Compliance tributário: importância e implementação

O compliance tributário ou fiscal é o conjunto de medidas que garante conformidade nos processos diários, como tributos a serem pagos e documentação a ser entregue.

O ambiente tributário é complexo e exige a adoção desse tipo de medida. Através da revisão das informações que serão entregues ao Fisco é possível identificar erros que possam gerar multas.

Além disso, segundo a pesquisa Doing Business 2018, o Brasil é a 125ª economia que facilita o crescimento de empresas e realização de negócios. Ainda há muito à melhorar.

Continue lendo abaixo para entender a importância do compliance fiscal, seu significado, casos de sucesso e vantagens do mesmo.

A importância do Compliance tributário e fiscal

O termo compliance tem origem no verbo inglês “to comply”, que traduzido significa cumprir uma norma: agir obedecendo um comando ou regra. Na área fiscal o objetivo é avaliar e organizar os processos fiscais da empresa para que eles estejam em conformidade com a lei.

Muitas empresas não conseguem estruturar a área fiscal da empresa sem o auxílio do compliance tributário pois o número de declarações exigidas é muito grande e a equipe contábil não consegue acompanhar as mudanças tributárias a tempo.

Neste cenário, o compliance se mostra como a melhor alternativa para as empresas, minimizando inclusive os riscos de não cumprirem as obrigações acessórias necessárias (EFD-Reinf, ECD, ECF, etc).

O compliance tributário, se feito com o foco da equipe tributária e contábil pode, inclusive, reduzir os custos da empresa, por conta da menor incidência de multas, e também melhorar o seu posicionamento no mercado.

O avanço do Compliance tributário no Brasil

Desde 2014, a lei anticorrupção no Brasil incentiva empresas a tomar medidas de organização fiscal.

Segundo o site Harvard Business Review Brasil, os programas de compliance que estão sendo criados objetivam cumprir também com as exigências de mercado, pois contratantes multinacionais não veem com bons olhos empresas que estejam “desatentas ao compliance”.

Para saber se uma empresa está de acordo com essas exigências, é feito um background checking (verificação de histórico), principalmente para entender se ela traz riscos no que diz respeito à corrupção.

Ainda segundo reportagem da Harvard Business Review Brasil, outros grupos estão começando a ter consciência da importância dos programas de compliance, mas ainda é muito cedo para avaliar as métricas usadas pelas empresas nacionais.

Gestão e Compliance tributário sob as bênçãos da direção

Assim que o gestor fiscal identifica a necessidade da implantação de uma iniciativa de compliance, o primeiro passo é ter o apoio da direção da empresa. Afinal, de nada vai adiantar propor mudanças tão importantes e complexas se o responsável pela aprovação não as validar e incentivar.

Inclusive esse comprometimento é citado como o mais importante dos cinco pilares do Guia de Integridade do Ministério da Transparência: “O apoio da alta direção da empresa é condição indispensável e permanente para o fomento a uma cultura ética e de respeito às leis e para a aplicação efetiva do Programa”.

Mas, acima de tudo, é preciso garantir a autonomia e imparcialidade das ações. O projeto tem como pressuposto ser ser íntegro, eficiente e independente, não deve representar apenas mais um procedimento burocrático.

A escolha do time tributário

Cabe ao gestor fiscal tomar a frente do projeto de compliance tributário e eleger pelo menos um profissional que se dedique à atividade. O ideal é que o time seja especializado tanto na definição das ações necessárias quanto no seu cumprimento.

A equipe contábil também precisa estar bastante alinhada com a inovação da empresa e procurar por soluções automatizadas, como a consulta automática de notas fiscais pelo Arquivei, por exemplo.

Em muitos casos é necessário ajuda externa na estruturação do compliance no departamento fiscal.

Para elaborar as políticas o ideal é contar com a área jurídica da empresa, que cuidará do embasamento das leis tributárias.

Já o time de Recursos Humanos (RH) desenvolverá toda a parte da cultura e, em conjunto com o Marketing, traçará a estratégia de comunicação aos colaboradores da área.

Veja abaixo como isso se dá na prática, mas antes assine a nossa newsletter e permaneça atualizado:

Compliance no setor tributário e fiscal na prática

Com o apoio da presidência e do time responsável escolhido, é hora de iniciar os trabalhos. A primeira tarefa é o desenvolvimento (ou atualização, caso já haja) das políticas e procedimentos de entrega das obrigações fiscais.

O foco deve ir muito além de entregar os documentos necessários no prazo. O mais importante é a qualidade das informações. A partir do momento em que o cenário é conhecido, outras medidas são efetivadas:

• Realização de uma uma matriz tributária: Essa norma de conduta disciplina a relação jurídico-tributária entre o Fisco e a empresa. Possibilita um raio-x sobre os impostos devidos, inclusive beneficiando-a de possíveis diminuições na alíquota de tributação;
• Definição de uma agenda tributária: Vai controlar todas as obrigações fiscais e acessórias a serem prestadas;
• Aprimoramento da entrega de informações: A correta definição dos dois processos acima facilita o envio dos dados nas especificações exigidas pelo Fisco. Nada mais será entregue de maneira errada ou incompleta;

Benefícios do Compliance tributário

O principal benefício do compliance tributário é o controle total de todos os processos do departamento fiscal, conheça outras vantagens abaixo:

• Organização: Quantos impostos a empresa paga? Em quais datas? Quais são as informações enviadas para o Fisco? Essas perguntas são facilmente levantadas e respondidas pelo setor fiscal da empresa;
• Economia: Como todas as obrigações são entregues de maneira correta e no prazo, diminui a incidência de multas e, consequentemente, a redução das despesas com esse tipo de pagamento.  

Casos de sucesso: 2 empresas que implementaram o compliance tributário

1 – Hewlett-Packard

A Hewlett-Packard tem em sua sede nos Estados Unidos mais de 30 profissionais dedicados a apenas apurar impostos. A empresa possui presença física (vendas e suporte) em quase todos as nações e fábrica em 20 países.

São mais de 100 entidades legais operacionais ativas e 30 entidades jurídicas não operacionais (empresas holding ou financeiras). A grande maioria dessas entidades são subsidiárias integrais, embora também existam várias filiais e parcerias nos EUA.

E para uma empresa desse tamanho e complexidade, o investimento da HP na conformidade fiscal Federal é bem modesto: apenas três funcionários são 100% dedicados a essa atividade. Isso é possível pois a empresa leva a sério o processo de compliance fiscal.

2 – Empresa francesa do ramo alimentício

Essa companhia, que tem 52% de seus negócios na França e receita de € 335 milhões em 2017, tinha a necessidade de se expandir internacionalmente. Porém, sua organização fiscal e financeira não acompanhou o crescimento da empresa, que já contava com quatro subsidiárias internacionais.   

A estrutura era descentralizada e incompatível com os requisitos de relatórios financeiros de uma empresa de capital aberto. Não haviam cronogramas e os relatórios eram informais e desorganizados.

A partir da organização do compliance no setor fiscal foram desenvolvidos e implementados procedimentos sólidos e práticos, principalmente na coleta e análise de informações financeiras.

Em 12 meses o grupo contava com ferramentas práticas e confiáveis ​​para tomar decisões financeiras imediatas e decisivas, cobrindo todos os principais requisitos de controle fiscais.

Estar em compliance tributário e fiscal significa minimizar riscos ao adequar os processos aos às tributações vigentes. Padronizar processos e instituir controles internos torna as equipes muito mais produtivas, melhorando acentuadamente a qualidade das informações geradas.

Continue lendo o Blog da Arquivei para conhecer mais sobre a gestão do departamento fiscal!