A gestão de notas fiscais é algo fundamental para os empresários e para a contabilidade. Emitir a nota fiscal é uma obrigatoriedade para toda pessoa jurídica, estando sujeita a multas e demais penalidades caso não faça a emissão da NF. Mas o que acontece quando a emissão de uma nota fiscal não é feita de imediato? Será que há multa por nota fiscal atrasada?
A resposta é não, pois não existe prazo para emitir nota fiscal. Entretanto, para evitar problemas com o Fisco, é recomendado sempre gerar esse documento fiscal antes de enviar o produto ou efetuar o serviço ao cliente.
Lembrando ainda que a não emissão da nota fiscal é passível de multa e até de pena de reclusão.
O que é a Nota Fiscal
A nota fiscal em sua essência é uma obrigação acessória imposta pelos órgãos fiscalizadores aos contribuintes.
Trata-se de um dever administrativo a ser entregue para fiscalização como forma de comprovar as operações, de verificação dos tributos e de garantir a arrecadação.
Em resumo, a Nota Fiscal é, de forma simples, o documento fiscal que habilita legalmente as operações e prestações necessárias do contribuinte.
Multa por não emitir nota fiscal
De acordo com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), uma multa por não emitir nota fiscal pode variar entre 10% a 100% do valor da NF autuada.
O valor dessas penalidades também pode ser cumulativo. Por isso, melhorar esse processo e evitar multas é fundamental.
Desde 2011, toda empresa é obrigada a emitir notas fiscais eletrônicas e a fiscalização pode ocorrer em até 5 anos.
Se, por exemplo, a sua empresa chegou a enviar em 2017 informações equivocadas para a Receita Federal, você poderá responder por esse delito até 2022.
Nota fiscal atrasada gera multa?
De acordo com a legislação vigente, não existe uma multa por atraso de emissão. No entanto, o fato de não haver uma data limite para emissão desse documento não quer dizer que ele pode ser negligenciado.
Como dito anteriormente, a não emissão de nota fiscal é crime, previsto no artigo 1º, inciso V da Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.
A questão é: não existe prazo para emitir nota fiscal. Porém, esse documento deve ser emitido e existem algumas orientações de quando isso precisa ser feito.
Para não ter problemas e atrasos, muitas empresas ajustam os seus processos internos para que a nota fiscal seja gerada no momento da expedição do produto.
Emissão de NF retroativa
Agora imagine a situação: você ou seu cliente esqueceu de emitir uma nota fiscal. Será que é possível emitir com data retroativa?
Antigamente, quando a nota fiscal era emitida no talão, você podia colocar a data que quisesse no papel – contanto que o contador não tivesse fechado tudo e já repassado para a SEFAZ. Mas hoje em dia a situação é diferente.
Como sabemos, a maioria dos documentos fiscais hoje são apresentados, emitidos e transmitidos ao Fisco de forma eletrônica.
E com essa modernização no processo de emissão, o Fisco passou a receber em tempo real as informações constantes nos documentos, sendo possível a análise das tributações e do recolhimento dos impostos de forma muito mais rápida e prática.
Hoje, ao emitir uma nota, o sistema emissor manda para o servidor da SEFAZ em tempo real, em milésimos de segundos. O sistema da SEFAZ valida e retorna com a nota emitida ou não. Caso autorizada a nota, retorna para o emissor o arquivo XML e o PDF da nota.
De acordo com o “Perguntas Frequentes” do Portal da Nota Fiscal Eletrônica é admitido a emissão de nota fiscal retroativa quando não houver outros impedimentos fiscais, como afirma o site:
“Atualmente o limite técnico para autorização de NF-e com data retroativa é de 30 (trinta) dias ou outro limite definido pela Unidade da Federação, a contar da data de emissão. Não havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poderá emitir a NF-e em questão no início do mês seguinte tão logo seja possível apurar os valores a serem documentados.”
Como evitar multa por não emitir nota fiscal
Organização e gestão. É fundamental que o departamento fiscal de uma empresa ou os escritórios de contabilidade e contabilistas em geral possuam ferramentas para manter a gestão de documentos fiscais atualizada e organizada.
Uma solução que ajuda na gestão de suas notas fiscais para não pagar mais multa por atraso é o software do Arquivei, que monitora, consulta e armazena os arquivos XML da NFe e de outros documentos eletrônicos.
Na plataforma da Arquivei você também faz:
● Consulta e download de suas notas direto da SEFAZ em alguns cliques;
● Seus documentos chegam na contabilidade sempre a tempo;
● Evita multas e sanções ficando em dia com suas obrigações fiscais;
● Armazena e organize seus XMLs de uma maneira segura, na nuvem;
● Manifesta todas as suas notas fiscais de forma prática e inteligente;
● Compartilha seus documentos fiscais com quem precisa.
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Conclusão
De fato, não existe prazo para emitir nota fiscal e não há multa para nota fiscal atrasada. Mas deixar de emitir confira crime. Portanto, lembrar de gerar esse documento fiscal antes de enviar o produto ao cliente é um dos procedimentos indicados para evitar problemas com o Fisco.
Também é importante investir em uma boa gestão de documentos fiscais. Os profissionais que cuidam dessa área devem ficar atentos às normas e às legislações, principalmente para os casos específicos por município, por estado e da União. Atentos às alterações e atualizações das formas de emitir e transmitir um documento fiscal e tomar cuidado com armazenamento e controle das notas fiscais.
Considere também a utilização de sistemas ou hardwares que contem com inovação e segurança para uma gestão tranquila e organizada dos documentos fiscais.
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