4 dicas para manter a empresa em dia com o Fisco

Manter uma empresa em conformidade com suas obrigações fiscais no Brasil é um desafio. Isso acontece porque o país é um dos que têm a maior carga tributária do mundo, onde uma empresa precisa gastar mais de 1.950 horas por ano para quitar com todos os impostos federais, estaduais e municipais.

A situação é alarmante e bastante complexa. São cerca de 1.200 obrigações que devem ser entregues mensalmente, entre elas estão a EFD (Escrituração Fiscal Digital), a ECD (Escrituração Contábil Digital), além da DCTF, DIRF e outras.

Bom, agora que você já tem um pouco do cenário geral, é importante atentar-se à como ficar em conformidade com o Fisco. Veja as principais dicas abaixo:

Dica 1: Fique atento às notícias sobre o Fisco e novas regras

As regras sobre documentos fiscais e prazos de obrigações geralmente mudam bastante. Por exemplo, a NFe 4.0 que foi anunciada em junho de 2018 e a obrigatoriedade da consulta de XML de NFe apenas com certificado digital em 2019.

Principalmente o contador deve estar ciente de todas essas novidades e alterações. Isso facilita muito a vida da empresa e também o mantém livre de autuações por responsabilidade solidária.

Ainda mais hoje em dia, em que o Fisco quer saber quem é o responsável técnico pela Nota Fiscal. Entende-se como “responsável técnico”, aqueles responsáveis pela transmissão e validação das NFes na Sefaz (Secretaria da Fazenda).

Para acompanhar melhor notícias sobre o Fisco, acompanhe o site da Sefaz, outros sites como o Portal Contábeis e também inscreva-se na newsletter do Blog da Arquivei. Assim você recebe conteúdo de qualidade e fica informado:

Dica 2: Não assuma que a sua empresa é “muito pequena” para ser autuada pelo Fisco

Não são somente as grandes empresas (os gigantes do mercado) que sofrem com a complexidade tributária do país e estão sob o olhar do leão da Receita Federal.

O Fisco se modernizou e, hoje, as administrações tributárias exigem a entrega dos SPEDs (Sistema Público de Escrituração Digital) para poder acompanhar o máximo de empresas em todo o país, desde a MEI (Micro Empreendedor Individual) até uma empresa de grande porte.

A Receita Federal aumentou sua equipe e o seu grau de acerto na seleção empresas que não estão em conformidade passou de 83,3% em 2010, para 91,5% em 2016. Sem dúvidas a Receita atualmente tem poder de análise assertiva o suficiente para fiscalizar e autuar contribuintes que estejam agindo em desacordo com a legislação.

Além disso, todos os outros mecanismos de fiscalização e cruzamento de informações passaram a ser mais sofisticados (tanto no âmbito das grandes, quanto das pequenas e médias empresas). O que muniu o Fisco proporcionando rapidez na análise de informações e, consequentemente, no encontro de inconsistências tributárias.

Portanto, se você emite NFes (Notas Fiscais eletrônicas) e/ou CTes (Conhecimentos de Transporte eletrônico) e/ou NFSes (Notas Fiscais de Serviço eletrônicas), não deixe nenhum documento fiscal passar despercebido, faça a escrituração as Notas Fiscais e acompanhe o seu CNPJ.

Para facilitar essa rotina de manutenção das obrigações tributárias, utilize plataformas e softwares que agilizem processos manuais. Veja abaixo:

Dica 3: Utilize plataformas e softwares que auxiliem na agilidade dos processos tributários

A transmissão de informações como ECD, EFD, ECF e assim por diante, geralmente são feitas via e-CAC. Mas, o caminho até a entrega da documentação fiscal completa é longo. E, caso seja entregue com algum erro ou omissão de informações, é necessário retificar o SPED, e isso leva ainda mais um tempo do contribuinte.

Por isso, é bastante interessante utilizar plataformas, softwares e aplicativos que agilizam processos para uma entrega impecável do SPED e de outras obrigações.

O Arquivei, por exemplo, faz a consulta de NFe, CTe e NFSe direto da Sefaz e mais de 150 prefeituras, trazendo o arquivo XML e o DANFe/DACTe com validade jurídica. Ao invés do contador ficar procurando pelas Notas Fiscais manualmente, perdendo um bom tempo do trabalho, ele fica tranquilo para entregar as obrigações no prazo.

Outra vantagem do Arquivei é a Conferência de SPED. Você insere todas as NFes que deseja enviar para o SPED e o Arquivei te diz se está faltando alguma Nota Fiscal.

Experimente grátis o Arquivei agora mesmo.

Essa conferência de DFes (Documentos Fiscais eletrônicos) para a entrega de obrigações nos leva à outra dica de ouro para manter a empresa em conformidade. Entenda abaixo sobre auditorias internas e Compliance Fiscal:

Dica 4: Auditoria Interna e Compliance Tributário

A auditoria interna e o compliance tributário, se feito com o foco da equipe tributária e contábil, reduz os custos da empresa, por conta da menor incidência de multas, e também melhorar o seu posicionamento no mercado.

Desde 2014, a lei anticorrupção no Brasil incentiva empresas a tomar medidas de organização fiscal.

Segundo o site Harvard Business Review Brasil, os programas de compliance que estão sendo criados objetivam cumprir também com as exigências de mercado, pois contratantes multinacionais não veem com bons olhos empresas que estejam “desatentas ao compliance”.

Para saber se uma empresa está de acordo com essas exigências, é feito um background checking (verificação de histórico), principalmente para entender se ela traz riscos no que diz respeito à corrupção.

Ainda segundo reportagem da Harvard Business Review Brasil, outros grupos estão começando a ter consciência da importância dos programas de compliance, mas ainda é muito cedo para avaliar as métricas usadas pelas empresas nacionais.

Por isso, é bastante importante prestar atenção em todos os detalhes da saúde fiscal de uma empresa. Essas foram as 4 principais dicas que temos para que você não perca controle sobre a sua conformidade fiscal.

Agora que você já sabe um pouco sobre como funciona a Nota Fiscal de Serviços, acesse o nosso guia completo e saiba tudo sobre a NFSe!

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