ARQUIVEI SERVIÇOS ON LINE LTDA., sociedade limitada inscrita no CNPJ/MF sob o nº 19.427.033/0001-40, com sede na Cidade de São Carlos, Estado de São Paulo, na Avenida Doutor Carlos Botelho, 1863 – Centro – CEP: 13560-250, única e exclusiva proprietária das marcas e dos domínios associados ao Site e ao Aplicativo doravante, em conjunto, denominados simplesmente “Arquivei”, com o objetivo de fornecer aos Usuários uma visão transparente das práticas relacionadas à coleta, armazenamento e formas de uso de dados pela Arquivei apresenta a presente Política de Privacidade.

Ao se cadastrar na Arquivei, a Contratante estará efetivamente indicando a sua concordância com a Política de Privacidade e Termos de Uso. Logo, sugerimos que a Contratante leia com atenção esse documento, bem como as suas eventuais atualizações, antes de tomar a decisão de usar ou prosseguir com o uso da Arquivei.

Os termos constantes nesta Política de Privacidade, sempre que usados com a primeira letra em maiúsculo, terão o significado estabelecido nesta Política de Privacidade ou nos Termos de Uso, mas caso a Contratante tenha qualquer dúvida sugerimos a consulta à Lista de Termos Definidos.

Caso tenha qualquer dúvida sobre o tratamento dos seus dados ou queira exercer seus direitos enquanto titular do dado pessoal ou controlador, por favor entre em contato com o encarregado de proteção de dados da Arquivei por meio dos canais abaixo:

E-mail:
dpo@arquivei.com.br

Telefone: (16) 3509 5555

Correspondência: Avenida Doutor Carlos Botelho, 1863, Centro, São Carlos/SP – CEP: 13560-250.

Para qualquer outro assunto relacionado ao Termo de Uso ou da Política de Privacidade, bem como ao Site/Aplicativo/Conteúdo/Software o contato com a Arquivei será por meio do e-mail suporte@arquivei.com.br.

1. Introducao

Esta Política de Privacidade divide os dados dos Usuários e da Contratante em algumas categorias: Dados Pessoais do Usuário, Dados da Contratante, Dados Públicos, Certificado Digital, Documentos Fiscais Eletrônicos, Dados Gerais e Dados de Acesso (em conjunto “Dados”). Cada categoria é definida e explicada com detalhes e exemplos mais a frente, mas para auxiliar a análise recomendamos a verificação do índice abaixo, o qual indica quais itens desta Política de Privacidade descrevem a forma de uso de dados de cada categoria:

Dados pessoais do usuário: 2(a)(i); 3.2; 5; 6(ii);

Dados da contratante: 2(a)(ii); 2(b)(ii); 3(iv); 3.2; 5;

Dados públicos: 2(b)(ii);

Certificado Digital: 2(a)(iii); 3(iii); 3(vi); 3.2; 5;

Documentos fiscais eletrônicos (DFE): 2(a)(iii); 2(b)(i); 3; 3.2;

Dados gerais: 3(iv); 3(v), 5;

Dados de acesso: 2(b)(iii);

2. Quais dados são coletados?

Os dados que a Arquivei coleta e armazena sob criptografia, conforme indicado abaixo, tem duas fontes diferentes: (a) dados disponibilizados pela Contratante; e (b) dados coletados pela Arquivei com o uso do Site ou do Aplicativo pela Contratante e pelos Usuários:

