Certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet.
Todas as pessoas jurídicas estão obrigadas a utilizar certificado digital válido, para a apresentação de declarações à Receita Federal, com exceção daquelas optantes pelo regime tributário Simples Nacional.
Além disso, ele é validado por uma autoridade certificadora (integrante da ICP-Brasil), como o Serasa e o Certisign.
Através de uma parceria com essas duas grandes certificadoras (Serasa e Certisign), o Arquivei consegue oferecer desconto na compra de certificados do tipo A1 para todos os seus clientes.
Para comunicar-se com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) e obter os XMLs de NFes e CTes, a plataforma do Arquivei utiliza o certificado do tipo A1 (arquivo eletrônico) ou A3 (pendrive ou token), mas existem muitas vantagens em associar o certificado A1. Veja só:
Conexão: certificado A1 e certificado A3
Por ser um certificado físico, o A3 tem muito mais chances de erro na consulta da Sefaz, como:
- Problemas na comunicação entre certificado e módulo de segurança;
- Versão do java no computador do usuário;
- Driver necessário para conexão com o certificado, entre outros.
Além disso, o próprio equipamento (token ou cartão) pode sofrer avarias, perda e circular na empresa de maneira insegura.
Já com o certificado A1 (arquivo digital), fica muito mais fácil realizar esta comunicação.
Segurança: o certificado A1 é mais seguro
O certificado A1 é um arquivo que precisa de uma senha para poder ser usado. O arquivo do certificado e a senha são guardados em um banco de dados em nuvem da Amazon (o mais seguro do mundo) pela Arquivei, que fica isolado da internet, ou seja, somente o Arquivei pode acessá-lo.
Além disso, os dados de certificados e as senhas são salvos criptografados, ou seja, “reescritos” a partir e um código, e somente a plataforma do Arquivei consegue ler estas informações.
Dessa forma, mesmo que houvesse uma falha de segurança (o que é extremamente improvável) e alguma pessoa externa pudesse ver os dados, não os entenderia por causa desta codificação.
O certificado digital A1 será inutilizado apenas nas situações abaixo:
- Apagamento da chave primária;
- Formatação do disco rígido.
Mesmo assim, o certificado A3 é mais passível de sofrer perda, avarias e clonagens. Nestes casos é necessário fazer a revogação imediata do certificado digital.
Exemplo de avarias que causam a inutilização do certificado A3:
- Após três tentativas incorretas de digitação do PIN, seguido de três tentativas incorretas de digitação do PUK;
- Esquecimento do PIN e do PUK;
- Perda do cartão inteligente;
- Formatação do cartão inteligente;
- Apagamento da chave privada.
Leia sobre “os principais riscos de uso do certificado digital”.
Consulta automática de NFes e agendamento através do certificado A1
Com o certificado A1, o Arquivei te permite agendar uma consulta automática por dia. Se seu volume de notas é alto, você ainda pode agendar consultas periódicas a cada 2 horas através do aplicativo +Agendamento de Consultas.
Com o agendamento de consultas, o recebimento de notas direto da Sefaz fica mais recorrente e as notas não se acumulam no fim do mês, quando você mais precisa delas.
No fim do mês, ao tentar consultar notas acumuladas para fazer um fechamento, a chance de a SEFAZ apresentar instabilidade é maior pelo excesso de requisições em ambiente nacional – pense que todas as outras empresas do país estão passando pelo mesmo processo.
Dessa forma, você se previne de problemas não só para fechar o mês, mas garante que sempre que precisar das notas, elas estarão no Arquivei.
Além disso, você pode ter também um controle diário de mercadorias que entram na sua empresa ao associar seu ERP ao Arquivei através do aplicativo de Download Automático ou de uma de nossas APIs, integrações que são otimizadas com o uso do A1.
Consulta mais ágil e multiusuário com certificado A1
Como o certificado A3 é físico e precisa estar conectado ao computador o tempo todo, somente uma máquina pode realizar consultas no Arquivei em determinado momento. Além disso, a consulta de notas leva muito mais tempo, pois o Arquivei precisa conectar-se com o certificado da máquina a cada “pedido de notas” que realiza na SEFAZ.
E essa comunicação consome tempo. Com o certificado A1 armazenado no Arquivei, a consulta fica agilizada e vários usuários podem utilizar o Arquivei e realizar consultas ao mesmo tempo.
O certificado A1 traz mais possibilidades dentro do Arquivei
Algumas funcionalidades do Arquivei só estão disponíveis com o certificado A1 – como o aplicativo Operações em Lote, que automatiza diversas tarefas manuais repetitivas, e a consulta de notas fiscais de serviço para os principais documentos (Paulistana, GINFES e Carioca). Além disso, para realizar a recuperação de notas antigas através da chave de acesso, é necessário que o usuário possua o certificado A1.
Obtenha seu certificado A1 com desconto com os parceiros do Arquivei. Depois de entender todas as vantagens de possuir um certificado A1, você pode adquirí-lo com um de nossos parceiros.
Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).
