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Anteriormente, a consulta de NFe por chave de acesso era viabilizada pelo portal da Sefaz para visualizar o documento fiscal. Deste modo, algumas plataformas faziam cópias do arquivo XML e entregavam ao usuário — sem nenhuma validade jurídica.
Zelando pela segurança da informação para a sua empresa, a Confaz realizou alterações, e agora só é possível consultar nota fiscal sem chave de acesso utilizando o certificado digital ou utilizando o Arquivei Lite.
Você já deve saber que a consulta das NFes deve ser feita por diversos motivos — principalmente porque a lei exige armazenar esses documentos fiscais por 5 anos. Além disso, a consulta ajuda a evitar que o seu CNPJ deixe Notas Frias passarem despercebidas.
Só no primeiro semestre de 2017, a Receita chegou a recolher R$ 73 bilhões de créditos tributários. Não armazenar o arquivo XML, pode significar multas de mais de R$ 1000 (mil reais) e até prisão, entre outras penalidades relacionadas ao documento.
Para fazer a consulta de NFe sem chave de acesso, existe uma maneira automática utilizando apenas o certificado digital A1 ou A3. No artigo a seguir, mostraremos como fazer isso de modo seguro. Vamos lá?
Quais as formas de consultar uma NFe?
Há três formas de consultar a nota fiscal eletrônica: pelo portal nacional Secretaria da Fazenda, pelo webservice ou pela Arquivei.
No primeiro caso, acesse o site, busque pela aba de “Serviços mais acessados” e clique em “Consultar NFe”. Digite a chave de acesso, passe pelo captcha e obtenha o documento para baixar em XML.
Apesar de simples, o portal só permite a consulta de uma nota fiscal por vez. Isso quer dizer que o processo é lento para quem lida com muitas emissões no dia ou na semana.
Já pelo WebService, também oferecido pela Sefaz, é possível que o emitente e o transportador, por exemplo, visualizem as notas fiscais sem que tenham gerado. Contudo, essa opção tem informações limitadas e, por isso, a chamamos de NFe resumida.
A pessoa física e jurídica podem ter acesso, desde que tenham certificado digital. Além disso, cada estado possui um acesso diferente. Sendo assim, esse é mais um passo para adicionar na rotina da sua equipe, caso opte por essa maneira nada completa.
Você também pode consultar nota fiscal sem chave de acesso pela plataforma da Arquivei — é muito mais vantajoso. Estamos falando de processo automatizado, sem a necessidade de utilizar a chave de acesso e com ferramentas de gestão e armazenamento em nuvem. Falamos sobre isso no próximo tópico, acompanhe!
Como consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso
A partir da consulta automática de NFe, sem a necessidade de chave de acesso, o contribuinte obtém a Nota Fiscal emitida contra o seu CNPJ. Além disso, não precisa esperar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) para copiar a chave de acesso.
A maneira que o Arquivei consegue realizar essa consulta de NFe é a partir do certificado A1 ou A3, não necessitando de chave de acesso. A ferramenta conecta-se direto à Secretaria da Fazenda, e baixa o XML das Notas Fiscais com autorização de uso, armazenando-as na nuvem do Google Cloud. Isso significa que os documentos de quem conta com os serviços da Arquivei estão altamente seguros.
Ou seja, no momento em que qualquer nota é emitida para o CNPJ do contribuinte, já é possível saber quem a emitiu, a partir da consulta automática. Assim, é mais prático planejar os próximos passos e tomar decisões, como armazenar o arquivo, antecipar a chegada do produto, comunicar à contabilidade, e muito mais.
O contribuinte estará um passo à frente, possibilitando vantagem competitiva sobre seus concorrentes.
Experimente a plataforma Arquivei grátis e garanta que todas as NFes, CTes e NFSes necessárias estejam em dia. Você não quer deixar as escriturações fiscais sem visualização por parte da sua equipe, não é?
Como consultar a DANFE pela chave de acesso
O DANFE, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é a representação impressa da NFe. Ou seja, é uma sequência de 44 dígitos para ser usada na extração de informações da nota fiscal.
A DANFE serve para acompanhar a movimentação de mercadorias, saber a validade da nota e obter informações básicas sobre a operação. Portanto, ela deve ser emitida pela mesma pessoa que fará a NFe, devendo ser feita antes do transporte da carga.