1. Dados disponibilizados pela Contratante: esses dados incluem todas as informações que a Contratante inseriu, de forma voluntária, na Arquivei, abrangendo:
   • Dados Pessoais do Usuário: quaisquer dados que, de alguma forma, identifiquem o Usuário como pessoa física, tais como, mas não se limitando a, nome, endereço de e-mail, telefone bem como quaisquer outras informações solicitadas pela Arquivei aos Usuários que permitam sua identificação pessoal.
   • Dados da Contratante: quaisquer dados da empresa Contratante representada pelo Usuário para acesso à Arquivei, os quais incluem, sem limitação, Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), endereço, bem como quaisquer outras informações solicitadas pela Arquivei à Contratante que permitam sua identificação e cadastro.
   • Certificado Digital: o login e senha de acesso ao certificado digital, bem como eventuais informações auxiliares inseridas e/ou cadastradas na Arquivei utilizadas para o download, consulta e manifestação do destinatário de Documentos Fiscais Eletrônicos.
2. Dados coletados pela Arquivei: Esses dados incluem todas as informações que a Arquivei coleta da Contratante ao usar ou acessar a Arquivei:
   • Documentos Fiscais Eletrônicos: em conjunto, as notas fiscais eletrônicas (NFe), notas fiscais de serviços eletrônicos (NFSe), nota fiscal do consumidor eletrônica (NFCe), o cupom fiscal eletrônico do sistema autenticador e transmissor (SAT), conhecimento de transporte eletrônico (CTE), bem como quaisquer outros documentos emitidos perante os sistemas da Receita Federal, Secretaria da Fazenda e Prefeituras cujo destinatário seja a Contratante, as quais serão baixados automaticamente pela Arquivei para análise e acesso da Contratante.
   • Dados Públicos: tais dados incluem os dados da Contratante coletados em bancos de dados públicos, incluindo, sem limitação, aqueles coletados nos sites e/ou sistemas da Receita Federal, Secretaria da Fazenda e Prefeituras.
   • Dados de Acesso:Informações coletadas de Usuários com o uso da Arquivei: Inclui, entre outros dados do tipo, o navegador de acesso do Usuário, informações sobre a sua tela e resolução do computador/aparelho celular/tablet, endereço do protocolo de Internet (IP), tempo médio gasto, data e cidade de acesso da Arquivei.Informações coletadas de Usuários com o uso do Aplicativo: Inclui, entre outros dados do tipo, o modelo do dispositivo móvel, sistema operacional, provedor de conexão ou de telefonia, localização do Usuário (cidade, estado e país).

     Cookies: Conforme disposto na Política de Cookies disponível no Site.

     Comunicação entre a Contratante e a Arquivei: Caso a Contratante utilize as ferramentas disponibilizadas pela Arquivei ou quaisquer outras formas de comunicação a Arquivei poderá manter um registro dessas a fim de auxiliar a Contratante a eventualmente resolver problemas futuros que possa ter.

Periodicamente, a Arquivei poderá solicitar complementações de dados à Contratante, sendo certo que esta sempre terá a opção de fornecê-los ou não.

3. Como são utilizados os dados?

A Arquivei utilizará os Dados para as seguintes finalidades:

