O CTe OS é um documento fiscal eletrônico que registra a prestação de serviços de transporte intermunicipal, interestadual ou internacional. Ele foi criado para substituir o antigo modelo de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que era emitido em papel e gerava custos e burocracia para os transportadores.
Entretanto, muitas dúvidas ainda envolvem esse documento, como quem é obrigado a emiti-lo, em quais transportes ele é necessário e por quanto tempo armazená-lo. Por isso, neste conteúdo, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o CTe OS, desde sua criação até como emitir e suas principais funcionalidades.
O que é CTe OS?
Conhecimento de Transporte eletrônico, ou CTe, é um documento eletrônico, como a NFe, que existe apenas na forma digital (um arquivo XML) e que é emitido e armazenado eletronicamente.
O principal objetivo do CTe é documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário).
O documento existe, basicamente, para reduzir custos de impressão e armazenagem do documento fiscal, redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira, redução de erros de escrituração, devido à eliminação de erros de digitação de conhecimentos de transporte de cargas, facilitação da automatização de extração de dados por sistemas da empresa, podendo favorecer a gestão de forma geral e facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil.
A implantação nacional da CTe teve início pelo credenciamento voluntário de empresas que se interessaram em aderir ao projeto de conhecimento de transporte eletrônico para substituir os modelos de documentos fiscais em papel. Para a fase inicial, o projeto contou com a adesão de empresas contribuintes de todos os portes nos diversos modais de transporte de cargas existentes.
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Qual a diferença entre o CTe OS e um CTe?
A principal diferença entre o CTe OS e um CTe comum está no tipo de transporte realizado pela empresa. Enquanto o CTe serve para regularizar modais e transportes de cargas, o CTe OS abrange atividades como serviços de carro forte e transporte de passageiros e bagagem.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços foi criado para incluir atividades e serviços que não eram cobertos pelo CTe. Dessa maneira, o Fisco consegue ter mais controle sobre esse tipo de atividade.
Quando o CTe OS foi criado?
O CTe OS foi instituído pelo Ajuste SINIEF 21/10 e, posteriormente, regulamentado pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 6.0. Ele entrou em vigor em 02/10/2017 para as empresas que já emitiam o CTe comum e em 02/04/2018 para as demais empresas.
Sua criação foi motivada pela necessidade de simplificar e modernizar a documentação fiscal eletrônica no Brasil, permitindo que serviços de transporte não tradicionais fossem devidamente registrados e tributados.
Qual a função do CTe OS?
A função do CTe OS é comprovar a prestação dos serviços de transporte intermunicipal, interestadual ou internacional, bem como o recolhimento dos impostos incidentes sobre essas atividades. Ele também serve como documento auxiliar para a escrituração contábil e fiscal das empresas transportadoras e dos tomadores dos serviços.
Além disso, o CTe OS permite a integração das informações fiscais com outros sistemas informatizados, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Quais os documentos que podem ser substituídos pelo CTe OS?
O CTe OS pode substituir uma série de documentos em papel, simplificando a documentação necessária para serviços de transporte não tradicionais. Os documentos que podem ser substituídos pelo CTe OS são:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8.
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9.
- Conhecimento Aéreo, modelo 10.
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11.
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.
No entanto, o CTe OS não substitui a Nota Fiscal relativa à mercadoria transportada (NF-e ou NFC-e), que deve acompanhar a carga durante todo o trajeto.
Quem precisa emitir o CTe OS?
Como o projeto CTe OS está integrado com a Receita Federal e órgãos reguladores da Sefaz dos estados, os contribuintes de todos os estados do país que precisarem emitir o CT-e OS deve fazer o credenciamento no SEFAZ.
As empresas obrigadas a emitir esse documento são as que realizam as seguintes atividades:
- Transporte de Cargas;
- Fretamento de passageiros: Deverão emitir no final da arrecadação dos impostos, incluindo sempre os documentos de comprovação de excesso de bagagem;
- Transportadoras de valores: Englobando as prestações de serviço realizadas, desde que dentro do período de apuração do imposto
- Transporte regular de passageiros para empresas com horário fixo.
Portanto, a obrigatoriedade de emissão deste documento atingirá diretamente empresas como agências de turismo, por exemplo.
Para emitir o CTe OS, são necessários os seguintes documentos:
- Estar com a situação regularizada na Receita Federal e Secretaria da Fazenda do Estado;
- Ser contribuinte do ICMS;
- Possuir a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE);
- Certificado digital
- Programa para emitir o CT-e OS
- Conexão com a internet.
