Quem empreende sabe da grande importância da nota fiscal eletrônica para a venda e compra de produtos e serviços. É ela que comprova, por exemplo, a garantia do produto, além de servir para declarar imposto de renda. “Ok, mas perdi a nota fiscal, o que fazer?” — se esse é o seu caso, o artigo a seguir vai ajudar você.
O primeiro questionamento que muitas pessoas fazem vai da obrigatoriedade de uma nova emissão, até a substituição da nota perdida. Saiba que você não está sozinho nessa situação, já que não é raro a busca por informações sobre como conseguir segunda via de Nota Fiscal.
Mesmo que a sua empresa esteja passando por mudanças de processos e acarretando em falhas e perdas de documentos, está tudo bem. Quanto à NF e, o governo assegura alguns direitos nesses casos. Quer saber quais são? Leia a seguir todas as informações necessárias para recuperar esse documento essencial.
Perdi a nota fiscal, o que fazer?
Nessa situação de perda de NF, o primeiro passo é manter a calma. Existem algumas maneiras de recuperar o documento de forma rápida e eficaz. Vamos conhecer duas abordagens diferentes para lidar com essa situação:
Como recuperar nota fiscal usando o CPF
Uma das maneiras de recuperar uma nota fiscal perdida é usando o CPF. Essa manobra é bastante útil quando a emissão da nota foi feita em seu nome e emitida como pessoa física.
Para isso, o primeiro passo será entrar em contato com o local onde a compra foi realizada e solicitar uma segunda via. Você já deve saber que a maioria das empresas mantêm registros de vendas, e todas elas são obrigadas a armazenar as notas fiscais por cinco anos, segundo a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173,.
Assim, o vendedor poderá emitir uma segunda via da nota fiscal com facilidade — desde que você informe seu CPF, data da compra e outros dados. Lembre-se que a empresa não é obrigada a fornecer uma segunda via para você, portanto tome conhecimento disso antes de pedi-los.
Como recuperar nota fiscal emitidas para o seu CNPJ
Agora, se a nota fiscal foi emitida para o CNPJ da sua empresa, ainda dá pra resolver, embora possa ser um pouco mais complicado. Primeira coisa a fazer é entrar em contato com o fornecedor ou empresa emissora da nota fiscal o quanto antes e explicar a situação. Eles vão pedir o número do CNPJ e outros detalhes relevantes.
Caso a empresa não envie uma segunda via, você tem algumas opções:
- Procure pela nota na caixa de entrada do seu e-mail, incluindo a pasta de spam;
- Você também pode acessar o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e digitar a chave de acesso da NF-e. Esse é o código de 44 dígitos numéricos escrito no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, aquele documento que acompanha o produto quando ele chega até você pela transportadora.
Perigos da perda de notas fiscais
Perder um documento fiscal pode trazer diversos problemas para o empreendedor e empresa, seja no fisco, descontrole contábil dentro da empresa e outros. Destacamos alguns pontos para que você entenda as reais consequências nessa situação.
Atrasos no pagamento
Sem a nota fiscal em mãos, você terá dificuldades em comprovar a compra ou a prestação de serviços, podendo levar a atrasos no pagamento, já que credores ou fornecedores podem questionar a validade da transação. Essa situação se torna pior quando há prazos de pagamento pré-estabelecidos.
Isso pode prejudicar a capacidade de obter prazos mais favoráveis e a relação com fornecedores. O resultado é o impacto negativo na sua reputação diante do mercado.
Recebimento de mercadorias erradas
Sem a documentação adequada para comprovar as especificações da compra, a sua empresa vai enfrentar o desafio de identificar os erros no momento da entrega, podendo sofrer atrasos operacionais e até paralisação.
Além disso, perder a nota fiscal ocasiona custos adicionais, como devolução dos produtos e frete extra, resultando em prejuízo financeiro e desperdício de tempo.
Para evitar o recebimento de mercadorias erradas, considere digitalizar e arquivar todos os documentos em um único lugar. Falaremos sobre o assunto a seguir, fique atento.
Declarações erradas, risco de multas
A ausência de notas fiscais pode levar a erros em sua contabilidade e declarações fiscais. Isso aumenta o risco de multas e penalidades por parte da Receita Federal.
A perda de notas fiscais também pode resultar na emissão de declarações erradas ao fisco, o que por sua vez pode expor a sua empresa ao risco de multas, penalidades e até sanções. Além disso, sem as notas fiscais para comprovar todas as transações, uma organização enfrentará dificuldades para fazer e analisar relatórios financeiros com exatidão.
A consequência é a grande probabilidade de cometer erros ao declarar impostos, bem como ao cumprir outras obrigações fiscais. Por isso, na época de realizar as auditorias fiscais, as diferenças serão grandes e as consequências também.
Pagamentos indevidos
A ausência de documentação apropriada dificulta a checagem das transações passadas, criando a possibilidade de pagamentos duplicados por produtos ou serviços já quitados.
O perigo aqui está nas despesas adicionais e como irão afetar negativamente o fluxo de caixa da empresa. Essa situação é agravada pela dificuldade em rastrear e reconciliar pagamentos, criando desafios contábeis e dificultando a identificação de discrepâncias financeiras.
Como fazer uma gestão otimizada e não perder mais notas fiscais
Agora que você entende a importância de manter suas notas fiscais organizadas e como lidar com as perdas delas, considere adotar boas práticas para evitar dores de cabeça no futuro. Algumas dicas são:
- Você pode digitalizar as notas fiscais e manter as cópias em um local seguro, como um drive ou na nuvem;
- Promova treinamentos para educar a equipe quanto a importância de manter registros e das consequências da perda desses documentos;
- Caso queira manter a papelada, deixe tudo bem organizado, mas saiba que no meio digital há mais eficiência;
- Para obter mais agilidade no armazenamento, que tal implementar sistemas especializados em gestão fiscal? A Arquivei pode ajudar você nessa tarefa.
A plataforma da Arquivei oferece um conjunto de ferramentas e funcionalidades para simplificar os processos da sua empresa, como a integração dos departamentos e gerenciamento das notas fiscais eletrônicas. Todos os recursos do programa são voltados para negócios de todo porte: de pequenos a grandes organizações.
Ao optar pela Arquivei, sua equipe pode digitalizar e armazenar suas notas fiscais em um ambiente seguro e de fácil acesso — a nuvem. Ela pode ser acessada de qualquer lugar e dispositivo, a qualquer momento. Para obter ainda mais praticidade, é possível realizar buscas por palavras-chave, mesmo com grandes volumes de documentos.
E não acaba por aqui. A Arquivei também automatiza a captura de notas fiscais diretamente da Receita Federal, evitando a perda desse documento tão importante e economizando tempo para sua equipe. Há também a geração de relatórios detalhados de compra e venda para facilitar o controle financeiro e a conformidade com as obrigações fiscais.
Pequenos empreendedores não podem perder a oportunidade de organizar e armazenar os documentos com mais facilidade e praticidade. Com a Arquivei você vai deixar de falar “perdi a nota fiscal, o que fazer?”, para “todas as notas estão a poucos cliques de mim e da minha equipe”. Clique e experimente a ferramenta grátis para pequenas empresas.
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