O projeto da NFe (Nota Fiscal eletrônica) foi instituído justamente para propor mais segurança e agilidade às empresas brasileiras no momento das transações comerciais e escriturações, como é o caso do uso da chamada chave de acesso da NFe.
Apesar disso, muitos empreendedores encontram dificuldades na hora de consultar, baixar a NFe e mantê-la armazenada pelo período de, no mínimo, 5 anos. Este prazo é obrigatório por lei.
Outro obstáculo no dia a dia do departamento fiscal das empresas diz respeito a Chave de Acesso, que frequentemente é confundida com o próprio número da NFe durante o processo de recebimento. Mas qual é a diferença entre esses números?
O que é chave de acesso da NFe
A chave de acesso da NFe corresponde a uma outra sequência numérica, que possui 44 posições e serve para identificá-la.
A chave de acesso também está presente no arquivo XML e no DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica). O número da NFe é um dos componentes da chave de acesso.
A chave de acesso é formada pelos seguintes dados:
- CNPJ da empresa emitente;
- Código da UF da empresa emitente da NFe;
- O ano e o mês da emissão da NFe;
- O número da série da NFe;
- O modelo da NFe;
- A forma de emissão do documento;
- O número da NFe;
- O dígito verificador da chave de acesso da NFe;
- O código numérico da chave de acesso.
Como descobrir a chave de acesso da NFe
É possível que existam duas Notas Fiscais com o mesmo número no Brasil, mas nunca existirão duas chaves de acesso iguais. Então é determinada chave de acesso que vai distinguir uma NFe de outra.
Caso seja necessário descobrir o número de chave de acesso de uma Nota, existem três caminhos para se obter.
Solicitar ao fornecedor
Se a empresa realizou uma compra e não recebeu a NFe, seja por e-mail ou qualquer outra forma, é necessário entrar em contato com o vendedor. E aí deve-se solicitar a DANFe para ter acesso ao número.
O que ocorre, muitas vezes é que o emissor da NFe esquece de enviar o documento para o emitente, gerando falta de informações para os departamentos de compra, financeiro e fiscal. Isso pode provocar falhas nas escriturações do SPED.
Pela SEFAZ
No portal da Secretaria da Fazenda é possível obter o número da chave de acesso de uma nota específica. Para isso, é necessário tê-lo no momento da consulta o certificado digital e essa consulta é realizada somente por algumas secretarias da fazenda estaduais.
De qualquer forma, ter acesso à todas as chaves é um trabalho muito demorado. Isso acontece porque deve-se fazer as consultas individualmente.
Consulta de NFe e acesso à chave de acesso
Através da solução do Arquivei que realiza a consulta de NFes em lote basta selecionar a Nota e clicar no botão VISUALIZAR.
Pronto! Já é possível visualizar a DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e a chave de acesso que consta nela.
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A NFe é um arquivo em formato exclusivamente digital que visa documentar uma transação comercial realizada entre compradores e vendedores.
Trata-se de uma obrigação fiscal estabelecida pelas autoridades e representa uma oportunidade para as empresas aproveitarem dos benefícios do processamento eletrônico.
Tais como a redução dos custos de faturamento em papel e otimização de tempo para entrega de obrigações fiscais.
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Solução automática para baixar Notas
O Arquivei permite a consulta da NFe diretamente no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) sem que seja preciso informar o número da chave de acesso. O software consulta, baixa e armazena todos os arquivos fiscais de forma rápida e eficiente. Também oferece ao empreendedor os seguintes benefícios:
- Facilidade no processo de gerenciamento dos documentos fiscais;
- Maior segurança na proteção de documentos;
- Agilidade na localização da NFe;
- Processos administrativos mais rápidos e eficientes;
- Redução de custos;
- Maior eficiência;
- Redução nos tempos de gerenciamento;
- Redução de erros no processo de captura, envio e armazenamento;
- Consultas ilimitadas à NFe.
Como vimos, contar com uma solução de gestão de documentos fiscais garante o recebimento de 100% das Notas emitidas para um CNPJ e ainda evita a perda de tempo ao buscar informações da NFe manualmente.
Além desses benefícios, garante que todas as suas Notas seja escrituradas e armazenadas conforme a Receita federal determina na legislação brasileira.