É importante ressaltar que todas essas obrigações devem ser cumpridas e no caso de falta de algum destes itens, o contribuinte pode ter o meio de transporte apreendido e estará sujeito a multas.
O que acontece se o CTe OS não for emitido?
A legislação determina que o XML de documentos fiscais, como CTe e CTe OS, precisam ser armazenados eletronicamente por cinco anos completos mais o ano vigente, tanto pelo fornecedor do produto ou serviço quanto pelo comprador (destinatário do documento fiscal).
A apresentação do arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado, se for o caso e para efeitos de garantia ou comprovação de algum item constante no documento.
Tão importante quanto a guarda de documentos eletrônicos para fins de negociação, é a guarda para apresentação à fiscalização. Nesse caso, o fiscal da Receita Federal exige os arquivos no momento em que se apresenta. Portanto,mesmo que você tenha os arquivos, mas não exiba, seja porque você armazenou em algum driver externo e acabou se esquecendo dele, seja porque desconhece algum documento emitido contra seu CNPJ e não escriturou, ou ainda pior, perdeu os arquivos do computador e não conseguiu recuperá-los, a penalidade, por meio de multas, pode chegar à R$1.000,00 por documento não apresentado.
Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML de documentos fiscais. O arquivo também deve ser guardado pelo destinatário contribuinte do ICMS.
Como emitir um CTe OS?
Para emitir um CTe OS, é preciso seguir alguns passos:
- Obter credenciamento junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde está localizado o estabelecimento emitente;
- Adquirir um certificado digital no padrão ICP-Brasil;
- Utilizar um software emissor de CTe OS;
- Preencher os dados do serviço prestado no software emissor, seguindo o leiaute estabelecido pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC);
- Transmitir o arquivo XML do CTe OS para a SEFAZ, que fará a validação e a autorização do documento;
- Imprimir o Documento Auxiliar do CTe OS (DACTE OS), que é uma representação simplificada do CTe OS e que deve acompanhar o transporte da carga ou dos passageiros.
Quais os dados existentes no CTe OS?
O CTe OS contém os seguintes dados:
- Identificação do emitente, do tomador e do prestador do serviço;
- Identificação do veículo, do motorista e dos passageiros (se houver);
- Descrição da carga, do valor e da forma de pagamento;
- Origem, destino e itinerário do transporte;
- Data e hora de início e término do serviço;
- Impostos incidentes sobre o serviço (ICMS, ISS, PIS, COFINS, etc.);
- Informações complementares, como observações, multas, penalidades, etc.
Qual o prazo para emissão do CTe OS?
O prazo para emissão do CTe OS varia de acordo com a legislação de cada estado. Geralmente, o documento deve ser emitido antes do início da prestação de serviço de transporte. É fundamental verificar a legislação estadual vigente para garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Caso haja algum problema técnico que impeça a emissão do CTe OS antes do início da prestação do serviço, o emitente deve utilizar um formulário de contingência, que será posteriormente substituído pelo CTe OS eletrônico.
O prazo para substituição do formulário de contingência pelo CTe OS eletrônico é de até 168 horas após a autorização de uso do formulário pela SEFAZ.
Quais os CNAEs relacionados ao CTe OS?
Para emissão do CTe OS, é essencial indicar corretamente qual a atividade econômica exercida pela empresa de acordo com o código Classificação Nacional de Atividades Econômicas, o CNAE.
