A consulta de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) é uma obrigação de qualquer empresa, pois é necessário entregá-las em formato XML nas escriturações do SPED e armazená-las por 5 anos.
O XML é o arquivo digital da NFe, válido juridicamente em caso de fiscalização. Ao contrário do DANFe (Documento Auxiliar de NFe), impresso em papel, entregue junto à uma mercadoria, por exemplo. Esse documento não tem validade jurídica.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
A falta de cuidado com o XML da NFe, seja por falha na consulta ou perda desse documento, pode ocasionar multas de até R$ 1 mil reais por XML da NFe não apresentado ao Fisco, é necessário ter tudo sob controle.
Conheça as ferramentas ideais para consulta de Notas Fiscais e XMLs, para fazer os seus processos de maneira automatizada.
Ferramentas de consulta de Notas Fiscais
Primeiramente é preciso esclarecer que: cobrar o fornecedor por telefone ou e-mail não é uma forma inteligente de conseguir as Notas Fiscais emitidas contra um CNPJ.
A primeira ferramenta que iremos apresentar, é o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Com a chave de acesso da NFe em mãos e um pouco de paciência para digitar o captcha (letrinhas), o contribuinte consegue sua Nota Fiscal.
Porém, esse processo é feito nota por nota e depende da digitação manual. Ou seja, as possibilidades de erros são imensas, desde encontrar a chave de acesso até digitar, baixar o XML e armazenar o mesmo.
Imagine uma empresa com milhares de Notas Fiscais. Este processo fica impossível de acompanhar.
Ainda bem que existe uma ferramenta que elimina a necessidade de digitação da chave de acesso e faz o acesso direto à Sefaz. É o Arquivei, entenda mais abaixo.
Melhor ferramenta de consulta de Notas Fiscais
Para identificar a melhor ferramenta de consulta de NFes, é preciso seguir alguns critérios. Por exemplo, quem utiliza essa ferramenta? Qual a sua credibilidade?
Fizemos um checklist completo para escolher a melhor ferramenta de consulta de Notas Fiscais. A partir de clientes como Riachuelo, Batavo e Kabum, o Arquivei se destaca no mercado.
A plataforma do Arquivei realiza a consulta de forma automática. Isso significa que basta inserir o certificado digital A1 ou A3 da empresa e clicar em consultar. Após alguns minutos virão todas as NFes dos últimos 90 dias, em XML e PDF.
“Nem todas as Notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”, afirma Cláudia, gerente contábil da Riachuelo.
Em agosto de 2016, a Riachuelo decidiu começar a utilizar uma plataforma de gestão e consulta automática de Notas Fiscais e fez um teste junto ao Arquivei, inserindo informações de toda a rede de lojas.
“Antes do Arquivei, consultar e verificar 1 mil NFes levava cerca de 16 horas. Hoje, para a mesma quantidade, levamos apenas 3 minutos”, destaca Cláudia Fernandes.
Assim a contabilidade da empresa fica livre para realizar outras atividades, como escriturações, devoluções, relatórios e etc já que não irá mais perder tempo baixando nota por nota.
Além disso, o Arquivei armazena as Notas Fiscais com segurança garantida pela Amazon Web Services, serviço em nuvem.
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Conclusão: faça um teste grátis da melhor ferramenta antes de decidir
Essas são apenas algumas das vantagens que o Arquivei fornece para pequenas, médias e grandes empresas. Quer ter acesso à plataforma? Agende sua 1ª consulta de NFes.
Entenda a importância e o valor da tecnologia na contabilidade junto ao diretor da FENACON, Helio Donin. Dê o play no podcast abaixo:
Quanto menos tempo gasto lidando com processos manuais, mais tempo produtivo para realizar atividades lucrativas para a empresa. Existem diversos relatórios e diagnósticos possíveis a partir da análise de NFes.
Dica: O Arquivei disponibiliza a exportação de relatórios para Excel. Um relatório avançado de CTes, por exemplo, conta com seis opções de filtros e revela 44 colunas de informação (CFOP, impostos, valor total e etc).
