Usando o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) da sua empresa e o Certificado Digital A1 ou A3, você pode facilitar a consulta às Notas Fiscais eletrônicas sem precisar das Chaves de Acesso. O artigo ensina dois caminhos: o caminho das pedras e o caminho automatizado.
A Secretaria da Fazenda (Sefaz) permite consulta e download das NFes gratuitamente através de um software próprio. Ao usar este software público online, é necessário possuir o certificado digital (A1 ou A3) da empresa e a versão adequada do Java instalado.
Como usar o aplicativo da SEFAZ
Vale lembrar que este é o caminho mais longo para consulta.
O caminho das pedras é justamente utilizar o aplicativo da Sefaz. Existem outras opções como o Arquivei que permitem a consulta sem a Chave de Acesso, além de contar com outras ferramentas como a manifestação do destinatário e monitoramento de Cartas de Correção e Notas Canceladas.
Para saber como funciona clique aqui e descubra forma mais rápida com o Arquivei.
O aplicativo está disponível para internet para download. Então, para usar o app, siga estas instruções:
- Realize o download do aplicativo
- Caso você não tenha ele em seu computador, siga estas instruções para a instalação do Java
- Instale a abra o app
Ao abrir o programa, você precisa cadastrar e iniciar o Destinatário (nossa empresa). No software, é possível cadastrar diferentes empresas no aplicativo. Ao colocar os dados, é necessário que identificar qual destinatário será utilizado no cadastro. É possível acessar a tela de cadastro através do menu “Sistema – Destinatário”. Vá também na opção Incluir, preencha corretamente os campos e clique no mesmo botão.
Dentro da tela de cadastro de destinatário, selecione um deles e clique no botão iniciar.
A consulta de NFe pode ser feita ao cadastrar um certificado digital. A área de inclusão de certificados digitais é visível através do menu “Sistemas” -> “Certificados”. Se você usa um certificado A1, selecione a aba “Certificados A1 (Arquivo)”, clique no botão incluir, selecione seu certificado e insira sua respectiva senha.
No caso de você possuir um certificado A3, é possível:
- Incluir Manualmente: Selecione o arquivo do driver dispositivo (extensão *.dll ou *.so) para que ela seja efetuada
- Incluir via Busca Automática – o aplicativo procura o arquivo de driver do dispositivo automaticamente e te informa. O dispositivo (token/smart card) precisa estar conectado ao seu computador para que seja localizado
Ao encontrar o driver, insira a senha. Isso deve adiantar.
Agora que está cadastrado, no menu “Manifestação Destinatário” -> “Gerenciar Manifestação”, clique em “Pesquisar NFe” e selecione o tipo de consulta que for a ideal. Desta forma, todas as notas emitidas para seu CNPJ no período consultado foram incluídas no aplicativo.
O download do arquivo XML só pode ser efetuado após a “Ciência da Emissão” ou “Confirmação da Operação”. Dentro destas opções do programa, somente 10 arquivos de XML podem ser baixados a cada acionamento da ferramenta.
A consulta e o download de NFes custam tempo e, portanto, dinheiro. São problemas que se agravam no caso de grandes companhias com fluxo de caixa constante e muitas notas emitidas. As complicações aumentam quando há mais de um CNPJ.
Mas há como solucionar isso.
O caminho automatizado para consultar NFe pelo CNPJ
Você sofre menos neste processo se tiver o Arquivei ao seu lado. A plataforma é capaz de fazer uma gestão eficaz de Notas Fiscais e pensa além da consulta e download de XMLs, permitindo o monitoramento de NFes, CTes e NFSes direto da Sefaz.
O programa está conectado em mais de 150 prefeituras e entende que seu tempo é dinheiro. Com o Arquivei, você não perde tempo ligando para cobrar o fornecedor ou a transportadora, no caso dos CTes. Se a equipe de contabilidade perder um minuto por nota no site da Sefaz, num mundo ideal, perderá muito do cotidiano sem poder mexer em várias NFes ao mesmo tempo. Serve para evitar também perder XML por e-mail, em meio de tantas mensagens.
Sem a necessidade das chaves de acesso como nos sites do governo, o Arquivei consulta todas suas NFes disponíveis diretamente da Sefaz, garantindo sua validade jurídica. A consulta de NFes feita pelo Arquivei, é feita em lote, ou seja, permite que a empresa consulte diversas notas fiscais eletrônicas recebidas em sua base de dados, em grande quantidade.
Os recursos disponíveis reduzem o tempo e permitem a reunião completa dos arquivos para a entrega do SPED. O Arquivei mostra a NFe como DANFe, em PDF.
Na organização dos documentos, a aplicação de etiquetas da plataforma foi implementada para facilitar a vida da empresa na hora de distinguir do que se trata especificamente aquela nota selecionada. É possível enviar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) também por e-mail. Pode-se solicitar a impressão e baixá-lo em PDF ou em arquivo XML.
Caso a NFe consultada tenha algum Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), é possível ver o seu Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) e o arquivo XML. O contrário também acontece dentro do Arquivei, pois caso você esteja vendo seus CTes consultados é possível saber qual NFe está relacionada ao arquivo.
Para sua segurança, o Arquivei permite com o “Log de Operações” saber qual usuário visualizou aquela NFe por último e quais suas ações. Dá pra saber quem baixou a NFe, manifestou, aplicou alguma etiqueta, entre outras ações rastreáveis.
Há também funcionalidades que aumentam a lucratividade. Entre as NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa. A mensuração pode ser por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo. Contratos renegociados podem ser mais baratos e mais efetivos.
As NFSes recebidas podem indicar para sua empresa se existe alguma área da empresa que está queimando orçamento com serviços caros e recorrentes. As operações podem ser substituídas por um profissional contratado dentro da empresa para reduzir custos a longo prazo. Um contrato fixo com uma companhia de serviços que pode cobrar mais barato do que serviços avulsos.
O Arquivei torna a informação acessível direto do navegador para todos os departamentos da sua empresa. Os dados podem ser centralizados, pois todos XMLs de todas as empresas e fazer o cuprimento da Lei da Guarda das Notas através do armazenamento em nuvem. Isso dá garantia de segurança, além da possibilidade fazer o Fechamento do Mês na integração dos sistemas online.
No departamento de compras, você precisa ter o código de barras dos produtos na própria DANFe. Desta forma, é possível saber quando o fornecedor carregou o caminhão, gerando relatórios de CTes x NFes e controle a entrada de produtos com aplicativo mobile.
Dentro do departamento financeiro, a empresa pode encontrar notas pelo número do boleto, fazer buscas e relatórios Inteligentes e ainda é alertada sobre Notas Canceladas e Corrigidas do Arquivei. Através de algumas das vantagens que citamos acima, como os relatórios de CTes x NFes, Controle de Devoluções, Integração com Sistemas e o gerenciamento da entrada de produtos no celular, é possível fazer a logística mais fácil e melhor planejada.
Fica o convite para você conhecer o Arquivei e experimentar a consulta de Notas sem chaves de acesso ou de correr atrás de fornecedores!
Considerando todas as informações prestadas aqui, com auxílio ou não do site da Sefaz, o CNPJ da sua empresa é suficiente para fazer um monitoramento inteligente do setor contábil da sua empresa. No entanto, se você quiser poupar dinheiro e aumentar a eficiência corporativa, não deixe de desfrutar dos recursos do Arquivei.