Confira abaixo a lista de CNAEs relacionados ao CTe OS:
- 7911-2/00 – Agência de Viagens;
- 8012-9/00 – Atividades de Transporte de valores;
- 4911-6/00 – Transporte Ferroviário de Carga;
- 4940-0/00 – Transporte Dutoviário;
- 4929-9/01 – Transporte Rodoviário Coletivo de Passageiros, sob regime de fretamento, Municipal;
- 4929-9/02 – Transporte Rodoviário Coletivo de Passageiros, sob regime de fretamento, Intermunicipal, Interestadual e Internacional;
- 4929-9/03 – Organização de Excursões em Veículos Rodoviários Próprios, Municipal;
- 4929-9/04 – Organização de Excursões em Veículos Rodoviários Próprios, Intermunicipal, Interestadual e Internacional;
- 4929-9/99 – Outros Transportes Rodoviários de Passageiros Não Especificados Anteriormente;
- 4912-4/01 – Transporte Ferroviário de Passageiros Intermunicipal e Interestadual;
- 4922-1/01 – Transporte Rodoviário Coletivo de Passageiros, com Itinerário Fixo, Intermunicipal, Exceto em Região Metropolitana;
- 4922-1/02 – Transporte Rodoviário Coletivo de Passageiros, com Itinerário Interestadual;
- 4922-1/03 – Transporte Rodoviário Coletivo de Passageiros, com Itinerário Fixo, Internacional;
- 5011-4/02 – Transporte Aquaviário de Passageiros, Regular e Não Regular no Litoral;
- 5022-0/02 – Embarcações com Tripulação para Transporte Aquaviário de Passageiros por Navegação Interior, Intermunicipal (Exceto Travessia), Interestadual e Internacional;
- 5091-2/02 – Transporte Aquaviário de Passageiros, Intermunicipal;
- 5111-1/00 – Transporte Aéreo de Passageiros Regular;
- 4924-8/00 – Transporte Escolar;
- 4950-7/00 – Trens turísticos, Teleféricos e Similares;
- 5099-8/01 – Transporte Aquaviário para Passeios Turísticos;
- 5099-8/99 – Serviços Combinados de Transporte Aquaviário de Passageiros Associado com os Serviços de Alojamento e Alimentação;
- 5112-9/01 – Serviço de Táxi Aéreo e Locação de Aeronaves com Tripulação;
- 5112-9/99 – Outros Serviços de Transporte Aéreo de Passageiros Não Regular.
Qual CFOP usar no CTe OS?
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um código numérico que identifica a natureza da operação ou prestação realizada pelo contribuinte do ICMS. Ele deve ser informado no CTe OS para indicar se o serviço é tributado ou não, se há substituição tributária ou não, e se o transporte é interno ou externo.
O CFOP a ser usado no CTe OS depende do tipo de serviço prestado e da origem e destino do transporte. Por exemplo, se o serviço for de transporte de passageiros dentro do mesmo estado, o CFOP será 5351. Se for de transporte de valores entre estados diferentes, o CFOP será 6352. Se for de transporte de bens para fora do país, o CFOP será 7353.
Para saber qual CFOP usar no CTe OS, consulte a tabela de CFOP disponível no site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou no Portal Nacional do CTe.
Para quais transportes o CTe OS é obrigatório?
O CTe OS é obrigatório para os transportadores que realizam os seguintes serviços:
- Transporte de pessoas, exceto os realizados por empresas regulares de transporte coletivo urbano ou intermunicipal;
- Transporte de valores;
- Transporte de bens ou mercadorias que não estejam vinculados a uma nota fiscal ou que sejam isentos de emissão de nota fiscal.
Preciso armazenar o CTe OS?
Sim, você precisa armazenar o CTe OS pelo prazo estabelecido pela legislação tributária. Isso porque o CTe OS é um documento fiscal que comprova a prestação do serviço e pode ser solicitado pelo Fisco a qualquer momento.
Por quanto tempo devo armazenar o CTe OS?
O prazo para armazenar o CTe OS é de cinco anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão do documento. Por exemplo, se você emitiu um CTe OS em 10/09/2023, você deve guardá-lo até 31/12/2028.
O que acontece se eu não armazenar o CTe OS pelo tempo determinado?
Se você não armazenar o CTe OS pelo tempo determinado pela legislação, você pode ser multado pelo Fisco e ter problemas na sua contabilidade. Além disso, você pode perder a prova da prestação do serviço e ter dificuldades para receber o pagamento ou resolver eventuais conflitos com os clientes.
Por isso, é muito importante armazenar o CTe OS de forma segura e organizada, preferencialmente em formato digital, para evitar perdas, danos ou extravios.
Como consultar e armazenar o CTe OS?
Para consultar e armazenar o CTe OS, você pode usar um sistema especializado em gestão de documentos fiscais eletrônicos. Esse tipo de sistema permite que você emita, consulte e armazene o CTe OS com facilidade e segurança, além de gerar relatórios e gráficos sobre as suas operações.
Um exemplo de sistema que oferece essas funcionalidades é a Arquivei, uma solução completa e integrada para a gestão de documentos fiscais eletrônicos. Com a Arquivei você consulta em tempo real todas as CTs OS emitidas sobre o seu CNPJ sem depender de fornecedores e diretamente do banco de dados da SEFAZ.
Além disso, com a Arquivei você armazena os seus documentos fiscais em nuvem com segurança, não perde tempo com chaves de acesso e ainda consegue gerar relatórios personalizados com os dados das CTes OS. Assim, você consegue ter mais controle e organização sobre a identificação e recebimento de mercadorias.
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