• Funcionamento da Arquivei: A Arquivei utilizará todos os dados para que a Contratante, por meio dos seus Usuários, ao acessar a Arquivei, possa alcançar o desempenho esperado, bem como para desenvolver e melhorar os serviços e funcionalidades oferecidos pela Arquivei, realizar estatísticas genéricas para monitoramento de utilização da Arquivei, resolver problemas do software, verificar a proteção da Arquivei contra erros, fraudes ou qualquer outro crime eletrônico. A Arquivei poderá acessar os Dados para prestar atendimento à Contratante quando esta precisar, por exemplo, entender o motivo de qualquer problema de download, consulta e manifestação do destinatário aos Documentos Fiscais Eletrônicos e/ou ao software.
• Comunicações e alertas pela Arquivei: A Arquivei poderá enviar ou entrar em contato direto com a Contratante para comunicação de notificações, alertas e outros avisos relacionados à Arquivei a fim de auxiliá-la a explorar todas as funcionalidades da Arquivei, como por exemplo, sugestões de utilização da Arquivei, inclusão de funcionalidades, lembretes de uso do Site/Aplicativo, entre outros do tipo. Para facilitar a comunicação entre a Contratante e a Arquivei podem ser utilizados diversos meios, como telefone, mensagens eletrônicas com o uso de aplicativos, envio de e-mails, entre outros.
• Utilização do Certificado Digital apenas em benefício da Contratante: A Arquivei utilizará o Certificado Digital para download, consulta e manifestação do destinatário dos Documentos Fiscais Eletrônicos. Para aumentar a base de Prefeituras onde realiza os downloads e as consultas dos Documentos Fiscais Eletrônicos, a Arquivei poderá cadastrar o Certificado Digital em softwares e aplicações de terceiros, compartilhando com estes o Certificado Digital, hipótese na qual a Arquivei continuará sendo a única responsável perante a Contratante na forma do seu Termo de Uso e desta Política de Privacidade. Tais informações não serão transmitidas ou divulgadas para terceiros em nenhuma outra hipótese, salvo expressa autorização da Contratante.
• Análise e processamento de informações contidas nos Documentos Fiscais Eletrônicos: A Arquivei poderá processar as informações contidas nos Documentos Fiscais Eletrônicos, de forma automatizada e codificada, com o uso do software, a fim de organizar e estruturar esses dados de acordo com certas categorias e padrões (“Dados Gerais”). As informações contidas nos Documentos Fiscais Eletrônicos, processadas e estruturadas, poderão ser retransmitidas, para qualquer fim, pela Arquivei. A Arquivei nunca transmitirá os Documentos Fiscais Eletrônicos que contenham Dados da Contratante ou informações que a identifiquem.
• Desenvolvimento de novas formas de promoção ou serviços: A Arquivei poderá usar os Dados Gerais para identificar as necessidades específicas das contratantes de forma a desenvolver novos serviços que poderão ser oferecidos às mesmas, como, por exemplo, novas formas de entrega das análises dos Documentos Fiscais Eletrônicos. A Arquivei poderá, ainda, usar tais dados para criar mecanismos de promoção da Arquivei que sejam adequados a cada Contratante.
• Transmissão de Dados para o Contador: A Contratante concorda que ao permitir o acesso de Conta Arquivei ao Contador, o mesmo terá acesso a todas as informações disponibilizadas na Arquivei pela Contratante, incluindo os Dados, com exceção expressa do Certificado Digital, exceto mediante autorização específica da Contratante.

3.2. Como a Arquivei usa os Dados ao fazer anúncios publicitários? A Arquivei poderá, de forma automatizada e codificada, agrupar as contratantes de acordo com categorias e critérios a fim de criar um grupo perfil de contratantes (“Grupo”). Os Dados Pessoais do Usuário, Documentos Fiscais Eletrônicos, Dados de Contratante e Certificado Digital de quem integra cada Grupo não serão informados ou transmitidos a ninguém (estes dados serão apenas guardados de forma codificada nos servidores da Arquivei). Os anunciantes somente irão saber, por exemplo, que existe um Grupo anônimo de 900 contratantes da Arquivei localizados na cidade de São Paulo.

• • A Arquivei irá transmitir quaisquer dados aos anunciantes? NÃO sem consentimento expresso da Contratante e/ou do Usuário. Qualquer anúncio publicitário, seja o mesmo direcionado ao e-mail da Contratante ou inserido no Site/Aplicativo, será veiculado pela Arquivei e não pelo anunciante. Os anunciantes fornecerão as peças publicitárias e a Arquivei poderá direciona-las à Contratante.

A Arquivei poderá, eventualmente, fornecer informações aos anunciantes se houver consentimento expresso da Contratante e/ou Usuário ou até mesmo agregar vários dados que não permitam ao anunciante saber quem é o Usuário ou a Contratante. A finalidade disso será somente dar um panorama aos anunciantes do desempenho de seus anúncios (por exemplo, quantos e qual é o perfil dos Usuários que acessaram ou clicaram em cada anúncio publicitário).

