XML e NFe: o guia completo e suas atualizações

O arquivo XML da NFe é o formato digital da nota fiscal eletrônica emitida nas vendas de produtos.
Mas afinal, o que é exatamente um XML? Qual a diferença entre esse arquivo e a nota fiscal eletrônica? E onde entra o DANFE nessa história?

Diante de tantas dúvidas, reunimos todas as respostas que você procura em um guia completo sobre o XML da NFe.

Com a evolução tecnológica e as mudanças na sociedade, as profissões também passam por transformações e atualizações, com intuito de inovar e desenvolver ferramentas de apoio para o exercício das atividades. 

Os profissionais contábeis são intermediadores da relação entre empresários, organizações e fiscos. Assim, para apresentar e realizar os registros contábeis e fiscais, o contabilista conta com o auxílio da tecnologia e seus sistemas informatizados, a fim de garantir a segurança no cumprimento das obrigações e atender às regras da legislação.

Nesse contexto, em 2007 foi oficialmente instituído o Projeto SPED, com a proposta de modernizar, simplificar e inovar a geração de dados para os fiscos federal, estadual e municipal. Houve, então, a substituição dos documentos impressos por documentos digitais emitidos e armazenados eletronicamente.

Diante desse cenário, este artigo traz detalhes sobre duas principais inovações: a nota fiscal eletrônica e o arquivo XML. Confira!

1. O que é o XML da NFe e qual é a sua importância?

O projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica foram instituídos em 2005, em todos os estados do território nacional. Dessa forma, as notas fiscais que anteriormente eram impressas em formulários autorizados pelo fisco e armazenadas em meios físicos, passaram por alterações, tendo a emissão de maneira eletrônica e armazenamento digital.

Ao emitir a nota fiscal eletrônica, o sistema gera um arquivo chamado XML, que é a abreviação de “eXtensible Markup Language”. Trata-se de um modelo de arquivo digital com estrutura para organizar os dados escolhidos para apresentar informações de atendimento aos padrões de emissão da nota fiscal eletrônica. 

1.1 Validações no arquivo XML 

O arquivo conterá a assinatura digital gerada a partir de um certificado e da autorização validada pela administração tributária, além de todos os dados com relação à operação que será acobertada: dados do emitente, destinatário, transporte, mercadorias e o tipo de operação efetuada etc.

Vale ressaltar que as validações no arquivo XML ocorrem na sequência estrutural, ou seja, no layout do arquivo, verificando se os campos obrigatórios estão preenchidos. 

Nesse caso, não é validado o preenchimento com relação à legislação fiscal e tributária da unidade federada, sendo que para aplicar essas informações, a responsabilidade é do contribuinte no preenchimento e na parametrização desses dados no programa emissor da nota fiscal eletrônica.

Se o arquivo atender todos os requisitos solicitados e contar com todos os campos preenchidos, o emitente receberá o retorno do arquivo com a Autorização de Uso. Assim, poderá imprimir o documento em papel DANFE para enviar ao destinatário junto com a operação comercial e/ou o trânsito das mercadorias.

Da mesma maneira, o arquivo XML deve ser disponibilizado para o destinatário e armazenado pelo emitente, em atendimento à legislação pelo prazo de 05 (cinco) anos e, ainda, deverá ser apresentado ao fisco em atendimento à notificação pela administração tributária. 

2. A importância do XML na Rotina Fiscal e na Contabilidade em geral

A contabilidade é uma ciência que existe há milhares de anos, a qual organiza, registra, demonstra e analisa as variações do patrimônio com o objetivo de mensurar e controlar as operações mercantis. 

Nesse sentido, ela é responsável por manter registros, organizar dados que afetam o patrimônio da empresa, expor em seus relatórios e demonstrações aos usuários uma visão geral da organização e, inclusive, auxiliar os gestores nas tomadas de decisões.

Dada a evolução tecnológica, os registros fiscais e contábeis passaram por inovações, contando principalmente com o apoio de sistemas informatizados. 

Conforme já citado, os dados que anteriormente eram registrados de maneira manual, escritos em livros fiscais e contábeis, autenticados e guardados fisicamente, sendo disponibilizados ao fisco em caso de notificações, foram convertidos em livros de versão digital, transmitidos, assinados e armazenados eletronicamente. 

