No universo empresarial, a gestão de notas fiscais é um dos pilares fundamentais para a boa saúde de um negócio. A emissão desse tipo de documento, obrigatório para qualquer pessoa jurídica, garante a segurança das transações e o cumprimento das leis. Mas, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre prazos e penalidades. Afinal, ainda existe multa por nota fiscal atrasada?
O artigo a seguir tira todas as dúvidas acerca da legislação fiscal e o que diz respeito ao atraso e validade de uma NF-e. Vamos lá?
Uma nota fiscal tem validade?
Para responder essa pergunta, é preciso olhar o ponto de vista do interessado. Para o governo, não existe validade para fins fiscais, pois pode ser consultada para apurar impostos, controlar estoques e até auxiliar na defesa do consumidor.
Porém, a NF-e pode perder a relevância no âmbito da garantia de produtos. Por exemplo, se o cliente efetuou uma compra em 2019 e já manifestou o recebimento do produto, podemos dizer que a nota já perdeu a validade na garantia de troca ou estorno do produto.
Para o armazenamento deste documento, o prazo é de cinco anos, como manda a lei. Durante esse tempo, o emissor deve arquivar todas as NF-es emitidas — seja para apresentar ao Fisco, ou até aos clientes.
O que é uma nota fiscal atrasada?
Consideramos atrasada aquela nota fiscal emitida fora do prazo legal estabelecido. Tal prazo vai variar de acordo com o tipo de operação, estado e município onde a transação ocorreu.
É válido lembrar também que deixar de emiti-las é crime! Sendo assim, o vendedor deve lembrar deste detalhe e emitir o documento antes mesmo de enviar a mercadoria ao cliente — evitando problemas com o Fisco no futuro. Ou, por exemplo, se a sua empresa enviou informações equivocadas para a Receita Federal em 2018, você poderá responder por esse delito até 2023.
Nota fiscal atrasada tem multa?
Sim, pode gerar multa para o vendedor, variando de município para município, mas geralmente é de 50% a 100% do valor da venda. Além de multas, o atraso na emissão da Nota Fiscal também pode gerar outros problemas, como:
- Impossibilidade de deduzir créditos fiscais;
- Dificuldade para obter certidões negativas;
- Apreensão de mercadorias em pontos de fiscalização;
- Inscrição na Dívida Ativa da União (DAU);
- Impossibilidade de participar de licitações públicas.
De acordo com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), uma multa por não emitir nota fiscal pode variar entre 10% a 100% do valor da NF autuada. Inclusive, o valor dessas penalidades também pode ser cumulativo. Por isso, torna-se fundamental otimizar esse processo.
Lembrando: desde 2011, toda empresa é obrigada a emitir notas fiscais eletrônicas.
Emissão de nota fiscal retroativa
Pense se você ou seu cliente esqueça de emitir a nota fiscal. A pergunta que fica é: ainda é possível emiti-la? A resposta é sim, com data retroativa. Anos atrás, quando as notas eram emitidas no talão, era possível colocar a data que quisesse no papel – contanto que o contador não tivesse fechado o balanço e repassado para a SEFAZ. Mas hoje em dia a situação é diferente, por ser de forma eletrônica.
E com essa tecnologia nos processos financeiros, o Fisco passou a receber em tempo real as informações constantes nos documentos, sendo possível a análise das tributações e do recolhimento dos impostos de forma muito mais rápida.
Sendo assim, hoje, ao emitir esse documento, o sistema emissor envia para o servidor da SEFAZ em milésimos de segundos. O sistema valida e retorna com a nota emitida ou mostra algum erro na emissão. Caso autorizada, ela é retornada para o emissor através do arquivo XML e o PDF da nota.
Ok, mas e o modo retroativo? De acordo com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, você pode realizar a emissão de nota fiscal retroativa na ausência de outros impedimentos fiscais:
“Atualmente o limite técnico para autorização de NF-e com data retroativa é de 30 (trinta) dias ou outro limite definido pela Unidade da Federação, a contar da data de emissão. Não havendo outros impedimentos fiscais, a empresa poderá emitir a NF-e em questão no início do mês seguinte tão logo seja possível apurar os valores a serem documentados.”
Portanto, esses são os casos em que a sua empresa pode emitir uma nota retroativa:
- Erro na data da emissão do documento original;
- Omissão da emissão;
- Cancelamento do documento original.
Para isso, é necessário seguir os seguintes passos:
- Solicitar a autorização da SEFAZ do município onde a venda foi realizada;
- Emitir a Nota Fiscal retroativa com a data correta da venda;
- Indicar na Nota Fiscal retroativa que se trata de uma emissão retroativa;
- Recolher os impostos e multas devidos.
O que acontece se não emitir nota fiscal?
Como já falamos anteriormente, deixar de emitir uma NF-e é uma infração fiscal muito grave, podendo acarretar sanções e penalidades para o vendedor, como a impossibilidade de participar de licitações públicas e também de obter deduções fiscais.
Conforme a Lei n.º 8.137, de 1990, é crime negar ou deixar de fornecer nota fiscal relativa à venda de mercadoria, ou prestação de serviço
Outras leis que abrangem a regulamentação da emissão de NFes são: Lei Complementar nº 123/2006 (Lei da Liberdade Econômica), Lei nº 8.874/1993 (Lei Kandir), Convênio Nacional ICMS nº 125/2006.
Nesse sentido, se você ainda tem dúvida se nota fiscal atrasada tem multa, o ideal é consultar especialistas em contabilidade para obter informações precisas quanto aos prazos e procedimentos sobre esse assunto.
A Arquivei conta com software completo e atualizado direto da fonte da SEFAZ para nunca mais deixar de emitir uma nota fiscal eletrônica, sabia? Entre em contato com o nosso time e saiba como podemos ajudar o seu negócio.
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