• • Os anunciantes poderão ter acesso aos dados do Usuário e da Contratante em alguma hipótese? A Arquivei nunca irá transmitir os Dados Pessoais do Usuário ou Dados da Contratante aos anunciantes sem a autorização do Usuário ou da Contratante, respectivamente, MAS ressaltamos que caso o Usuário clique em um banner publicitário ou de qualquer forma aceite ser direcionado ao site do anunciante, o mesmo não estará mais sujeito a Política de Privacidade da Arquivei, mas aos termos, condições e políticas praticadas por este anunciante. A Arquivei não possui qualquer ingerência no estabelecimento desses termos e políticas e, caso você decida clicar em um banner e acessar o conteúdo do anunciante, você o fará por sua conta e risco.

Ainda, é importante que a Contratante atente-se ao fato de que se um anunciante solicitar que a Arquivei direcione um anúncio a um Grupo (por exemplo, empresas localizadas na cidade de São Paulo), a forma de interação da Contratante com esse anúncio poderá levar o anunciante a deduzir que o Usuário/ a Contratante atendem ao critério por este selecionado.

• • Que tipo de anúncio publicitário a Arquivei irá fazer? A Arquivei poderá fazer anúncios publicitários por meio do e-mail do Usuário cadastrado ou no próprio Site/Aplicativo. A Arquivei pretende que cada Contratante receba anúncios que sejam do seu interesse e possam eventualmente auxiliá-la, por isso os anunciantes poderão escolher o seu público alvo (o seu Grupo).

Os anunciantes podem eventualmente usar cookies (entre outras tecnologias do tipo) a fim de oferecer, medir e tornar seus anúncios mais eficazes. Para entender melhor como isso poderá ocorrer, leia a Política de Cookies disponível no Site.

4. Quais as bases para o tratamento realizado pela Arquivei?

As bases legais que legitimam o Tratamento de seus Dados Pessoais são:

• Execução da relação jurídica entre as partes decorrente da contratação e utilização da Arquivei;
• Cumprimento de obrigação legal da Arquivei;
• As autorizações (consentimentos) que você nos conceder nos termos da Política de Privacidade;
• Eventual exercício regular de direito em processo judicial, administrativo ou arbitral;
• O legítimo interesse da Arquivei.

5. Compartilhamento dos dados

Exceto nos casos viabilização em que o compartilhamento dos Dados de forma que possibilite identificar a Contratante ou o Usuário seja estritamente necessário, a Arquivei apenas poderá compartilhar os Dados com terceiros de forma anonimizada, ou seja, sem a possibilidade de identificar a Contratante ou o Usuário.

Sem prejuízo, os Dados poderão ser compartilhados (de forma identificada ou não, conforme o caso) com terceiros responsáveis por garantir a disponibilidade e a completa funcionalidade da Arquivei, como no caso de fornecedores de tecnologia.

6. Como armazenamos as informações coletadas

A Arquivei fará todo o possível para manter os Dados sempre seguros, inclusive, irá adotar medidas de segurança e de proteção compatíveis com a natureza dos dados coletados, usados e armazenados. No entanto, a Arquivei não garante de forma alguma que tais medidas de segurança sejam isentas de erros ou que não estejam sujeitas a interferência de terceiros (hackers, entre outros). Por sua natureza, apesar dos melhores esforços da Arquivei, qualquer medida de segurança pode falhar e qualquer dado pode se tornar público. AO ACEITAR AS DISPOSIÇÕES DO TERMO DE USO E DA POLÍTICA DE PRIVACIDADE, E/OU USAR A ARQUIVEI O USUÁRIO E A CONTRATANTE ENTENDEM E ASSUMEM EXPRESSAMENTE ESSE RISCO E CONCORDA QUE A ARQUIVEI NÃO PODERÁ SER RESPONSABILIZADA PELO USUÁRIO POR TAL TIPO DE FALHA.

Por todo o tempo em que o Usuário mantiver a sua conta ativa, todas as informações coletadas serão armazenadas com alto padrão de segurança em servidores próprios ou em servidores operados e controlados exclusivamente pela Arquivei, localizados no Brasil e no exterior.

