Conhecer todos os detalhes das notas fiscais é essencial para todas as empresas, não importa o porte ou o segmento. Afinal, é através dessas notas que são documentadas as transações de compra, venda e entrega. E entre os detalhes mais importantes está o número da nota fiscal.
E não pense que se trata de uma sequência aleatória de números. Essa série de algarismos funciona como um registro do seu negócio, armazenando todas as informações da transação.
Neste artigo, você vai entender melhor como o número da nota fiscal é composto, onde encontrá-lo e como fazer a captação automática de NFes no seu negócio.
O que é o número da nota fiscal?
Se você tem uma empresa ou é um microempreendedor individual, lida regularmente com notas fiscais no dia a dia. E entre os detalhes que você deve manipular é o número da nota fiscal.
Mas você já se perguntou o que exatamente esse número é e o que ele representa?
O número da nota fiscal é uma sequência numérica de 9 dígitos, que vai de 000001 a 999999. Esse número funciona como controle de notas saídas, diferenciando um documento fiscal do outro — não existem duas notas fiscais com o mesmo número.
Por meio dessa sequência de algarismos, você consegue controlar todas as transações realizadas pela empresa e acompanhar de perto quanto dinheiro está saindo e entrando no seu negócio.
Além do controle financeiro, o número da nota fiscal também ajuda no cumprimento das obrigações fiscais. Isso porque os órgãos governamentais usam esse dado para acompanhar e validar as transações das empresas e garantir que os impostos estão sendo pagos corretamente.
Onde achar o número da nota fiscal?
Agora você já sabe o que é o número da nota fiscal. Confira agora como encontrar esse dado no documento fiscal:
O número da nota fiscal na NFe
O número da nota fica localizado na parte superior do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica).
O Danfe é a representação visual da nota, com as principais informações da empresa, produto, destinatário etc. O Danfe é normalmente enviado via e-mail ou entregue em papel no ato da compra.
Veja um exemplo de Danfe abaixo:
Os números com destaque azul são os números da nota (000.000.123), logo abaixo está o número de série (000). Pode-se perceber que ele está localizado no canto superior direito e também ao centro do Danfe também na parte superior do documento. Ao lado aparece o código de barras e abaixo encontra-se a chave de acesso.
O número da nota na NFSe
Assim como na NFe, o número da nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe) também está localizado abaixo do título do documento. Além disso, o número pode ser encontrado no arquivo XML da nota fiscal.
Confira, abaixo, um exemplo de NFSe:
[IMAGEM]
O número da nota na nota fiscal impressa
As notas fiscais em papel são um pouco diferentes. Se a empresa ainda imprime esse tipo de documento, o número da nota fiscal pode ser encontrado no canto superior direito.
A sequência pode ser identificada como “Número da Nota” ou “Nº da Nota”.
Como o número da NFe é composto?
Como explicamos, o número da nota fiscal é aleatório e possui até nove dígitos, além de ser único para cada documento. Porém, dentro da chave de acesso, existe uma outra sequência numérica que deve ter uma definição preestabelecida que identifica a maneira como o documento foi emitido.
Esses número pré-estabelecidos se iniciam no 21° dígito. O 21° e 22° representam o modelo da nota: NFe (55), NFCe (65) e CTe (57). Logo depois aparece a série da nota, (001, 002, 003, 004… 010, 011,) e depois vem o próprio número da nota com nove dígitos e o restante segue a outra numeração variada da nota.
Por exemplo: uma chave de acesso de uma NFe, da série 24, com o número da nota fiscal sendo 000 365 709 será assim: Por exemplo, uma primeira NFe, da série 1, de número terá o seguinte número: 0000 0000 0000 0000 0000 5502 4000 3657 0919 0000.
Esse número grifado é, portanto, o número da nota completo com modelo e série, dentro da chave de acesso.
Captação automática de NFes
O número da nota fiscal não é apenas uma sequência aleatória de algarismos. Trata-se de um importante elemento para o controle financeiro e a conformidade fiscal de uma empresa. Por isso, a boa gestão dessas informações pode ajudar no bom funcionamento do seu negócio, além de evitar pendências com as autoridades fiscais e multas.
Se você realiza a consulta de forma manual via portal da Sefaz, inserir a chave de acesso manualmente, nota por nota, pode ser custoso, demorado e deixar a sua empresa sujeita a erros.
Nesse sentido, contar com um sistema de gestão fiscal faz toda a diferença. Com o Arquivei, por exemplo, você consegue consultar as notas fiscais de uma maneira bem mais rápida, sem precisar digitar vários números.
O Arquivei localiza todas as notas fiscais que são emitidas para o CNPJ da sua empresa automaticamente. Basta cadastrar o CNPJ na plataforma para acompanhar o status de todos os documentos fiscais emitidos contra o seu negócio. É rápido, fácil e te previne de autuações e erros.
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