Como funciona o Arquivei

No cenário empresarial atual, lidar com os documentos fiscais que chegam diariamente, pagamentos de impostos e fornecedores pode ser uma tarefa desafiadora. É aqui que a Arquivei se destaca, oferecendo uma solução prática e integrada para automatizar as rotinas com os documentos fiscais de compras ao financeiro.

O que é a Arquivei

A Arquivei é uma plataforma digital completa que oferece automação de rotinas com documentos fiscais, incluindo NFes, NFSes, CTes, CFes, NFCes, MDFes e outras soluções para facilitar a rotina administrativa, fiscal, financeira e de compras das empresas.

Permite que empresas de pequeno, médio e grande porte acessem, organizem e armazenem suas notas fiscais de forma digital, facilitando o cumprimento correto de tarefas como conferência de pedidos, recebimento de mercadoria, entrega de obrigações fiscais e pagamento de fornecedores.

Para isso, a Arquivei oferece funcionalidades seguras de consulta e monitoramento automático, com cobertura nacional – ou seja, recebe as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa de compra, serviço e transporte. Além disso, permite acompanhar os status das notas fiscais, identificando notas canceladas, sem manifestação e com erros. Independentemente da volumetria, a consulta é em tempo real e sem falhas.

Isso ajuda as empresas a manterem seus registros fiscais em conformidade, além de proporcionar maior controle e eficiência na gestão documental.

Para que serve a Arquivei

O principal propósito da Arquivei é auxiliar profissionais das diversas áreas do backoffice, a abandonarem o trabalho manual e reduzir erros que podem prejudicar o negócio, simplificando e automatizando processos fiscais, contábeis e financeiros, proporcionando mais eficiência e segurança nas operações das empresas.

Ao centralizar a gestão de documentos fiscais eletrônicos e automatizar as tarefas em uma única plataforma, a Arquivei ajuda as empresas a manterem-se em conformidade com a legislação tributária e com saúde financeira, reduzindo riscos e custos operacionais. Além disso, proporciona um ambiente que o profissional deixa de fazer um trabalho operacional, e se torna essencial para a estratégia.

Quais são as principais funcionalidades da Arquivei

Para o setor Fiscal

No setor fiscal, a Arquivei oferece uma maneira eficiente de organizar, armazenar e gerenciar documentos fiscais eletrônicos, como NFes e NFSes.

Por exemplo, imagine uma empresa que recebe centenas de NFes por dia de diferentes fornecedores. Com a Arquivei, ela pode capturar automaticamente essas NFes, validar informações e armazená-las de forma segura na nuvem, eliminando a necessidade de arquivos físicos e agilizando o processo de conformidade fiscal.

Dentro das rotinas fiscais das empresas, a Arquivei dá todo apoio para que os profissionais possam eliminar diversos trabalhos manuais e riscos de erros. Com as ferramentas de SPED, lançamento de notas nos ERPs e sistemas contábeis e identificação de erros nos conteúdos das notas, nosso SaaS se torna um aliado estratégico pensado para otimizar o dia a dia desta área.

Para o setor de Compras

No setor de compras, a Arquivei facilita o processo de recebimento e validação de notas fiscais de compra, garantindo maior controle sobre as transações comerciais.

Suponha que uma empresa realize uma compra de matéria-prima de um fornecedor. Com a Arquivei, ela pode verificar se os dados estão corretos e comparar os valores com o contrato de compra, evitando erros e discrepâncias nos pagamentos.

Além disso, a Arquivei dá ao setor de compras previsibilidade de entregas – o que otimiza seu planejamento e as ações de cada dia. Uma vez que o fornecedor emite sua nota fiscal, todo o time já tem acesso a ela e pode garantir a informação de quando a mercadoria é despachada e se planejar para o recebimento de mercadorias.

Outro fator importante para o setor, é que dentro da Arquivei é possível realizar análises de gastos por fornecedor, com visões de preços e fretes. Esses dados se tornam essenciais nas negociações e na organização do orçamento para as próximas compras!

Para o setor Financeiro e de Contas a Pagar

No setor financeiro e de contas a pagar, a Arquivei oferece uma visão abrangente das obrigações financeiras da empresa, facilitando o controle e a gestão dos pagamentos.

Imagine uma empresa que precisa pagar várias contas todos os meses, incluindo fornecedores, impostos e despesas operacionais. Com a Arquivei, ela pode acompanhar todas essas obrigações em um único painel, sem depender do envio dos fornecedores, conciliar notas fiscais e boletos e evitar atrasos ou multas por falta de pagamento.

Com todas as funcionalidades, a Arquivei oferece um processo mais limpo de pagamentos, diminuindo significativamente erros e atrasos que, além de gerarem multas, também impactam no relacionamento com fornecedores e outras áreas.

Para escritórios contábeis

Para os escritórios contábeis, a Arquivei simplifica o trabalho de gestão e análise de documentos fiscais de múltiplos clientes.

Por exemplo, um contador que atende várias empresas pode usar a Arquivei para importar e organizar todas as NFes, NFSes e outros documentos fiscais de seus clientes em uma única plataforma, facilitando o acesso e a análise das informações necessárias para a elaboração das obrigações fiscais e contábeis.

Tudo isso sem depender do cliente para receber as notas!

Com todas as ferramentas disponíveis, você diminui as chances de atrasos e erros com seus clientes, fortalecendo seu relacionamento com cada um deles e tornando-se cada vez mais competitivo.

Para escritórios que queiram ir ainda mais longe, as ferramentas de dados e análises podem se tornar um aliado estratégico para orientar e trazer mais benefícios para seus clientes.

