Como consultar notas fiscais emitidas para o meu CNPJ?

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Há duas formas de consultar Notas Fiscais pelo CNPJ, o caminho automatizado te traz mais agilidade na busca de Documentos Fiscais. Confira os dois jeitos:

Por que consultar notas emitidas no seu CNPJ periodicamente?

A Consulta de notas é um processo indispensável que deve fazer parte da rotina de todas as empresas.

Consultar Notas Fiscais é importante para manter o SPED fiscal em dia, se prevenir de fraudes, acompanhar as transações da empresa etc.

Sem acompanhar as notas emitidas contra o CNPJ da empresa não é possível saber se o seu negócio está sofrendo com notas frias. Além disso, receber as notas em tempo real adianta a contabilidade, aumenta a organização da empresa e contribui pro compliance.

Para isso, existem duas formas de se consultar Notas Fiscais através do CNPJ, de forma manual pela Sefaz ou automaticamente, de maneira muito prática através do Arquivei. 
Neste texto, te ensinamos estes dois caminhos para consultar notas fiscais através do CNPJ.

Confira:

Como consultar Notas Fiscais pelo CNPJ na Sefaz?

Este é o caminho mais longo para consultar notas fiscais, pois o sistema da Sefaz disponibiliza uma área para consulta apenas manual de documentos fiscais utilizando CNPJ.

Ou seja, dessa forma, você precisa digitar códigos, clicar em diversos botões, tomar cuidado com erros e acessar apenas um documento por vez.

Então, esse método é ideal apenas para quem deseja consultar a média de uma nota por semana, por exemplo. Caso contrário, a consulta estará sujeita a erros, retrabalho e processos repetitivos.

Porém, como dissemos acima, o Arquivei, plataforma de gestão fiscal inteligente, permite a consulta de documentos fiscais (NFe, CTe, NFSe, NFCe) de forma automática e sem necessidade de digitar chave de acesso. Explicaremos com mais detalhes sobre esse caminho no próximo tópico!

Para consultar notas fiscais de forma manual na Sefaz, acesse o portal e se direciona para o serviço de consulta marcado em vermelho.

Na Sefaz, para a consulta única, não é possível consultar notas fiscais pelo CNPJ e sim através da chave de acesso da nota. Após acessar a área de consulta, será necessário preencher no campo disponível os 44 dígitos da nota fiscal que se deseja consultar. Ou seja, pela Sefaz, só é possível consultar notas fiscais se você tiver acesso a chave de acesso.

Após cumprir essas duas etapas, a Sefaz te disponibilizará os dados da nota para serem consultados. Para conferir como acessar o histórico completo do documento, acesse:

⏩ Consultar histórico de notas fiscais usando o CNPJ

Como consultar notas emitidas para o CNPJ com a Arquivei

Você sofre menos nesse processo se tiver o Arquivei ao seu lado – o caminho automatizado.

A plataforma do Arquivei é capaz de fazer uma gestão eficaz de Notas Fiscais e vai além de apenas realizar a consulta e download de XMLs, permitindo o monitoramento de NFes, CTes e NFSes direto da Sefaz em tempo real!

Para consultar notas fiscais pelo CNPJ com o Arquivei é simples, basta cadastrar uma única vez o certificado digital e o seu CNPJ na plataforma, que as notas emitidas contra a empresa serão exibidas automaticamente em tempo real.

Sim, é só isso! Sem depender de fornecedor, sem precisar digitar código. Você faz os filtros que desejar e tem acesso fácil às notas que foram emitidas contra o CNPJ da empresa:

Vantagens de consultar notas fiscais com o Arquivei

Com o Arquivei, você não perde tempo ligando para cobrar o fornecedor ou a transportadora, no caso dos CTes, quando precisa consultar notas fiscais pelo CNPJ.

Além disso, você ainda pode fazer um teste grátis na ferramenta e utilizá-la por 7 dias. Assim, você consegue consultar notas emitidas contra CNPJ e ver na prática a facilidade que o Arquivei traz para a sua rotina.

