Como o Grupo Fleury otimizou seus recursos e ganhou agilidade com a captura de Notas Fiscais

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O grupo Fleury é um dos maiores centros de diagnóstico especializado do estado de São Paulo e conta com unidades no Distrito Federal. O grupo é pioneiro em adotar tecnologia para atendimento aos clientes e implantação de sistema de código de barras para identificação segura de exames.

Exemplo disso é que foi a primeira empresa do mundo a disponibilizar o acesso aos resultados de exames pela internet. Além de terem participado da criação do Conselho de Administração, apoiando a evolução da governança corporativa.

Fabiane Castro, gerente de serviços corporativos, é a responsável pelo CSC (Centro de Serviço Compartilhado) e conta um pouco sobre a importância de padronização e de otimização de recursos e para a melhora de performance em economia nas empresas.

“Em 2016 o grupo começou a implantação do CSC e nesse mesmo ano conheceu a Arquivei. Essa parceria ajudou o Fleury executar a transição e a evolução do processo de CSC de maneira mais eficiente”, diz Fabiane Castro.

No primeiro momento, após a contratação, o Arquivei era utilizado somente pelo departamento fiscal, porque era o principal interessado no recebimento de notas fiscais. Porém com apenas 2 meses de utilização houve superação das expectativas, gerando ganho de 1 headcount no recebimento fiscal. Isso demonstrou que o ganho em tempo de trabalho de digitação foi exponencial e que houve então, consequentemente, melhora na gestão de pessoas e menor desgaste com o trabalho manual.

Umas das unidades do laboratório recebeu uma solicitação de um cliente específico que precisava da Nota Fiscal de Consumidor e não conseguiu essa nota. Isso gerou uma reclamação na ouvidoria. Como o Grupo Fleury não tinha um processo  de atendimento à essas demandas, os colaboradores não sabia ao certo para quem e como solicitar essas notas. 

Criou-se, então, uma forma de viabilizar essas consultas e diminuir tempo de busca e, consequentemente, reclamações.

Case Ouvidoria e CAC (Centro de Atendimento ao Cliente)

Resultados no Almoxarifado

Previsibilidade de Caixa - “Indicador Arquivei”

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Quando não existe um controle de notas fiscais, a probabilidade de realizar pagamentos em atrasos é grande, gerando o inevitável gasto com acréscimos de multas.

O pagamento de fornecedores no prazo tornou-se uma meta para o Grupo Fleury. Graças ao controle via a plataforma Arquivei é possível provisionar pagamentos em dia e evitar pagamento de multas e juros.

“Hoje o Arquivei está dentro do CAC da ouvidoria. O cliente liga e quer a nota, o colaborador pesquisa pelo CPF do cliente no campo geral de busca, identifica a nota e manda na hora para o paciente”, declara Fabiane Castro.

Grupo Fleury

Histórias de Sucesso

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A surpresa foi grande também com o aumento da visibilidade de notas emitidas para o CNPJ da corporação, que até esse momento não tinha esse tipo de controle.

Mas com essa surpresa, identificou-se a oportunidade de cruzar os dados das notas com a previsão de fluxo de caixa, já que com o cruzamento dessas informações era possível traçar metas mais realistas, o que elevou as expectativas da tesouraria.

“Com esse cruzamento de informações as expectativas da tesouraria tornaram-se ainda mais elevadas, porque a partir disso seria possível, então, traçar metas mais realistas e conscientes”, diz a gerente.

A próxima fase, portanto, seria levar o valor agregado do Arquivei para outras área da empresa. O objetivo era identificar dados das notas fiscais que agregavam informações relevantes para tomada de decisões. Nesse sentido  o Arquivei foi implantado em diversas áreas, tais como: almoxarifado, planejamento de materiais (suprimentos), ouvidoria, CAC (Centro de atendimento ao Cliente), Faturamento e contabilidade tributária.

Antes da aquisição do Arquivei o departamento de almoxarifado tinha uma demandas de tarefas próprias em um extenso processo. Eles recebiam a mercadoria, realizavam a conferência, digitalizavam o DANFe e enviavam essa cópia ao departamento fiscal para serem realizados os lançamentos.

“Após a aquisição do Arquivei todo esse processo foi extinto e todas as notas fiscais passaram a ser disponibilizadas automaticamente para o departamento de almoxarifado e para o fiscal”, reforça Fabiane.

Isso é possível hoje porque o grupo importa as notas de saída também para o Arquivei, o que gera uma gestão completa para todas as áreas.

Os ganhos foram gigantescos. O primeiro deles foi o fim do envio de diversos (milhares) de e-mails para lançamento de notas, e após isso também houve ganho de headcount em todos os  almoxarifados da rede. Bem como a extinção da máquina scanner, e, principalmente, maior controle de insumos, visibilidade e ganho em conferência. 

A melhora nesse processo se deu através do confronto de notas de entrada com pagamento provisionados no ERP. Assim as diferenças são identificadas e os pagamentos garantidos. O próprio Grupo Fleury batizou essa iniciativa como “Indicador Arquivei”.

Esses exemplos fortalecem e elucidam o fato de que a automatização de recebimento de notas fiscais do Grupo Fleury está sendo efetiva e proveitosa nos processos de quase todos seus departamentos. Os benefícios vão desde significativas reduções de falhas humanas até redução drástica de valores com as demandas administrativas custosas.