Muitos empreendedores ainda têm dúvidas na hora de definir o que é uma Nota Fiscal eletrônica (NFe) e um Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe). Não se pode confundir os dois, pois a finalidade do DANFe é distinta à da Nota Fiscal, apesar de estarem relacionados. Saiba, neste artigo, tudo sobre esse documento.
1. O que é o DANFe e qual sua importância?
O DANFe é uma representação da Nota Fiscal eletrônica e deve, obrigatoriamente, acompanhar o produto comercializado durante o seu transporte. A representação é simplificada, mas deve conter as informações essenciais de emissor, destinatário, valor dos produtos, chave numérica de 44 dígitos que permite a consulta e download do arquivo XML da NFe, entre outros dados.
O DANFe não tem valor fiscal e não precisa ser arquivado, como a NFe. O documento é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprova a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.
2. Qual o layout do DANFe?
O layout do DANFe online é igual em todo o território nacional. O modelo pode ser acessado no Manual de Integração – Contribuinte no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.
Através do arquivo XML, dentro da plataforma do Arquivei, é possível gerar o DANFe em PDF.
Em apenas um clique a visualização do DANFe estará disponível para aplicação de etiquetas, enviar por e-mail, imprimir o DANFe e até mesmo realizar o download.
A aplicação de etiquetas personalizadas para distinguir as notas com termos, citações a áreas e unidades da empresa pode ser uma funcionalidade útil para muitas empresas criarem segmentações ainda mais avançadas de suas notas além das informações que já existem no XML do documento fiscal. Por exemplo, caso você lide com uma construtora, você pode separar a que obra se refere cada nota, apenas adicionando etiquetas à essas notas.
3. Por que foi criado o DANFe?
O DANFe foi criado juntamente com a NFe e o objetivo é facilitar a consulta da Nota Fiscal pelo Fisco e pelo destinatário. Além disso, comprova a emissão dessas notas e auxilia na redução da sonegação fiscal.
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4. O DANFe pode ser impresso em papel comum?
O Ministério da Fazenda determina que o DANFe deve ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança.
Para imprimir o DANFe rapidamente, basta começar a consultar com o Arquivei. Experimente a plataforma do Arquivei gratuitamente por 7 dias!
5. Como garantir a segurança do DANFe?
A segurança do DANFe se refere à NFe ao qual ele está vinculado. Por meio da chave numérica impressa no documento, é possível verificar se a operação está documentada. O uso de um formulário de segurança para o DANFe só ocorre em casos de contingência, quando o sistema habilitado para emitir a NFe não consegue contato como a Secretaria da Fazenda.
6. A emissão do DANFe é feita por um sistema individual?
O Ministério da Fazenda recomenda que o emissor de Nota Fiscal eletrônica também emita o DANFe, pois não são toleradas divergências de informações entre os documentos.
7. Como emitir o DANFe?
Assim que a NFe for emitida, basta configurar o sistema para migrar as informações e imprimir o documento. Se a transação for feita fora do estabelecimento, o documento deverá ser menor que a folha A4, sendo chamado de “DANFe simplificado”.
8. Quem pode imprimir o DANFe e em que momento ele deve ser impresso?
Antes de despachar o produto vendido, é necessário que a empresa imprima o DANFe para que o documento acompanhe a mercadoria. Só o emissor da nota fiscal pode imprimir o documento, que pode ser reimpresso sempre que for necessário atender obrigações tributárias. Entretanto, nessas reimpressões deverão constar essa informação.
9. É possível imprimir os produtos em mais de um DANFe?
Só pode existir um DANFe por NFe. Se necessário, o documento pode ser emitido em mais de uma folha e o contribuinte pode usar até metade da área do verso para apontar informações que considere importantes. Deve constar, também, o mesmo código de barras representativo da NFe em cada uma das folhas.
10. O DANFe pode conter elementos adicionais?
Não é necessária uma autorização especial para que o emissor adicione informações que considere essenciais no DANFe. É possível, inclusive, constar o logotipo da empresa na folha, desde que o recurso gráfico não atrapalhe a visualização da chave numérica ou a leitura do código de barras.
Vale lembrar que a melhor maneira de gerenciar esses documentos é por meio de um sistema automatizado. O Arquivei tem os recursos ideais na hora de consultar o DANFe e também para a gestão da NFe.