Para consultar e imprimir o DANFE, entre no site da Secretaria da Fazenda e digite a chave de acesso. Lembre-se que o portal também pedirá o Certificado Digital, ok?
Como descobrir a chave de nota fiscal?
A chave pode ser encontrada na parte superior da Nota Fiscal, na versão para impressão. Localize o código de barras e poderá achá-la logo abaixo. É simples assim.
Como consultar notas fiscais de forma automática
Conte com a Arquivei para isso. Na plataforma, você pode tconsultar, baixar, armazenar e gerir todos os documentos fiscais que a sua empresa precisa lidar. Isso inclui NFe, NFSe, NFCe e CTe.
Basta cadastrar o CNPJ e o certificado digital uma única vez e todas as notas emitidas contra a sua empresa já serão exibidas em tempo real. Prático, não é mesmo?
Tudo de maneira integrada com a Secretaria da Fazenda e automatizada para promover a produtividade da sua equipe.
A melhor parte é que não há necessidade de digitar longas sequências de números todas as vezes. A automatização possibilita as consultas em lote, sempre com segurança de informação e conforme a lei manda.
Filtre dados específicos, exporte para outro formato e emita relatórios para ter controle completo e realizar uma boa gestão fiscal.
Vantagens de automatizar a consulta de notas fiscais
Não precisamos nem mencionar a economia de tempo que a sua equipe terá, concorda? Não estamos falando somente sobre consultar nota fiscal sem chave de acesso. Outros departamentos não perderam tempo fazendo cobranças ao fornecedor ou transportadora, ao lidar com CTes.
Outra vantagem é a consulta por lote, que já mencionamos. Dá para acessar várias notas ao mesmo tempo e em poucos segundos. Além disso, a caixa de e-mail não fica cheia e desorganizada com tantos documentos — tudo é feito em uma plataforma própria.
Um grande benefício para quem automatiza notas fiscais é diminuir os riscos das notas frias e duplicidade. Quando você consegue consultar em tempo real, é mais fácil confirmar a veracidade das operações e proteger seu negócio de fraudes.
Motivos para não consultar NFes com chave de acesso
Bom, você precisa saber que a chave de acesso de um documento fiscal eletrônico – seja uma NFe ou CTe – é formada pelos seguintes dados:
- CNPJ: CNPJ do emitente;
- cUF: código da UF do emitente do documento fiscal;
- AAMM: ano e mês de emissão da NFe;
- Série: número de série do documento fiscal eletrônico;
- Mod: modelo do documento fiscal eletrônico;
- tpEmis: forma de emissão da NFe;
- nNF: número do documento fiscal eletrônico;
- cDV: dígito Verificador da chave de acesso;
- cNF: código numérico que compõe a chave de acesso.
Os principais motivos para consultar NFe de forma automática têm relação com a morosidade do processo manual. Entenda abaixo:
- Perda das chaves de acesso: é muito comum o DANFe se perder entre os papéis recebidos pela empresa, ainda mais por não ter armazenamento obrigatório;
- Digitar manualmente torna o trabalho repetitivo e improdutivo: o tempo gasto na consulta manual de NFes, poderia ter sido investido em produtividade em tarefas estratégicas e lucratividade para o setor contábil;
- A digitação da chave de 44 caracteres manualmente está vulnerável a erros: qualquer atividade manual de digitação, está vulnerável a erros, o que pode tornar a consulta ainda mais lenta.
É importante que o contador e o empreendedor estejam cientes desses riscos.
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Consultar suas NFes nunca foi tão fácil!
Uma solução automática, confiável e sem a necessidade de usar a chave de acesso para a consulta de NFe é o Arquivei. Com a plataforma, o contribuinte tem a garantia da consulta rápida, em lote e autorizada pela Sefaz.
Além disso, o Arquivei garante o armazenamento organizado e seguro das notas. O contribuinte pode procurar qualquer nota por palavra-chave, código CFOP, entre outros campos presentes na nota.
O Arquivei disponibiliza o teste gratuito de 7 dias da plataforma, para que você avalie todas as funcionalidades da ferramenta e veja como pode otimizar o trabalho da empresa. Clique aqui para começar o teste e consultar NFe sem chave de acesso!
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