A plataforma tem diversos benefícios, um deles é o aumento drástico da produtividade. Hoje a equipe de contabilidade perde mais de um minuto por nota para fazer a consulta no site da Sefaz, quando não há erros, se algum número é digitado errado, o trabalho deve ser refeito. Além da demora, não é possível consultar várias notas fiscais de uma só vez, por lote.

Já no Arquivei, a consulta das notas pode ser feita em lote, acessando várias notas ao mesmo tempo. E todo o acesso é feito em poucos segundos, sem perder tempo com digitação ou eventuais erros. Além disso, na plataforma, os XMLs estão seguros, não se perdem nos e-mails. Tudo fica armazenado pelo período previsto em lei, de cinco anos.

Prático, rápido e fácil. Sem erros e sem perder notas!

Menos riscos com notas frias

Consultar as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da sua empresa automaticamente é uma prática que ajuda a prevenir notas fiscais frias e diminuir outros tipos de riscos fiscais.

Estar sempre verificando em tempo a real as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa, é possível confirmar a veracidade das transações comerciais. Isso reduz significativamente a possibilidade de receber notas fiscais falsas ou irregulares, protegendo sua empresa de possíveis fraudes.

Além disso, a consulta das notas fiscais permite identificar duplicidades. Ao analisar as notas emitidas, é possível verificar se uma mesma nota fiscal foi apresentada mais de uma vez. Identificar essas duplicidades possibilita tomar medidas preventivas para evitar problemas futuros e garantir a integridade das informações fiscais da empresa.

Outro benefício da consulta é o controle de transações não autorizadas. Ao acompanhar as notas fiscais emitidas em seu CNPJ, você pode identificar se houve emissão de notas fiscais sem a sua autorização. Essa prática ajuda a evitar fraudes em que terceiros utilizam indevidamente o CNPJ da empresa para emitir notas fiscais e realizar transações comerciais sem o seu conhecimento.

Por fim, ao consultar as notas fiscais, você garante o cumprimento das obrigações fiscais. Ao manter o controle e registro adequados das transações comerciais, você pode garantir que todas as informações estejam devidamente registradas e informadas aos órgãos fiscais competentes. Isso ajuda a manter a conformidade com as obrigações fiscais e evita problemas legais decorrentes de informações incorretas ou omissões.

Confira como funciona é consultar notas fiscais contra o CNPJ da sua empresa na plataforma Arquivei:

Agilidade e organização de documentos fiscais

É possível programar o envio automático do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe) também por e-mail. Pode-se solicitar a impressão e baixá-lo em PDF ou em arquivo XML.

O Arquivei também mostra a NFe como DANFe, em PDF. Ou seja, você pode converter os XMLs em arquivo PDF e vice-e-versa. Assim, fica muito fácil controle e consultar Notas Fiscais, ainda que em PDF.

Na organização dos documentos, a plataforma permite a aplicação de etiquetas para facilitar a organização da empresa na hora de distinguir do que se trata especificamente aquela nota selecionada.

Caso a NFe consultada tenha algum Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), é possível ver o seu Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico (DACTe) e o arquivo XML. O contrário também acontece dentro do Arquivei, pois, caso você esteja vendo seus CTes consultados, é possível saber qual NFe está relacionada ao arquivo.

O Arquivei vai além de apenas consultar e armazenar notas fiscais! A plataforma entrega estratégias certeiras para o seu negócio. Confira:

Mensuração de custos através das Notas Fiscais

Há também funcionalidades que aumentam a lucratividade da empresa. Entre as NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Ou seja, você recebe uma análise financeira de forma automática:

Além disso, ainda é possível separar as mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa. A mensuração pode ser por custo e por volume de entregas para renegociar contratos.

Através dos dados contidos nas NFSes (Notas Fiscais de Serviços) recebidas, por exemplo, é possível identificar se existe alguma área da empresa que está queimando orçamento com serviços caros e recorrentes.

Assim, é possível analisar se esses gastos podem ser substituídas por um profissional interno da própria empresa ou buscar outra prestador, por exemplo.

