A NFe (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída justamente para propor mais segurança e agilidade às empresas brasileiras no momento das transações comerciais e escriturações.
Apesar disso, muitos empreendedores encontram dificuldades na hora de consultar, baixar a NFe e mantê-la armazenada pelo período de, no mínimo, 5 anos, que é obrigatório por lei.
Outro obstáculo no dia a dia do departamento fiscal das empresas diz respeito a chave de acesso, que frequentemente é confundida com o próprio número da NFe durante o processo de recebimento. Mas qual é a diferença entre esses números?
O que é chave de acesso da NFe
A chave de acesso da NFe corresponde a uma outra sequência numérica, que possui 44 posições e também serve para identificá-la. A chave de acesso também está presente no arquivo XML e no DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica).
O número da NFe é um dos componentes da chave de acesso, veja abaixo os outros itens que foram esses 44 dígitos:
Como é formada a chave de acesso da NFe
A chave de acesso é formada pelos seguintes dados:
- CNPJ da empresa emitente;
- Código da UF da empresa emitente da NFe;
- O ano e o mês da emissão da NFe;
- O número da série da NFe;
- O modelo da NFe;
- A forma de emissão do documento;
- O número da NFe;
- O dígito verificador da chave de acesso da NFe;
- O código numérico da chave de acesso.
É importante identificar a chave de acesso no DANFe também. Entenda como descobrir a chave de acesso:
Descobrir a chave de acesso da NFe
É possível que existam duas Notas Fiscais com o mesmo número no Brasil, mas nunca existirão duas chaves de acesso iguais. Então, é a chave quem vai distinguir uma NFe de outra.
Caso seja necessário descobrir o número de chave de acesso de uma Nota Fiscal, existem três caminhos:
1. Solicitar ao fornecedor
Se a empresa realizou uma compra e não recebeu a NFe, seja por e-mail ou qualquer outra forma, deve-se entrar em contato com o vendedor e solicitar a DANFe para ter acesso à esse número.
O que ocorre, muitas vezes, é que o emissor da NFe esquece de enviar o documento para o emitente, gerando falta de informações para os departamentos de compra, financeiros e fiscal e, além disso, ocasionar falhas nas escriturações do SPED.
2. Pela SEFAZ
No portal da Secretaria da Fazenda é possível obter o número da Chave de Acesso de uma Nota específica. Para isso, é necessário ter no momento da consulta o Certificado Digital. Porém, essa consulta é realizada somente por algumas secretarias da fazenda estaduais.
De qualquer forma, para ter acesso à todas as chaves, é um trabalho muito demorado, pois deve-se fazer as consultas individualmente.
3. Com uma solução de consulta e armazenamento de NFe
Utilizando uma solução que realiza a consulta à NFes em lote, faz o download e ainda armazena esse e outros documentos fiscais, como o Arquivei faz, é muito mais fácil e rápido consultar a chave de acesso de qualquer Nota.
Dentro da plataforma, basta selecionar a Nota Fiscal e clicar no botão VISUALIZAR.
Pronto! Já é possível visualizar a DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e a chave de acesso, que consta nela.
Desta forma:
Abaixo entenda melhor sobre a NFe em si e tire suas dúvidas:
NFe (Nota Fiscal eletrônica)
A NFe é um documento fiscal que registra a operação de compra e venda de um produto. Esse documento deve ser armazenado em meio digital, em formato de arquivo XML.
É uma obrigação fiscal estabelecida pelas autoridades fiscais e representa uma oportunidade para as empresas aproveitarem dos benefícios do processamento eletrônico, como a redução dos custos de faturamento em papel e otimização de tempo para entrega de obrigações fiscais.
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Solução automática para baixar NFes
O Arquivei permite a consulta da NFe diretamente no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) sem que seja preciso informar o número da chave de acesso.
O software consulta NFes, baixa e armazena todos os arquivos fiscais de forma rápida e eficiente. Também oferece ao empreendedor os seguintes benefícios:
- Facilidade no processo de gerenciamento dos documentos fiscais;
- Maior segurança na proteção de documentos;
- Agilidade na localização da NFe;
- Processos administrativos mais rápidos e eficientes;
- Redução de custos;
- Maior eficiência;
- Redução nos tempos de gerenciamento;
- Redução de erros no processo de captura, envio e armazenamento;
- Consultas ilimitadas à NFe.
Como vimos, contar com uma solução de gestão de documentos fiscais garante o recebimento de 100% das Notas emitidas para um CNPJ e ainda evita a perda de tempo ao buscar informações da NFe manualmente.
Além desses benefícios, garante que todas as suas Notas seja escrituradas e armazenadas conforme a Receita federal determina na legislação brasileira.
Conclusão
A gestão de documentos fiscais em uma empresa deve ser acompanhada por um profissional da contabilidade com o auxílio de ferramentas tecnológicas, isso tudo para que não existam mais casos de documentos perdidos e demonstre ao Fisco uma desorganização fiscal na empresa.
Com a consulta de NFes, CTes e NFSes através da plataforma do Arquivei, a empresa fica protegida contra perda e também é notificada caso haja alguma Nota Fria emitida contra o CNPJ.
É importante ter o SPED fiscal completo, com todas as Notas para não sofrer autuação por parte da Receita Federal.
