Prepare-se para entrega da Escrituração Contábil Digital deste ano. O
prazo final para entrega da ECD 2019 é 31 de maio.
Saiba que até esta data devem ser enviados os arquivos referentes ao ano calendário de 2018.
A entrega se aproxima e, por isso, separamos dicas visando
ajudar a empresa e o escritório de contabilidade para se preparar diante
desse evento obrigatório.
O que é a Escrituração Contábil Digital
Ela faz parte do programa SPED, que tem objetivo de simplificar as entregas acessórias e substituir a quantidade de papel.
Por isso, todos os arquivos são enviados virtualmente em formato digital.
É importante que o empresário ou contribuinte empreendedor esteja
por dentro de tudo relativo à obrigação, para que a Escrituração
Contábil Digital seja entregue da melhor forma.
Saber o que é a ECD, o seu prazo, quem deve enviá-la e quais os documentos nela contidos.
Informações contidas na ECD
Quanto às informações a serem prestadas nessa escritaução, devem ser transmitidos em formato digital os seguintes livros:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- Livros Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Quem deve realizar a entrega da obrigação
As regras para entrega da ECD são bem específicas. Portanto, é necessário se atentar a obrigatoriedade da escrituração. Abaixo, você pode ver as empresas que tem essa obrigação:
● Sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro
real;
● Tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem a título
de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na
Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao
valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os
impostos e contribuições a que estiver sujeita;
● Imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano
calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da
Escrituração Fiscal Digital das Contribuições;
● Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros próprios
ou auxiliares do sócio ostensivo;
● Micro Empresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) que
receber aporte de capital.
O Prazo final para entrega da ECD
A ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio, que em
2019 é dia 31, sexta-feira. O horário máximo para a entrega da obrigação na data-limite é 23h59min59s no horário de Brasília.
Organize seu escritório para a entrega da ECD
É importante que empresários, contadores e empreendedores estejam
organizados para a entrega da obrigação e atentos ao prazo da ECD.
Por isso, todos os arquivos devem estar devidamente assinados pelos contadores do escritório, prontos, revisados e enviados.
Para que isso aconteça, é importante que as tarefas sejam bem
divididas entre os colaboradores. Use um cronograma para organizar as demandas de cada cliente, isso claro, respeitando o prazo final da
escrituração.
Cada contador deve assinar o período do qual é responsável técnico,
tendo em vista que os livros podem ser divididos entre vários
profissionais contábeis, visando obter um melhor resultado.
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Software
O programa de computador usado para a geração do ECD pode ser
desenvolvido pela própria empresa. Portanto esta deve atender as
necessidades e facilitar o preenchimento obrigatório.
Porém, a entrega da Escrituração Contábil Digital só pode ser feita pelo
Programa Gerador de Escrituração (PGE), o antigo Programa Validador
e Assinador (PVA), disponibilizado pelo Estado.
Com a aproximação da entrega da obrigação ECD algumas dicas
importantes devem ser destacadas.
Diante das mudanças ocorridas em 2018, inclusive na questão da
obrigatoriedade, devem ser destacadas todas as informações para que
a Escrituração não contenha erros. São elas:
1) Informações que devem ser avaliadas antes de se verificar a ECD
Grande parte das empresas, ao elaborar e transmitir a ECD, esquecem
que há um vínculo direto com a ECD de período anterior e a ECF de
mesmo período.
As informações contidas na ECD de um determinado período precisam
estar coerentes com a ECD do período anterior.
E que para isso aconteça de forma clara, a dica é não deixar de verificar possíveis erros ou incoerências no arquivo da ECD de 2017 na elaboração da ECD de 2018, visto que, se for preciso a retificação do arquivo, a partir das mudanças da ECD por meio da Instrução Normativa nº 1.774/2017, só será admitida a substituição da ECD até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente, ou seja, só será admitida a retificação da ECD de 2018 até 31/05/2019.
2) Plano de contas
Em relação ao plano de contas, dica importante a ser destacada: a empresa deve cadastrar o plano de contas utilizado pela empresa no
Registro I050. A partir desta informação, o declarante pode estabelecer
entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um plano de
contas padrão, que é o plano de contas referencial, e esse vínculo se dá pelo registro I051.
O registro l051 não é obrigatório na Escrituração Contábil Digital, mas a
ausência dessa informação impede o cruzamento de informações entre
os arquivos da ECD e outras declarações acessórias (EFD, ECF, etc).
3) Mudança de contador ou do plano de contas no meio do período
Nessa situação, duas Escriturações deverão ser entregues. Em caso de
mudança de contador, cada um deles deve assinar
pelo período ao qual é o responsável técnico. Cada arquivo deve
corresponder ao plano de contas referente a cada período.
Além disso, o profissional contábil, que entregar a ECD realizará o vínculo das
contas da Escrituração, que o primeiro contador lançou com as contas
atuais. O vínculo deve ser feito por meio do registro l157, informando as
transferências de saldos das contas ou ajustando manualmente.
4) Quando o encerramento na ECD for diferente da ECF
O encerramento anual é obrigatório na Escrituração Contábil Digital e a
maioria dos contadores, por não ser obrigado a fazê-lo trimestralmente,
toma a decisão de fazer somente pelo encerramento anual.
Na Escrituração Contábil Fiscal, os encerramentos podem ser
trimestrais, como as empresas com Lucro Presumido e Real Trimestral,
que seguem a legislação do Imposto de Renda.
Quando é recuperada a ECD na ECF, ocorre conflito dos saldos das
contas devido ao encerramento diferente.
Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de
demonstrações trimestrais e a anual, para que não ocorra estas
diferenças de saldos, assim como o próprio Manual orienta.
No entanto, se optar por manter a escrituração com encerramento
diferente, poderá proceder com ajustes diretamente na ECF.
5) Orientação em relação à assinatura da ECD
A ECD deve ser assinada, independentemente das outras
assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela
assinatura da ECD. A assinatura é identificada no registro J930.
O profissional contábil deve utilizar um e-PF ou e-CPF.
A assinatura pelo responsável pode ser através de um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ da empresa ou não e que neste caso, deverá
corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante à Receita Federal do Brasil.
O responsável também pode assinar com e-PF ou e-CPF, desde que
corresponda ao representante legal ou ao procurador eletrônico do
declarante perante à RFB.
Para que haja uma entrega assertiva, tranquila e sem necessidade de retificações, é necessário se atentar ao prazo e ter todos os documentos em mãos.
A última dica que damos é: mantenha todos os documentos contábeis e fiscais em ordem durante todo o ano para que a empresa faça as entregas com mais tranquilidade.
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