Você sabia que é muito vantajoso para a sua empresa ter uma API de integração de notas fiscais? Isso porque essa aplicação facilita a entrada e a gestão de notas fiscais com outros departamentos do negócio.
A integração de sistemas ajuda as empresas nas rotinas de trabalho. Conectar os ERPs mais usados no dia a dia com uma API de integração de notas fiscais, por exemplo, faz o time economizar tempo e melhorar a visibilidade de processos.
Neste texto, você vai entender o que é integração entre sistemas, como funciona a API de integração de notas fiscais, a importância, os tipos, qual o melhor tipo de integração para a sua empresa e quais integrações o Arquivei oferece na plataforma de gestão fiscal.
Confira:
O que é integração de sistemas?
Basicamente, a integração entre sistemas é a conexão de um sistema com outro. Assim, é possível trabalhar com os dois sistemas ao mesmo tempo, unindo suas funcionalidades e facilitando as tarefas que são comuns ou têm relação uma com a outra.
Dessa forma, as equipes conseguem trabalhar de forma automatizada e conjunta. Aumentando a produtividade e visibilidade do andamento de processos.
Ou seja, integrar um sistema com outro, nada mais é que unificar softwares com diferentes funções (pagamentos, recursos humanos, relatórios, estoque, compras, notas fiscais etc) para facilitar o dia a dia. Possibilitando, assim, que as informações sejam compartilhadas em vários sistemas da empresa ao mesmo tempo.
Investir em integração de sistemas, atualmente, já é a realidade de muitas empresas. Esse movimento faz parte das empresas que buscam inovação e aprimorar cada vez mais seus processos. Mas para além de acelerar as atividades, integrar os sistemas traz mais transparência e inteligência para o negócio.
Falaremos melhor dos benefícios a seguir:
O que é API de integração de notas fiscais?
Primeiramente, a sigla API significa Application Programming Interface, ou seja, “Interface de Programação de Aplicativos”.
Assim, o propósito da API é criar uma fácil conexão entre plataformas e sistemas. Ou seja, a função de uma API é facilitar o trabalho dos desenvolvedores, diminuindo o esforço em criar novas aplicações. Afinal, através da integração cria-se possibilidades de interações com plataformas diferentes.
Já a API de integração de notas fiscais nada mais é do que a conexão fácil de plataformas de gestão fiscal e consulta de notas como o Arquivei, com ERPs de gestão de processos administrativos, vendas, logística e etc.
Como funciona a API de integração de notas fiscais?
Como dito anteriormente, ao conectar um sistema no outro há maior facilidade nas tarefas. Uma API de integração de notas fiscais parte do mesmo princípio. Com essa aplicação, você pode subir automaticamente todos os XMLs de notas fiscais que foram recebidos numa plataforma de gestão fiscal no seu ERP.
Ou seja, com a integração de XML você recebe as notas fiscais da Sefaz e não precisa se preocupar em subir uma a uma no sistema ERP. Os XMLs irão de forma automática, em lotes.
Mas não para por aí! Poder contar com uma API de integração de notas fiscais facilita muitos outros processos da rotina, como geração da pré nota, validação de pedidos, download de documentos fiscais e escrituração fiscal.
Basicamente, cada conexão com ERP que for realizada através de uma API de integração de notas fiscais vai trazer um benefício diferente para a empresa! Fantástico, né?
Benefícios de utilizar uma API de integração de notas fiscais
A seguir, preparamos uma lista com a importância e vantagens de utilizar uma API de integração de notas fiscais:
- Aumento a produtividade do time
- Mais agilidade aos processos
- Melhoria de interação entre as áreas
- Diminuição de erros manuais
- Contribuição para cumprimento de prazos
- Aumento na transparência de processos entre os times
- Redução de custos
- Melhoria no desempenho do time
De forma geral, automatizar e integrar os processos da empresa, facilita encontrar erros e melhorias nos processos. Assim, o andamento das atividades podem ser melhorados cada vez mais.
Com isso, as áreas podem interagir e visualizar os gargalos e andamento dos processos de forma mais fácil, diminuindo erros na comunicação e aumentando a chance de cumprir prazos.
Assim, com a prática de implementar uma API de integração de notas fiscais na empresa, é possível ter todos esses ganhos e ainda reduzir custos. Afinal, com todos os processos andando bem, com poucos erros e atrasos, a produtividade vira parte da rotina e contribui para o crescimento da empresa.
O Arquivei é uma plataforma de gestão de documentos fiscais e possui uma API de integração de notas fiscais que se conecta a diversos ERPs que facilitam a sua rotina. A seguir, vamos falar mais sobre isso:
Integração para os clientes que já têm acesso à API
O Arquivei preocupa-se com a segurança em todos os níveis, desde a consulta e armazenamento de XMLs de NFe, até a integração da plataforma com outros sistemas.
