A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é a gestão do Governo sobre o controle da atividade trabalhista no país, o recolhimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho e a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.
Veja mais detalhes:
Quem deve elaborar e entregar a RAIS
Todo estabelecimento que possui funcionários deve fornecer ao Ministério do Trabalho (MTb) as informações referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, por meio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).
São eles:
- todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
- todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- condomínios e sociedades civis;
- empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base; e
- filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
Existem observações acerca de pessoas jurídicas na entrega da Rais:
O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), conforme parágrafo único do art. 2 o do Decreto nº 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados;
RAIS Negativa
Empresas inscritas no CNPJ com ou sem empregados que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
O estabelecimento inscrito no CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa;
A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho)
Estabelecimento/entidade inscrito(a) no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI as informações devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informações devem ser declaradas no CNPJ. No caso da declaração ser prestada no CEI, deve haver também a declaração da RAIS NEGATIVA do CNPJ.
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Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
O Layout da RAIS 2018 (ano-base 2017)
Ao executar o programa GDRais 2017 – 1.4, deve-se clicar em:
- Declaração
- Nova
Informações Cadastrais
A primeira tela do layout para preenchimento do Rais é referente à informações cadastrais da empresa, nesta tela é necessário indicar:
- Tipo de inscrição ( CNPJ/CEI)
- Número
- Razão Social
- Tipo de Declaração (com empregados ou sem empregados)
- Encerramento de atividade (se houve e a data do encerramento)
- O estabelecimento/entidade exerceu atividade no ano-base (sim ou não)
- Endereço completo
- Telefones
- Identificação para uso da empresa
Informações Econômicas
A segunda tela refere-se à INFORMAÇÕES ECONÔMICAS da empresa (referente à CNAE):
- Principal atividade econômico do estabelecimento (código)
- Natureza jurídica que caracteriza o estabelecimento
- Número de proprietários da empresa
- Data-base da maioria dos empregados
- Selecionar o porte da empresa (Microempresa, Empresa de Pequeno Porte ou Empresa/órgão não classificado nos itens anteriores
- Optante pelo Simples (sim ou não)
Prog. Alimentação do Trabalhador
- Informação sobre o tipo de controle de ponto (código)
- informar se empresa participa do PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), sim ou não
- Informar número de trabalhadores beneficiados pelo PAT, nesta opção é necessário informar a quantidade de funcionários que recebem menos de 5 salários mínimos e quantos recebem mais de 5 salários mínimos.
- Distribuição (informar como é fornecido o alimento aos funcionários)
Contribuições Sindicais (Patronais)
A última tela a ser preenchida é sobre Contribuições Sindicais (Patronais)
Nesta tela é necessário comunicar:
- Se o recolhimento da Contribuição Sindical foi centralizado em outro estabelecimento (matriz ou filial)
- Se houve Contribuição Associativa e valor
- Se houve Contribuição Assistencial e valor
- Se houve Contribuição Confederativa e valor
Transmissão
Após o preenchimento de todas as informações solicitadas, é necessário salvar e, caso haja alguma divergência ou falta de dados, o próprio sistema irá mostrar uma mensagem de erro e o que corrigir.
Ao indicar todas as ocorrências e salvar a Declaração, é necessário realizar a TRANSMISSÃO, pois sem realizá-la, o preenchimento de todos os dados será inútil.
Ainda é válido lembrar que é importante guardar o número de protocolo (opção na mesma aba de transmissão) para que sirva de comprovante no caso de problemas futuros e consultas.
Prazo para entrega da Rais
A declaração da RAIS 2018 ano-base 2017 inicia-se no dia 23 de janeiro de 2018 e encerra-se no dia 23 de março de 2018.
Conclusão
Apesar de haver muitos detalhes para informar a RAIS, o programa é relativamente simples e evita erros de compreensão.
À partir do momento que a empresa tem uma gestão eficiente em relação à seus registros durante o ano, é mais fácil transmitir esses dados para o sistema que o Governo disponibiliza e estar em acordo com mais esta obrigação.
Para que o estabelecimento não sofra sanções que resultem em multas deve-se estar em constante vigilância acerca de todos os seus documentos, inclusive documentos fiscais.
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