Faz parte de uma gestão contábil e financeira completa entender as mais diversas necessidades, inclusive a busca por integração de sistemas.
A integração de sistemas é uma solução para melhorar a comunicação, geralmente feita por APIs, que são um tipo de “ponte de conexão” para aplicações.
O Arquivei conecta-se a partir de APIs genéricas para integração com ERPs e outros sistemas do cliente, além de outras soluções inovadoras.
Veja abaixo como é feita a integração do Arquivei com outros sistemas e como funciona:
Integração do Arquivei via API
É importante saber que API é Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicações. Para o Arquivei conectar-se com ERPs, por exemplo, são utilizadas APIs genéricas.
O Arquivei disponibiliza a API e esforço em desenvolvimento para ajudar a equipe de T.I da empresa parceira conseguir integrar a plataforma de maneira eficiente.
Arquivei -> API <-> Cliente
O ERP “SAP”, por exemplo, já tem esta integração com o Arquivei. Isto significa que os dois softwares se comunicam e trocam informações de arquivos XMLs dos documentos fiscais consultados.
Abaixo, outras plataformas com as quais o Arquivei se integra:
Veja abaixo como funciona a integração para clientes que não têm disponibilidade de acessar via API:
Integração para os clientes que não têm acesso à API
Uma solução prática e eficiente é o Aplicativo de Download Automático XML do Arquivei. Este app é instalável para que o usuário da conta faça o download diretamente em uma pasta em comum com o ERP.
Também é possível fazer o upload de Notas Fiscais emitidas, do sistema emissor para o app da Arquivei e isto ficará disponível na plataforma.
Ou seja, a entrada e saída de Notas Fiscais fica centralizada no app Download Automático XML. Como um “Dropbox” dos XMLs.
O aplicativo iniciará automaticamente ao ligar seu computador, garantindo que você tenha suas notas sempre atualizadas.
Importar XMLs de Notas Fiscais manualmente
As Notas Fiscais emitidas pela empresa podem ser armazenadas pela plataforma do Arquivei. É bastante simples, basta clicar no menu “Importar XMLs”.
Algumas especificações são requeridas, como:
- O arquivo em formato XML;
- Não ultrapassar 100 XMLs avulsos por mês; ou
- Não ultrapassar 50 mb de arquivo no .ZIP;
- CNPJs e outras informações não reconhecidas pela Arquivei, são negadas;
- Notas duplicadas (enviadas 2 vezes, também são rejeitadas).
No caso dos XMLs importados Nota por Nota no campo “Arraste e solte os XMLs ou ZIPs aqui para fazer o envio”, o resultado da importação é imediato: “Todas as Notas foram aceitas” ou “Algumas Notas não foram aceitas”.
Já no caso dos XMLs importados juntos no .ZIP, o Arquivei faz a conferência de todos os documentos e responde após um tempo.
Integração via e-mail para clientes Arquivei
Outra forma do cliente controlar as Notas Fiscais emitidas é uma configuração do e-mail no arquivo XML.
Em uma certa tag do arquivo XML estará definido o e-mail eu@arquivei.com.br. Desta forma, automaticamente no momento em que uma Nota Fiscais é emitida, o Arquivei recebe a Nota.
Existe a possibilidade de mensagem de erro por formatação do arquivo XML, CNPJ de origem, etc. Mas, por via de regra, essa integração funciona muito bem.
Já, nos casos abaixo (de NFSes emitidas em prefeituras que não têm webservices, por exemplo), ainda não é possível disponibilizar a solução de OCR para todos os clientes. Entenda:
Importação e-mails e PDFs via OCR para consulta de NFSes
A tecnologia OCR (Optical Character Recognition ou Reconhecimento ótico de caracteres) é uma solução para NFSes emitidas por prefeituras que não têm webservices.
Gerado o XML e via API é conectado com o Arquivei, entram na plataforma. Para a saída da NFSe para o SAP da empresa também é feito via API.
Este projeto não está aberto à todos os clientes, atende as necessidades de CNPJs específicos. Porém, é independente se a Nota Fiscal chega por e-mail ou PDF.
Legenda: Importação (captura de e-mail/PDF), OCR, Validação (inconsistências são tratadas por equipe de validação), Padronização (XML de NFSe Abrasf), SAP (entrega).
Validação muitas vezes é feita de forma manual para tratar diferenças e falhas na identificação.
Exemplos de clientes com OCR: MCD, GPA, Claro e FIEMG.
Leia mais sobre consulta de NFSe com OCR.
Segurança da integração
APIs proporcionam a integração de forma muito segura, pois cria-se uma espécie de portão, na qual apenas conjunto específico de informações – definido pela empresa proprietária da aplicação – estará disponível.
O Arquivei preocupa-se com a segurança em todos os níveis, desde a consulta e armazenamento de XMLs de NFe, até a integração da plataforma com outros sistemas.
Atualmente, a segurança que garante o armazenamento em nuvem, por exemplo, é fornecida pelo Google.
Caso você tenha qualquer dúvida sobre o assunto, fale com um consultor e entenda melhor!
Conclusão
“Integrar” é importante para que a comunicação entre sistemas melhore. Para isso, geralmente são feitas pontes de conexão por meio de APIs.
O Arquivei conecta-se a partir de APIs genéricas para integração com ERPs e outros sistemas do cliente, além de outras soluções inovadoras.
Que tal descobrir, na prática, as vantagens da gestão de notas fiscais de serviços? Experimente o Arquivei e surpreenda-se com os benefícios!