Atualmente, a segurança que garante o armazenamento em nuvem, por exemplo, é fornecida pelo Google Cloud.
Uma solução prática e eficiente do Arquivei, é o Aplicativo de Download Automático XML do Arquivei. Este app é instalável para que o usuário da conta faça o download diretamente em uma pasta em comum com o ERP.
Também é possível fazer o upload de Notas Fiscais emitidas, do sistema emissor para o app da Arquivei e isto ficará disponível na plataforma.
Ou seja, a entrada e saída de Notas Fiscais fica centralizada no app Download Automático XML. Como um “Dropbox” dos XMLs.
O aplicativo iniciará automaticamente ao ligar seu computador, garantindo que você tenha suas notas sempre atualizadas.
Importar XMLs de Notas Fiscais manualmente
As Notas Fiscais emitidas pela empresa podem ser armazenadas pela plataforma do Arquivei. É bastante simples, basta clicar no menu “Importar XMLs”.
Algumas especificações são requeridas, como:
- O arquivo em formato XML;
- Não ultrapassar 100 XMLs avulsos por mês; ou
- Não ultrapassar 50 mb de arquivo no .ZIP;
- CNPJs e outras informações não reconhecidas pela Arquivei, são negadas;
- Notas duplicadas (enviadas 2 vezes, também são rejeitadas).
No caso dos XMLs importados Nota por Nota no campo “Arraste e solte os XMLs ou ZIPs aqui para fazer o envio”, o resultado da importação é imediato: “Todas as Notas foram aceitas” ou “Algumas Notas não foram aceitas”.
Já no caso dos XMLs importados juntos no .ZIP, o Arquivei faz a conferência de todos os documentos e responde após um tempo.
Integração via e-mail para clientes Arquivei
Outra forma do cliente controlar as Notas Fiscais emitidas é uma configuração do e-mail no arquivo XML.
Em uma certa tag do arquivo XML estará definido o e-mail eu@arquivei.com.br. Desta forma, automaticamente no momento em que uma Nota Fiscais é emitida, o Arquivei recebe a Nota.
Existe a possibilidade de mensagem de erro por formatação do arquivo XML, CNPJ de origem, etc. Mas, por via de regra, essa integração funciona muito bem.
Importação e-mails e PDFs via OCR para consulta de NFSes
A tecnologia OCR (Optical Character Recognition ou Reconhecimento ótico de caracteres) é uma solução para NFSes emitidas por prefeituras que não têm webservices.
Gerado o XML e via API é conectado com o Arquivei, entram na plataforma. Para a saída da NFSe para o SAP da empresa também é feito via API.
Veja o funcionamento abaixo:
Quais ERPs o Arquivei possui API de integração de notas fiscais?
O Arquivei é uma plataforma completa para automação e gerenciamento de documentos fiscais. Ou seja, além de ter acesso automático a todos as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, você armazena esses documentos e faz a gestão dos dados disponíveis nas notas.
Através do Arquivei também é possível fazer a manifestação do destinatário facilitada, realizar conferências, fechamentos e muito mais.
E tudo isso pode ser conectado com os seus ERPs de rotina, trazendo mais facilidade. Confira com quais sistemas o Arquivei possui integração:
Integrações Nativas
- SAP
- Protheus
- Bling
- Tiny
- Omie
- Oracle
- Datasul
Integrações via API
- Alterdata
- Vhsys
- Senior
- Consinco
- Sankhya
- Sage
- Conta Azul
- E muitos outros
SAP
Automatiza o processo de entrada física (MIGO) e fiscal (MIRO) no ERP, evitando erros de digitação e agilizando a escrituração de NFes, CTes e NFSes.
Protheus (Tovts)
Com essa integração, a geração da pré-nota, a validação do pedido com XML e o download das notas fiscais são realizados automaticamente.
Como facilitar a entrada de XMLs no Protheus da Tovts
Qual a melhor integração para a minha empresa?
Como você pode ver, o Arquivei possui a API de integração de notas fiscais com diversos sistemas. Mas como saber qual dessas integrações pode ser melhor para a minha empresa?
De forma geral, todos os sistemas que possui integração com o Arquivei fazem sentido para agregar à rotina com a gestão fiscal.
Então se o seu time utiliza alguma das plataformas disponíveis para integração com o Arquivei, é importante fazer a conexão.
No momento de avaliar qual sistema traria mais benefícios com a API de integração de notas fiscais, tente perceber qual conexão irá diminuir trabalho manual e erros e que vai acelerar processos do time.
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