Uma história construída com a Sipolatti

Organização e eficiência para o setor fiscal na gestão de DFes

A consulta manual das notas emitidas contra cada filial era um trabalho muito cansativo para as equipes da Sipolatti. Ainda, o processo não entregava visibilidade de todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa, com o risco de deixar passar notas frias — que podem gerar multas e incongruências nas entregas fiscais, comprometendo o compliance da empresa.

Mas os desafios eram ainda maiores: antes, todas as informações estavam descentralizadas. Todos os departamentos da Sipolatti dependiam da área fiscal para validar informações de compra e venda, transporte, entre outros.

Uma mudança essencial para os processos

A mudança surgiu em 2015, quando Rodrigo Barros, especialista em documentos fiscais eletrônicos (DFes) e SPED, assumiu a frente contábil e tributária da empresa. Analisando o desafio, Rodrigo decidiu procurar por ferramentas que facilitam a gestão e consulta dos documentos fiscais.

Assim a Arquivei apareceu: a plataforma consulta NFe e CTe direto da Sefaz Nacional, centraliza os documentos, integra com ERPs e sistemas contábeis. Tudo isso de forma totalmente automatizada.

“Ficou mais fácil encontrar as notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o Compliance Fiscal da empresa e pode gerar multas”
— Rodrigo Barros

A Sipolatti conseguiu economizar em 96% o tempo que gastava para encontrar e entregar os documentos.

Depois da Arquivei, a área fiscal ficou livre de consultas constantes de outros departamentos sobre os arquivos. Agora, todas as áreas têm acesso à informação segura em questão de segundos.

A plataforma permite usuários para o setor fiscal, contábil, compras, logística e outros para facilitar o acesso aos documentos e transacionar a informação mais rapidamente.

“Quando a gente considera um portfólio de empresas de varejo, que hoje é um dos grandes fortes da Arquivei, a gente pode falar sobre: democratização do acesso, melhoria da qualidade de trabalho dessas pessoas e olhar analítico. Utilizar os dados dos documentos fiscais para as tomadas de ação.”
— Rodrigo Gomes, coordenador de grandes contas na Arquivei

A plataforma Arquivei trouxe para a Sipolatti a possibilidade de transformar informações de notas fiscais em inteligência de negócio, além de permitir comparar informações, realizar conferências e identificar inconsistências para os lançamentos e entregas fiscais.

Um ganha-ganha bem construído.

Rodrigo afirma que desde que utilizam a Arquivei, a empresa tem controle total sobre a entrada de mercadorias e houve uma brusca diminuição da circulação de papel — sem a necessidade de espaço físico, porque os documentos ficam seguros na nuvem.

Para os clientes, a principal vantagem é a facilidade de emissão da segunda via. Antes, o prazo era de 24 horas. Com a ajuda da Arquivei, a Sipolatti passou a encontrar em tempo real o documento para imprimir ou enviar por e-mail, como o consumidor preferir.

Em junho de 2016, a Arquivei e a Sipolatti, apresentaram esta história de sucesso no evento Brazilian Retail Week. O tema apresentado foi: “Redução de custos, distribuição de informação e satisfação de clientes com a Gestão Automatizada de Notas Fiscais”.

Dado o grande volume de notas fiscais com que trabalha, a Sipolatti foi selecionada pelo Governo para ser integrante do programa piloto de implementação da NFCe (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica) no estado do Espírito Santo. Isso ajudou a Arquivei implementar a funcionalidade de gestão de NFCes na plataforma.

“Nesse sentido, a Sipolatti foi além de um cliente, tornou-se uma parceira nossa.”
— Christian De Cico, fundador e CEO da Arquivei