Primeiramente, o que é CTe
Conhecimento de Transporte eletrônico, ou CTe, é um documento eletrônico, como a NFe, que existe apenas na forma digital (um arquivo XML) e que é emitido e armazenado eletronicamente.
O principal objetivo do CTe é documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário).
O documento existe, basicamente, para reduzir custos de impressão e armazenagem do documento fiscal, redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira, redução de erros de escrituração, devido à eliminação de erros de digitação de conhecimentos de transporte de cargas, facilitação da automatização de extração de dados por sistemas da empresa, podendo favorecer a gestão de forma geral e facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil.
A implantação nacional da CTe teve início pelo credenciamento voluntário de empresas que se interessaram em aderir ao projeto de conhecimento de transporte eletrônico para substituir os modelos de documentos fiscais em papel. Para a fase inicial, o projeto contou com a adesão de empresas contribuintes de todos os portes nos diversos modais de transporte de cargas existentes.
CTe OS
CTe OS, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços, que e passou a valer a partir de 1 de julho de 2017, é um documento eletrônico para integrar o projeto SPED e substituirá a Nota Fiscal de Serviço de Transporte – NFST, usado durante os serviços de transporte intermunicipal, interestadual e internacional de pessoas, transporte de valores e excesso de bagagem.
Com esse novo documento, o fisco e outros órgão reguladores têm maior controle e qualidade das informações fiscais.
Quando será utilizada a CTe OS?
Por agência de viagem ou por transportador, sempre que executar, em veículo próprio ou afretado, serviço de transporte de pessoas, seja intermunicipal, interestadual ou internacional;
Por transportador de passageiro para englobar, no final do período de apuração do imposto, os documentos de excesso de bagagem emitidos durante o mês.
Quem precisa emitir o CTe OS?
Como o projeto CTe OS será integrado com a Receita Federal e órgãos reguladores da Sefaz dos estados, os contribuintes de todos os estados do país que precisarem emitir o CT-e OS deve fazer o credenciamento no SEFAZ.
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As empresas obrigadas a emitir esse documento são as que realizam as seguintes atividades:
- Transporte de Cargas;
- Fretamento de passageiros: Deverão emitir no final da arrecadação dos impostos, incluindo sempre os documentos de comprovação de excesso de bagagem;
- Transportadoras de valores: Englobando as prestações de serviço realizadas, desde que dentro do período de apuração do imposto
- Transporte regular de passageiros para empresas com horário fixo.
Portanto, a obrigatoriedade de emissão deste documento atingirá diretamente empresas como agências de turismo, por exemplo.
O que é preciso para a emissão do documento
- Estar com a situação regularizada na Receita Federal e Secretaria da Fazenda do Estado;
- Ser contribuinte do ICMS;
- Possuir a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE);
- Programa para emitir o CT-e OS.
- Conexão com a internet.
É importante ressaltar que todas essas obrigações devem ser cumpridas e no caso de falta de algum destes itens, o contribuinte pode ter o meio de transporte apreendido e estará sujeito à multas.
Quais penalidade de não guardar esse CTe OS
A legislação determina que o XML de documentos fiscais, como CTe e CTe OS, precisam ser armazenados eletronicamente por cinco anos completos mais o ano vigente, tanto pelo fornecedor do produto ou serviço quanto pelo comprador (destinatário do documento fiscal).
A apresentação do arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado, se for o caso e para efeitos de garantia ou comprovação de algum item constante no documento.
Tão importante quanto a guarda de documentos eletrônicos para fins de negociação, é a guarda para apresentação à fiscalização. Nesse caso o fiscal da Receita Federal exige os arquivos no momento em que se apresenta. Portanto,mesmo que você tenha os arquivos, mas não exiba, seja porque você armazenou em algum driver externo e acabou se esquecendo dele, seja porque desconhece algum documento emitido contra seu CNPJ e não escriturou, ou ainda pior, perdeu os arquivos do computador e não conseguiu recuperá-los, a penalidade, por meio de multas, pode chegar à R$1.000,00 por documento não apresentado.
Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML de documentos fiscais. O arquivo também deve ser guardado pelo destinatário contribuinte do ICMS.
Segurança para os documentos fiscais da empresa
Caso você lide com documentos fiscais importantes como Notas Fiscais de produto e serviço, o ideal é armazená-los em nuvem, garantindo a segurança contra ataque de vírus como o rasomware.
Com a solução em consulta, donwload e guarda de documentos fiscais Arquivei, é possível armazenar desde NFes, NFSes e CTes, até NFCes e CFes.
É sempre bom lembrar que esses arquivos XML precisam estar disponíveis por pelos menos 5 anos, para qualquer motivo de fiscalização,
Outra característica importante do Arquivei é permitir o acesso simultâneo de diversos colaboradores ou mesmo pelo contador da empresa, mantendo as preferências de configuração para cada pessoa que utiliza o Arquivei. Isso gera mais rapidez em todos os procedimentos que cada usuário realiza, seja você responsável pelo transporte das cargas recebidas pela sua empresa, seja o profissional responsável pelo departamento fiscal ou tributário ou seja do departamento financeiro.
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