Essa alteração aconteceu em decorrência da modernização e do desenvolvimento das informações prestadas ao fisco, de maneira a agilizar a recepção e o acompanhamento das operações ocorridas nas empresas.

2.1 Figura 1: Informações prestadas ao fisco

      Fonte: Liliane Teixeira, Vamos Escrever para Arquivei, agosto de 2021

Dessa maneira, para realizar o controle fiscal e contábil, os registros podem ser automatizados após realizadas as configurações nos sistemas internos para a integração financeira, contábil e fiscal. Nesse contexto, as notas fiscais eletrônicas, emitidas e recebidas, podem ser importadas e escrituradas a partir do arquivo XML da NFe. 

Por sua vez, isso cumpre a segurança e a padronização de informações a fim de minimizar erros ou incorreções nos registros fiscais e contábeis, trazendo maior confiabilidade e agilidade ao processo. 

Contudo, essa mudança não substitui de maneira alguma o papel do profissional contábil, já que ele é responsável por acompanhar todo esse cenário de inovação e as respectivas atualizações da legislação para parametrizar devidamente o sistema e minimizar erros, falhas ou incorreções nos relatórios e declarações que serão gerados, além de interpretar os dados para orientar os gestores.

3. Como consultar XML da NFe? 

As informações organizadas nessa extensão de arquivo podem ser visualizadas      com a opção “bloco de notas”, “editor de texto” e também na versão “HTML”. Porém, devido a sua organização, fica complicado identificar determinadas informações, sendo necessário um programa de apoio. No caso da nota fiscal eletrônica, é preciso ter um visualizador para a versão “DANFE”.

Cada campo para preenchimento no arquivo XML é denominado TAG, e para a mitigação dos erros no preenchimento é preciso atender o que está disposto no manual, com a quantidade de caracteres e os dados para atendimento às situações previstas na legislação. Inclusive, o manual de orientação do contribuinte possui as especificações necessárias para atender os campos no XML  de acordo com a nota fiscal eletrônica.

Já a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) poderá ser consultada informando a sua chave de acesso (impressa no DANFE ou disponível no XML) no site da SEFAZ da unidade federada de origem da operação ou no Portal Nacional da NF-e. Para realizar a Consulta Completa ou o Download do arquivo XML, será necessária a certificação digital.

Atualmente, existem sistemas disponíveis no mercado – como a plataforma Arquivei – que realizam a consulta automática e a importação do arquivo XML, facilitando a organização e o gerenciamento dos arquivos para armazenamento. 

Para recuperar os arquivos XML, a orientação da Secretaria da Fazenda é que a responsabilidade fica a cargo do contribuinte. Sendo assim, é necessário realizar o backup dos documentos eletrônicos e manter a guarda dos arquivos.

4. Quais são as multas por falta de XML?

Em regra, emitente e destinatário são obrigados a manter a guarda dos documentos fiscais conforme o prazo estipulado na legislação. Além disso, são responsáveis por verificar a autenticidade e a existência da autorização de uso no caso da NF-e.

A falta do XML pode acarretar multas e autuações, sendo o valor definido em cada unidade federada. No estado de São Paulo, por exemplo, o art. 527 do RICMS-SP/00, em seu inciso IV, aborda as infrações relativas a documentos e impressos fiscais, estipulando multa de 15 UFESPs (sendo que em 2022 a UFESP tem valor de R$ 31,97), ou seja, multa no valor de R$ 479,55 por documento. Ainda, no inciso XI há previsão para multas pela falta de apresentação de documentos comerciais e outros não exibidos à autoridade fiscalizadora.

Dado o exposto, nota-se que a modernização do ambiente contábil trouxe diversos benefícios, principalmente a partir do projeto SPED, que promoveu agilidade, segurança, transparência, confiabilidade nas operações com nota fiscal eletrônica, eliminação de papel e a possibilidade do cruzamento eletrônico das informações. Todas essas inovações buscam minimizar erros ou irregularidades nas operações a partir do armazenamento e controle dos arquivos XML. 

Por outro lado, para o profissional contábil é exigido cada vez mais atualização e conhecimentos específicos, para que ele possa gerar informações assertivas e orientar as empresas. Portanto, a contínua capacitação desse profissional é essencial para manter a regularidade das atividades e a competitividade no mercado.

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