7. Direito dos titulares de dados pessoais

Os Titulares de Dados Pessoais podem exercer os seguintes direitos perante a Arquivei:

• Solicitar a confirmação da existência de tratamento;
• Solicitar a acesso aos dados;
• Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;
• Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
• Solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses previstas no artigo 16 da LGPD;
• Solicitar informação das entidades públicas e privadas com as quais a Arquivei realizou uso compartilhado de dados;
• Solicitar informação das entidades públicas e privadas com as quais a Arquivei realizou uso compartilhado de dados;
• Revogar o consentimento, nos termos do § 5º do artigo 8º da LGPD.

Você poderá exercer seus direitos perante a Arquivei mediante requisição a ser enviada ao Encarregado de Proteção de Dados da Controladora por meio dos canais indicados no início desta Política de Privacidade.

8. Exclusão de dados pessoais do usuário e Certificado Digital

Mediante a exclusão da Conta Arquivei pela Contratante, efetuada por meio de solicitação enviada ao e-mail suporte@arquivei.com.br, a Arquivei apagará todos os Dados Pessoais do Usuário, Dados da Contratante e o Certificado Digital de forma que os demais dados estarão anonimizados, isto é, não restarão informações na Arquivei que possam indicar a identidade do Usuário ou da Contratante.

É importante ressaltar que ao cumprir com eventuais solicitações de exclusão, a Arquivei deixará de funcionar para os seus fins propostos. Dessa forma, a solicitação de exclusão de Dados Pessoais do Usuário e do Certificado Digital implicará na imediata desativação da Conta Arquivei, com perda permanente de qualquer um desses dados inseridos na mesma. Para voltar a usar a Arquivei, a Contratante deverá iniciar os procedimentos necessários para criar uma nova Conta Arquivei. Após a exclusão desses dados, a Arquivei poderá continuar a usar os Dados Gerais, de forma não individualizada, ou seja, sem qualquer identificação pessoal do Usuário ou da Contratante, para os fins previstos nesta Política de Privacidade.

Em cumprimento de eventuais ordens de autoridade públicas, a Arquivei guardará dados de certos Usuários e ou Contratantes por um período superior ao de guarda legal. Mediante decisão judicial ou solicitação de órgão legal autorizado, a Arquivei poderá ainda ter que disponibilizar dados coletados de Usuários a um requerente.

Para a exclusão da sua Conta Arquivei, entre em contato em suporte@arquivei.com.br.

Os Dados Pessoais serão excluídos das bases de dados da Arquivei mediante (a) requisição da Contratante ou do Usuário; (b) em razão da exclusão da Conta Arquivei; ou (c) quando estes não forem mais necessários para a Arquivei, salvo se houver qualquer outra razão, base legal ou contratual, para a sua manutenção, como (c.i) eventual obrigação legal de retenção de Dados Pessoais, (cii) necessidade de preservação destes para resguardo de direitos, (c.iii) interesses legítimos da Arquivei ou (c.iv) em razão de ordem judicial.

Dessa forma, A ARQUIVEI SE RESERVA O DIREITO DE ACESSAR, LER, PRESERVAR E DIVULGAR QUAISQUER DADOS NECESSÁRIOS PARA: CUMPRIR UMA OBRIGAÇÃO LEGAL OU UMA ORDEM JUDICIAL EMANADA DE AUTORIDADES COMPETENTES; FAZER CUMPRIR E APLICAR OS TERMOS DE USO E OUTROS ACORDOS FIRMADOS COM VOCÊ; PROTEGER OS DIREITOS, PROPRIEDADE E SEGURANÇA DA ARQUIVEI E/OU DE SEUS PARCEIROS, E SEUS RESPECTIVOS REPRESENTANTES, PRESTADORES DE SERVIÇOS, COLABORADORES E USUÁRIOS.

