramentas, tanto em uma plataforma de consulta e gestão de NFes como o Arquivei, quanto em um ERP (vamos explicar mais abaixo!)
Vale lembrar que, apesar de seu contador ser responsável pelos lançamentos de cálculos trabalhistas, impostos e outras tarefas, cabe ao seu departamento financeiro reunir notas fiscais, contratos, extratos bancários, comprovantes e tudo mais que o seu contador precisar para analisar.
Como otimizar o fechamento do mês
O processo de fechamento do mês depende de um conjunto de pessoas, tecnologias e processos. Como resultado, escritórios e departamentos contábeis muitas vezes lidam com dados e processos inconsistentes e uma falta de padronização nas empresas — tudo isso enquanto dependem de planilhas, e-mails, telefonemas e reuniões para reunir tudo.
Para otimizar o processo de fechamento do mês, as empresas devem adotar tecnologia e inovação que possibilitem a transformação. Soluções integradas que atendem a mais de um aspecto do processo de fechamento e, em particular, soluções em nuvem, estão ajudando as empresas a migrar para a contabilidade moderna.
Uma ferramenta para realizar o fechamento mensal de forma mais assertiva e rápida (em minutos) é a plataforma de consulta e gestão de NFes do Arquivei. Nela é possível realizar a parte do fechamento do mês relativa às Notas Fiscais eletrônicas acessando a plataforma e clicando no botão “Fechamento de Mês”.
Com a plataforma do Arquivei, o contador pode gerenciar suas Notas Fiscais de perto para verificar a saúde contábil e financeira do negócio.
Além disso, um bom fechamento de mês evita que a empresa pague impostos maiores e continue cometendo erros no fluxo de caixa.
Como é o fechamento do mês no Arquivei
Se você já é cliente Arquivei, em seguida, escolha as empresas e o mês desejado. Veja abaixo:
Fechamento de Mês com Arquivei, opção de escolha da empresa e do mês desejado
Fechamento de Mês com Arquivei, opção de escolha da empresa e do mês desejadoEscolha dos Documentos Fiscais que o Arquivei levará em conta no Fechamento de Mês
Logo após, a plataforma do Arquivei te dá a opção de escolha dos documentos fiscais que deseja incluir no seu fechamento de mês:
- NFe: recebidas, emitidas, transportadas e incluir PDF;
- NFSe: recebidas, emitidas e incluir PDF;
- CTe: tomador, não tomador e incluir PDF;
- CFe SAT: recebidas, emitidas e incluir PDF;
- NFCe: recebidas, emitidas, transportadas e incluir PDF.
Nota-se que a plataforma tem uma grande disponibilidade de arquivos XML dos documentos fiscais, isto devido à consulta de NFe. Basta acessar o Arquivei e fazer seu primeiro acesso com o certificado digital A1 ou A3 da empresa.
Para extrair o fechamento de mês é bastante simples, é possível fazer o download do arquivo ou enviar por e-mail.
Com isto pronto, basta realizar a escrituração das Notas Fiscais. A probabilidade de erro nos impostos, seguindo este processo, é quase nulo, assim como no débito do ICMS.
Mais dicas para otimização
A seguir estão outras práticas recomendadas para melhorar e otimizar o fechamento do mês:
Crie um calendário de fechamento
Junto com a equipe do financeiro responsável por coletar as informações que serão enviadas ao contador as datas que deverão ser observadas. Não se esqueça de atualizar o calendário com feriados, folgas e férias dos funcionários envolvidos.
Conduza reuniões de equipe pré e pós-fechamento.
Nas reuniões pré-fechamento, discuta o cronograma de fechamento, as mudanças que estão sendo implementadas e as questões a serem consideradas. Para as reuniões pós-encerramento, analise o que funcionou e solucione o que não funcionou. Revise o status das atribuições dadas aos membros da equipe durante o mês. Discuta os dados e as características coletadas durante o processo, incluindo quaisquer etapas sem valor agregado, riscos, controles e anormalidades dos meses anteriores.
Crie relatórios relevantes
Após realizar o fechamento, é fundamental mensurar as informações e relatórios claros e objetivos fazem esse papel. Por isso, evite criar documentos desnecessários e concentre-se naqueles que apresentam indicadores importantes e relevantes.
Monitore, revise e analise as transações ao longo do mês
Para reduzir o tempo gasto na revisão dessas transações no dia do fechamento faça a verificação ao longo do mês. Considere também pedir a revisão de mais um responsável. A pessoa pode ser um gerente ou supervisor com experiência no manuseio dos registros.
Conclusão
Finanças e contabilidade são componentes integrais da saúde, do crescimento e do futuro de todas as empresas.
Entretanto, são poucas empresas que já perceberam como o fechamento do mês permite a elaboração de uma estratégia eficaz para o crescimento corporativo. Investir não só na otimização, mas também na qualidade do fechamento mensal da sua empresa é garantir inteligência para sua equipe financeira.
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