⏩ Dados da nota fiscal: fonte de informação valiosa para as empresas

Transparência do processo fiscal para outras áreas da empresa

Para sua segurança, o Arquivei permite com o “Log de Operações” que indica qual usuário cadastrado do time visualizou aquela NFe por último e quais suas ações. Dá pra saber quem baixou a NFe, manifestou, aplicou alguma etiqueta, enviou por e-mail, entre outras ações rastreáveis.

O Arquivei torna as informações acessíveis para todos os departamentos do seu negócio. Os dados podem ser centralizados, pois todos XMLs de todas as empresas e fazer o cumprimento da Lei da Guarda das Notas através do armazenamento em nuvem.

Isso dá garantia de segurança, além da possibilidade fazer o Fechamento do Mês na integração dos sistemas online.

No departamento de compras, você precisa ter o código de barras dos produtos na própria DANFe. Desta forma, é possível saber quando o fornecedor carregou o caminhão, gerando relatórios de CTes x NFes e, ainda, você tem controle sobre a  entrada de produtos com aplicativo mobile.

Dentro do departamento financeiro, a empresa pode encontrar notas pelo número do boleto, fazer buscas e relatórios Inteligentes e, ainda, é alertada sobre Notas Canceladas e Corrigidas do Arquivei.

Quais os recursos que facilitam a consulta de notas no Arquivei?

De forma geral, os recursos disponíveis na plataforma Arquivei reduzem o tempo e permitem a reunião completa dos arquivos necessários para a entrega do SPED ser mais facilitada. Além de facilitar a rotina, acelera processos demorados e trazem informações valiosas para as empresas utilizarem em suas estratégias. Confira:

Envio automático da DANFe por e-mail

Ao integrar as notas fiscais eletrônicas na plataforma, ela processa e armazena os dados relevantes. Com base nas configurações definidas, a Arquivei envia automaticamente o Danfe por e-mail aos destinatários desejados, como clientes e fornecedores.

O Danfe é enviado em formato PDF ou outro formato compatível, facilitando o acesso às informações da nota fiscal para todos envolvidos na operação.

Conversão de XML em PDF (DANFe)

A plataforma também converte os arquivos XMLs em PDF de forma automática e em lote. Ou seja, você pode fazer a conversão em PDF de vários XMLs de uma só vez.

Integrando a Arquivei com ERPs as notas também podem ser importadas automaticamente, facilitando muito a sua rotina.

Consulta de DACTes

Com a Arquivei, também é possível fazer a consulta de diversos documentos fiscais eletrônicos, inclusive CTe.

É possível acessar seus CTes em tempo real sem depender de fornecedores e realizar a manifestação de desacordo de forma simples!

Todos os CTes emitidos contra o seu CNPJ estarão disponíveis automaticamente na plataforma Arquivei. A conexão direta com a Sefaz proporciona a captura dos documentos fiscais sem depender de fornecedores ou transportadoras.

Análises financeiras automáticas

Através das informações contidas nas notas fiscais recebidas e emitidas, a plataforma Arquivei é capaz de fazer análises financeiras automaticamente.

Todos esses dados são utilizados para fornecer informações estratégicas para a empresa, que podem ser utilizada na tomada de deciões.

Você entende melhor seus gastos com financeiros específicos, quais produtos resultam em mais devoluções, quais mercadorias proporcionam maior lucro e muitas outras informações.

Consultar notas fiscais pelo CNPJ nunca foi tão fácil

Já citamos diversos benefícios que o Arquivei proporciona as mais de 100 mil empresas que utilizam a plataforma diariamente.

São muitas outras vantagens que podem ser potencializadas fazem a integração com sistemas ERPs utilizados no seu dia a dia.

Comece a consultar as notas fiscais pelo CNPJ sem trabalho repetitivo ou atrasos. O restante, o Arquivei faz para você! Experimente a plataforma grátis, por 7 dias:

Ou fale com um especialista para tirar todas as suas dúvidas sobre a Arquivei e como podemos te ajudar!