Os Dados Pessoais fornecidos serão mantidos enquanto a relação contratual for mantida, sua exclusão não for solicitada por você ou por ser necessária (a) para o cumprimento de uma obrigação legal ou para (b) a formulação, exercício e defesa de reivindicações. Se você revogar seu consentimento ou exercer o direito de exclusão, seus dados pessoais serão mantidos bloqueados durante os prazos legalmente estabelecidos para atender às possíveis responsabilidades decorrentes do tratamento dos mesmos.

9. Transferência de dados em geral para terceiros

Em adição as hipóteses já mencionadas nesta Política de Privacidade, os Dados poderão também ser transferidos a terceiros, nos seguintes casos:

• Novos Negócios: processos de aquisição, venda, fusão, reorganização societária ou qualquer outra mudança de controle da Arquivei. Nesse caso, a Arquivei irá garantir a continuidade da proteção dos Dados e irá comunicar a Contratante, com antecedência, caso essa transferência implique qualquer alteração na Política de Privacidade;
• Requisição Judicial ou Administrativa: A Arquivei pode compartilhar dados pessoais em caso de requisição judicial ou administrativa;
• Com a autorização do Usuário/ da Contratante: em demais casos, havendo a necessidade de compartilhamento das informações, enviaremos à Contratante uma notificação solicitando sua aprovação ou reprovação.

10. Transferência internacional de dados

Os dados poderão ser tratados por fornecedores da Arquivei, que garantirão a sua segurança e sigilo, e que poderão estar localizadas no Brasil ou no exterior. Nesse último caso, haverá uma transferência internacional de dados, o que será necessário para fins de viabilizar a contratação e utilização do Arquivei.

11. Outros

Não obstante mantermos os Dados confidenciais, de acordo com os termos desta Política de Privacidade, será responsabilidade de cada Usuário manter o login e a senha de acesso da Conta Arquivei seguras, não devendo fornecer as mesmas a ninguém.

Caso a Contratante acredite que o login e senha de acesso do Usuário à Arquivei tenham sido roubados ou sejam de conhecimento de outras pessoas, por qualquer razão, a mesma deverá imediatamente comunicar à Arquivei através do e-mail suporte@arquivei.com.br, sem prejuízo da alteração de senha imediata por meio do Site e/ou do Aplicativo.

AO ACEITAR A PRESENTE POLÍTICA A CONTRATANTE E O USUÁRIO ESTARÃO DEMONSTRANDO CONSENTIMENTO LIVRE EXPRESSO E INFORMADO COM TODAS AS PRÁTICAS MENCIONADAS NESTA POLÍTICA DE PRIVACIDADE.

OS TERMOS E CONDIÇÕES DE TRATAMENTO E CONFIDENCIALIDADE DOS DADOS, ESTABELECIDOS NESTA POLÍTICA E EM SUAS ATUALIZAÇÕES PREVALECEM SOBRE QUAISQUER DOCUMENTOS QUE FORAM OU QUE POSSAM SER ACORDADOS ENTRE AS PARTES.

CASO A CONTRATANTE NÃO TENHA ENTENDIDO QUALQUER PARTE DESTA POLÍTICA DE PRIVACIDADE, a mesma deverá entrar em contato com a Arquivei ANTES DE ACEITAR OS TERMOS AQUI PREVISTOS. Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida que os Usuários possam ter, por meio do e-mail suporte@arquivei.com.br.

Os termos desta Política de Privacidade são regidos e deverão ser interpretados de acordo com as Leis da República Federativa do Brasil.

12. Atualização da política de privacidade

Com a finalidade de garantir a privacidade do Usuário e a segurança dos dados da Contratante, a Arquivei se compromete a regularmente reavaliar a sua Política de Privacidade e adaptá-la, conforme necessário. Caso sejam implementadas mudanças nesta Política de Privacidade a Contratante será notificada e a mesma será responsável por analisar tais alterações. Caso a Contratante continue a utilizar a Arquivei após anunciarmos uma atualização da Política de Privacidade, iremos interpretar que a mesma concorda com alterações elaboradas neste documento.

V.22.08.23