Você quer facilitar a consulta e o gerenciamento de notas fiscais? A desorganização está criando burocracias desnecessárias ao seu trabalho?
Conheça as ferramentas ideais para consulta de notas e XMLs, para fazer os seus processos de maneira digital.
1. Emissão eletrônica das notas fiscais
Esse é o primeiro passo! O procedimento pode ser feito após regularizar sua situação como Microempreendedor Individual (MEI) ou o CNPJ da sua empresa. Isso pode ser feito através do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) em que se encontra o empreendimento. Lá você pode emitir eletronicamente os NFes com garantia de validade e segurança fiscal. Existem outros softwares de emissão de NFes que podem facilitar a vida do contador ou empresário.
O DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) não é a o NFe, mas sim sua representação eletrônica. É uma representação simplificada da nota.
O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NFe seja validada. Ela pode ficar em branco. No entanto, é importante que, quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no DANFe.
Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança
Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal Eletrônica (NFe) deve ser autorizada pela Sefaz. Resumindo, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria para emitir, cancelar ou inutilizar a NFe.
Sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade. Por isso, para fazer a operação eletrônica é fundamental entender este funcionamento.
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2. Ferramentas para a consulta de notas fiscais
Através da Secrataria da Fazenda é possível consultar as NFs digitando a chave de acesso, identificando o captcha (aquelas letrinhas chatas), para só depois conseguir fazer o download dos XMLs um a um.
Existem sites gratuitos alternativos ao oficial da Sefaz, mas os mesmo pedem a chave de acesso e fazem o download dos XMLs um a um, além da segurança não ser 100% garantida e o armazenamento muito menos.
Mas, é importante consultar as notas fiscais com frequência para que a empresa cumpra com suas obrigações fiscais, faça o SPED e se livre de notas frias. Então como garantir segurança e armazenamento confiável sem toda a burocracia e trabalho manual?
Uma ferramenta de automatização como o Arquivei consulta e faz o download das NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras, sem a necessidade da chave de acesso.
O Arquivei faz isso através do CNPJ e o certificado digital da empresa, garantindo assim que venham todos os documentos fiscais e fiquem armazenados na nuvem, com segurança garantida.
3. Armazenamento das notas fiscais
Para fins de Imposto de Renda, escrituração e obrigações acessórias, é importante manter o arquivo XML da NFe devidamente armazenado conforme a lei. Para evitar que você perca essas notas ou ocupe muito espaço para a guarda desses documentos, é importante ter uma ferramenta de consulta e armazenamento como a Arquivei.
Além disso, é obrigação das empresas armazenarem toda NF que emite e recebe, bem como escriturá-las no sistema SPED, incidindo multas e penalidades fiscais quando não cumpridas.
3. Redução de tempo na sua empresa
A consulta e armazenamento automáticos permitem que seu contador ou sua empresa não perca tempo com notas fiscais. Menos tempo gasto com as notas fiscais significa mais aplicação em atividades lucrativas da empresa. Isso ocorre porque você tem como consultar rapidamente as notas.
4. Faça relatórios das consultas de notas fiscais
Consultou as NFes? Abra uma planilha no Excel e registre tudo o que foi gasto. Um documento digital também facilita quanto ao nome dos documentos, quantas emissões foram feitas e a contagem dos arquivos para fins de fluxo de caixa e controle fiscal.
Com o Arquivei, você pode exportar para Excel uma planilha com todos os campos da nota, permitindo filtros por valor da nota, frente, CFOP, entre outros.
5. Tenha um programa automático de gerenciamento XML
O XML é uma sigla para eXtensible Markup Language, uma linguagem de demarcação que funciona na internet e offline. Ela serve para tornar notas e NFes legíveis em computadores de mesa e smartphones. Um excelente programa para gerenciar notas fiscais, economizar tempo, armazenar cópias das emissões e ter tudo em XML é o próprio Arquivei. Não deixe de testar gratuitamente no site da plataforma.
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