Como funciona a Arquivei

A Arquivei funciona como uma plataforma centralizada onde os usuários podem fazer a captura automática e o armazenamento seguro de documentos fiscais eletrônicos, além de realizar análise dos dados destes documentos e trazer uma visão estratégica para áreas que antes eram apenas operacionais.

Tendo a melhor captura de notas fiscais do mercado, devido à tecnologia utilizada que evita consumo indevido e garante a captura de todas as notas (via NSU), a Arquivei impacta diferentes áreas com suas funcionalidades.

Veja abaixo como este SaaS atua com cada tipo de documento fiscal:

Com NFes

A captura automática de NFes da Arquivei faz com que, toda e qualquer nota emitida para o CNPJ da sua empresa apareça automaticamente dentro do seu painel, dispensando a digitação da chave de acesso para acessar cada nota.

Dessa forma, é possível centralizar o recebimento, agilizar todas as etapas de processos internos envolvendo NFes e garantir o acesso ao documento a todas as áreas que precisam.

A plataforma então extrai automaticamente as informações relevantes, como valor total da nota, impostos incidentes e dados do emitente e do destinatário, tornando esses dados facilmente acessíveis e pesquisáveis.

Outras funcionalidades da Arquivei também ajudam a sua empresa a agilizar processos que antes precisavam ser manuais, como a conferência de notas, digitação de dados para captura ou mesmo o lançamento em ERPs.

Com NFSes

Quem atua com NFSes sabe que os processos envolvendo este documento podem ser complicados. Da espera do envio do fornecedor à falta de usabilidade dos sites de prefeituras e variações entre os documentos – tudo pode acontecer.

Com a Arquivei, todos esses processos podem ser facilitados. Uma vez emitida a NFSe pelo seu fornecedor, o documento entra diretamente no painel da Arquivei – que pode captar NFSes de todo o território nacional.

As funcionalidades NFSe Full e NFSe Connect são duas frentes do SaaS que centralizam o recebimento e facilitam o acesso e leitura dos dados das NFSes de todas as cidades do país.

Com NFSe Connect, o sistema irá captar as NFSes de 1.500 cidades brasileiras, conectadas diretamente à Arquivei. As notas fiscais de serviço dessas prefeituras são disponibilizadas em padrão único garantindo uma fácil visualização dos seus documentos.

Já o NFSe Full oferece o acesso a NFSes de todo o território nacional. Com o uso de diferentes tecnologias, você centraliza todos os recebimentos de notas fiscais de serviço em um formato padronizado e garante controle e integração total ao seu sistema ERP.

O uso do padrão ABRASF nos documentos na Arquivei é também mais um potencializador, para garantir facilidade na leitura dos dados e utilização dos documentos.

Com relatórios avançados da Arquivei, as NFSes também podem ser usadas como uma valiosa fonte de dados para tomada de decisões cada vez mais estratégicas e lucrativas!

Com CTes, CFes, NFCes e MDFes

A Arquivei também oferece suporte para outros tipos de documentos fiscais eletrônicos, como CTes (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos), CFes (Cupons Fiscais Eletrônicos), NFCes (Notas Fiscais de Consumidor Eletrônicas) e MDFes (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), garantindo uma gestão completa e integrada de todas as obrigações fiscais da empresa.

Integrações com ERPs e Sistemas Contábeis

Além do acesso direto aos documentos fiscais, a Arquivei também pode ser facilmente integrada a sistemas de gestão empresarial e contabilidade (ERPs), garantindo uma troca de informações fluida e eficiente entre diferentes áreas da empresa.

Utilizando-se de tecnologias desenvolvidas por especialistas, a Arquivei consegue integrar diretamente com os principais ERPs do mercado como:

O uso da Arquivei junto aos ERPs traz uma diminuição nos trabalhos manuais – como no lançamento de notas nos sistemas e na conferência dos documentos. Dessa forma, a sua empresa ganha tempo para as equipes, diminui as chances de erros manuais, garante uma consistência nos dados.

O uso aliado de ERPs com a Arquivei é um potencializador da gestão fiscal, financeira e empresarial – sendo a oportunidade perfeita para estratégias, análise de dados e tomadas de decisão cada vez mais lucrativas.

Benefícios de usar a Arquivei

Além de simplificar e automatizar os processos fiscais, contábeis e financeiros, a Arquivei oferece uma série de benefícios para as empresas, incluindo:

Automação de rotinas

Ao eliminar tarefas manuais e repetitivas, a Arquivei permite que as empresas otimizem seus processos e foquem em atividades mais estratégicas e produtivas. Não só economiza tempo e recursos para as empresas, mas também melhora a qualidade e a precisão das operações, reduzindo o risco de erros e aumentando a eficiência global dos processos de negócio.

Aproximação entre áreas

Ao centralizar a gestão de documentos fiscais em uma única plataforma, a Arquivei promove a integração e a colaboração entre os departamentos fiscais, contábeis e financeiros, facilitando a comunicação e o compartilhamento de informações.

Gestão de ponta a ponta

Com suas diversas funcionalidades e integrações, a Arquivei oferece uma solução completa para a gestão de documentos fiscais eletrônicos, desde a importação até o arquivamento e a análise dos dados, garantindo maior controle e segurança nas operações da empresa.

Conclusão

A Arquivei é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam simplificar e otimizar seus processos fiscais, contábeis e financeiros, proporcionando mais eficiência e controle sobre suas operações. Com suas diversas funcionalidades e benefícios, ele se destaca como uma solução poderosa para enfrentar os desafios do mundo empresarial moderno.