Fechamento do Mês: como automatizar

O fechamento do mês é uma das tarefas mais importantes realizadas pelo setor financeiro à cada início de mês, constando informações e Notas Fiscais do mês anterior. E é possível automatizar este processo.

Quer realizar o fechamento de mês automaticamente? Então experimente grátis o Arquivei e faça o seu fechamento em apenas um clique.

Veja a importância de automatizar o fechamento do mês, tanto para a parte jurídica, quanto para a parte estratégica do departamento financeiro e contábil da empresa:

Fechamento do mês como uma tarefa estratégica

São poucas empresas que já perceberam como o fechamento do mês permite a elaboração de uma estratégia eficaz para o crescimento corporativo.

A qualidade do fechamento mensal importa quando o objetivo é agir estrategicamente, por isto os dados devem trazer complexidade e inteligência para a equipe financeira.

Muitas vezes o contador responsável por esta tarefa não tem certeza se todas as Notas Fiscais necessárias estão no sistema para o fechamento, pois geralmente são muitas. É necessário confrontar estes documentos fiscais verificar Notas faltantes.

Com o Arquivei, é possível baixar um relatório automático com todas as Notas Fiscais do período desejado, ou seja, do último mês.

Tendo estas informações reunidas, o gestor consegue identificar possíveis gargalos no controle financeiro da empresa, fazendo um pente-fino ou conferência fina.

Fechamento do mês: como fazer

O fechamento do mês, feito de forma tradicional, após o processo de busca de documentos fiscais e comprovantes financeiros em diversos sistemas, é um pouco demorado.

Inserir todos os dados e fazer a conferência, sem a expectativa de pagar a mais por nenhum erro, pode demorar até 7 (sete) dias corridos, antes do 4º dia útil do mês, quando tudo já deve estar encerrado.

Para realizar o fechamento mensal de forma mais assertiva e rápida (em minutos), é importante investir em ferramenta, tanto em uma plataforma de consulta e gestão de NFes como o Arquivei, quanto em um ERP.

No caso do uso do Arquivei para realizar a parte do fechamento do mês relativa às Notas Fiscais eletrônicas, basta acessar a plataforma e clicar no botão “Fechamento de Mês”.

Se você já é cliente Arquivei, em seguida, escolha as empresas e o mês desejado. Veja abaixo:

Logo após, a plataforma do Arquivei te dá a opção de escolha dos documentos fiscais que deseja incluir no seu fechamento de mês:

• NFe: recebidas, emitidas, transportadas e incluir PDF;
• NFSe: recebidas, emitidas e incluir PDF;
• CTe: tomador, não tomador e incluir PDF;
• CFe SAT: recebidas, emitidas e incluir PDF;
• NFCe: recebidas, emitidas, transportadas e incluir PDF.

Nota-se que a plataforma tem uma grande disponibilidade de arquivos XML dos documentos fiscais, isto devido à consulta de NFe. Basta acessar o Arquivei e fazer seu primeiro acesso com o certificado digital A1 ou A3 da empresa.

Para extrair este fechamento de mês é bastante simples, é possível:

📧 Enviar por e-mail;
📥 Fazer o download.

Com isto pronto, basta realizar a escrituração das Notas Fiscais. A probabilidade de erro nos impostos, seguindo este processo, é quase nulo, assim como no débito do ICMS.

O Grupo Vitória Stone otimizou sua rotina fiscal e fechamento do mês com o Arquivei.  Segundo o analista fiscal Junior Cesar, “com o Arquivei, existe uma conferência correta, segura e rápida” e o fechamento de mês, que ocorre no 2º dia útil, ficou mais prático de se fazer sem perder o prazo.

Dicas para um fechamento do mês e fluxo de caixa tranquilo

Com as informações em mãos, todos os arquivos eletrônicos, comprovantes de pagamentos impostos e etc, é preciso organizar uma estrutura em detalhes.

O que resultará no orçamento dentro do seu plano de negócios. Sem base, você não vai entender por que o dinheiro entrou e como ele sairá para chegar num objetivo com seu empreendimento.

Com esta organização é possível monitorar, organizar e prever o próximo fechamento do mês. Com a plataforma do Arquivei, o contador pode ser gerenciar sua Notas Fiscais de perto para verificar a saúde contábil e financeira do negócio.

Além disto, um bom fechamento de mês evita que a empresa pague impostos maiores e continue cometendo erros no fluxo de caixa.

Acesse grátis também o Webinar: 3 caminhos para alavancar o fluxo de caixa da empresa.

Dica Extra: Analisando as informações das Notas Fiscais, é possível extrair diversos relatórios financeiros. Por exemplo, estudando as NFSes emitidas, a empresa consegue realizar facilmente uma curva ABC, para entender os itens que necessitam de “atenção” especial do gestor contábil e fiscal.

No geral, é possível utilizar as Notas Fiscais para renegociação de contratos.

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Conclusão

Mantenha a disciplina nos procedimentos. Depois do passo a passo e de todas as dicas, o fundamental é manter um rigor na avaliação das contas da sua empresa.

Cada vez mais aprimore seu procedimento de fechamento de mês e faça uma entrega tranquila.

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