A consulta de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) em fomato XML é uma das obrigações de qualquer empresa, pois é necessário entregá-las na escrituração do SPED fiscal e em fiscalizações do Governo.
Você quer facilitar a consulta e o gerenciamento de Notas Fiscais? Sob risco de multa de até 1 mil reais por XML não apresentado ao Fisco, é necessário ter tudo sob controle.
Conheça as ferramentas ideais para consulta de Notas Fiscais e XMLs, para fazer os seus processos de maneira digital.
Importância de uma ferramenta de Consulta de Notas Fiscais
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
Ficar esperando as Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa não é uma opção, pois todo o mês é necessário fazer o fechamento do mês, o SPED fiscal e entregar algumas obrigações como ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
Por isso, muitas empresas fazem com que sua equipe contábil consulte as Notas Fiscais através da chave de acesso (44 dígitos) presente do DANFe, documento em papel que é entregue junto à mercadorias. Este processo é feito gratuitamente no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Existem dois problemas neste processo:
- O recebimento do DANFe em papel;
- O tempo gasto na consulta de Nota por Nota, digitando 44 dígitos.
Imagine uma empresa com milhares de Notas Fiscais, como a Riachuelo. Este processo fica impossível de acompanhar.
“Nem todas as Notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”, afirma Cláudia, gerente contábil da Riachuelo.
Em agosto de 2016, a Riachuelo decidiu começar a utilizar uma plataforma de gestão e consulta automática de Notas Fiscais e fez um teste junto ao Arquivei, inserindo informações de toda a rede de lojas.
“Com o Arquivei, analisamos um lote de mil Notas Fiscais em apenas 3 minutos, antes demorávamos cerca de 16 horas para o mesmo processo”, destaca Cláudia Fernandes.
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Vantagens das ferramentas de Consulta de Notas Fiscais e XMLs
Com uma ferramenta de Consulta de Notas Fiscais e XMLs, a empresa terá:
- Tempo para realizar novas atividades no setor contábil/fiscal;
- Agilidade na entrega de escriturações fiscais, pois todas as Notas Fiscais já estão centralizadas;
- Segurança de que todas as Notas Fiscais estão disponíveis;
- Análise de dados através de Notas Fiscais emitidas, como curva ABC.
Essas são apenas algumas das vantagens que o Arquivei fornece para pequenas, médias e grandes empresas. Quer ter acesso à plataforma? Agende sua 1ª consulta de NFes.
A consulta e armazenamento automáticos permitem que seu contador ou sua empresa não perca tempo com Notas Fiscais. Menos tempo gasto com as notas fiscais significa mais aplicação em atividades lucrativas da empresa. Isso ocorre porque você tem como consultar rapidamente as notas.
Dica: Abra uma planilha no Excel e registre tudo o que foi gasto. Um documento digital também facilita quanto ao nome dos documentos, quantas emissões foram feitas e a contagem dos arquivos para fins de fluxo de caixa e controle fiscal.
Com o Arquivei, você pode exportar para Excel uma planilha com todos os campos da nota, permitindo filtros por valor da nota, frente, CFOP, entre outros.
Entenda a importância e o valor da tecnologia na contabilidade junto ao diretor da FENACON, Helio Donin. Dê o play no podcast abaixo:
Ferramentas para a consulta de notas fiscais
Através da Secrataria da Fazenda é possível consultar as NFes digitando a chave de acesso, identificando o captcha (aquelas letrinhas chatas), para só depois conseguir fazer o download dos XMLs um a um. Como já dissemos acima.
Existem sites gratuitos alternativos ao oficial da Sefaz, mas os mesmos pedem a chave de acesso e fazem o download dos XMLs um a um, além da segurança não ser 100% garantida e o armazenamento de NFes muito menos.
Mas, é importante consultar as Notas Fiscais com frequência para que a empresa cumpra com suas obrigações fiscais, faça o SPED e se livre de notas frias. Então como garantir segurança e armazenamento confiável sem toda a burocracia e trabalho manual?
Uma ferramenta de automatização como o Arquivei consulta e faz o download das NFes, NFSes e CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, direto da Secretaria da Fazenda e prefeituras, sem a necessidade da chave de acesso.
O Arquivei faz isso através do CNPJ e o certificado digital da empresa, garantindo assim que venham todos os documentos fiscais e fiquem armazenados na nuvem, com segurança garantida.
Bônus: Armazenamento das notas fiscais
Por obrigatoriedade imposta pelo Governo, é necessário manter o arquivo XML da NFe devidamente armazenado.
Para evitar que você perca essas Notas Fiscais ou ocupe muito espaço para a guarda desses documentos, é importante ter uma ferramenta de consulta e armazenamento como a Arquivei.
