Dicas para melhorar o fluxo de compras do seu negócio

Independente do ramo de atuação, empresas são obrigadas a fazer compras. E, ao contrário dos hábitos de compra do consumidor, as empresas geralmente têm uma abordagem mais formal em relação às compras, que envolve planejamento e etapas. Adotar um fluxo de compras estratégico é uma parte importante para aumentar a eficiência e a lucratividade de sua empresa. 

Neste artigo vamos explicar o que é o fluxo de compras, sua importância e como algumas dicas simples podem melhorar a gestão de compras na sua empresa.

O que é fluxo de compras

Basicamente, o fluxo de compras de uma empresa são as etapas de um processo de compras. O fluxo desempenha um papel essencial dentro de uma organização. É o processo de aquisição econômica de produtos ou serviços de fornecedores preferenciais. Os procedimentos e processos de compras variam entre as organizações, com fatores como prazos de entrega, qualidade do produto e margens de lucro sendo uma consideração importante no fluxo de compras.

O procedimento começa com o departamento de compras selecionando os fornecedores relevantes e concordando com os termos para obter o melhor preço de custo de compra possível para o negócio. Quando uma empresa tem um requisito para um produto ou serviço específico, ela inicia solicitações de propostas e orçamentos.

Um fluxo de compras típico inclui:

• Identificação das necessidades de bens e serviços
• Encontrar fornecedores
• Solicitar propostas / orçamentos 
• Negociar com fornecedores
• Acordo de termos com fornecedores
• Organização e recebimento de produtos / serviços
• Execução da garantia de qualidade
• Análise de resultados 

Ter um fluxo de compras com etapas bem definidas é fundamental para implantar uma gestão de compras eficaz e estratégica na sua empresa.

A importância do fluxo de compras

Conforme dito anteriormente, o processo de compras de uma empresa envolve seleção de fornecedores, qualificação de serviços, determinação de prazos de vendas, negociação, previsão de entregas e possíveis mudanças na demanda. Portanto, administrar tudo isso corretamente é essencial para a gestão correta das empresas e reflete diretamente no estoque, relacionamento com cliente e competitividade no mercado.

A gestão de compras é parte essencial da logística e se relaciona com todos os outros setores da organização, influenciando até nas tomadas de decisão. Um exemplo claro da importância das compras é que os níveis de estoque afetam o custo de produção, podendo gerar despesas que poderiam ser evitadas, sendo assim necessário que haja um equilíbrio e um controle rigoroso no processo. Por isso, quem atua nessa área deve estar sempre bem informado, seguir um bom fluxo de compras e desenvolver a capacidade de gestão de conflitos.

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5 dicas para melhorar o processo de compras

Hoje há diversas ferramentas que ajudam no controle e estruturação de um fluxo de compras. Aqui estão quatro práticas recomendadas para melhorar o gerenciamento de pedidos de compra na sua empresa:

1. Avalie o fluxo de trabalho existente

Reserve um tempo para rastrear e compreender o processo existente, conforme projetado e usado no dia-a-dia. Frequentemente o fluxo de compras pode variar significativamente das operações reais. Uma compreensão completa de como o trabalho é executado ajudará a identificar gargalos e, uma vez definidos, planejar de acordo com as ineficiências.

2. Estabelecer um diretório central de fornecedores

Centralizar os dados sobre fornecedores vai melhorar a qualidade das informações sobre diferentes fornecedores de peças, bem como a comunicação em toda a organização. Repositórios de informações centralizados e acessíveis permitem que os departamentos se comuniquem a partir de um ponto de partida comum, além de reduzir o nível de esforço necessário para recuperar e gerenciar informações em toda a organização. Além disso, um diretório central de fornecedores também fornece melhores informações para finanças, relatórios e análise de dados para visualizar e implementar melhorias estratégicas.

3. Melhore os processos de autorização

Uma das coisas que pode sabotar o seu fluxo de compras é o processo de autorização. 

Muitas assinaturas necessárias para um único pedido, ou se houver processos manuais de papel em vigor, são exemplos de ações que interrompem o fluxo de trabalho. Para isso não ocorrer, garanta que apenas as autorizações necessárias sejam obtidas e que todos os participantes tenham treinamento para executar o processo de compras.

4. Automatize para agilizar

Automatizar processos manuais é um dos melhores métodos disponíveis para melhorar a eficiência e otimizar os fluxos de trabalho. Com a automação do gerenciamento de pedidos de compra, uma empresa pode:

• Melhorar a eficiência
• Reduzir os erros
• Simplificar os processos de gestão e autorização de documentos
• Coordenar a disponibilidade de estoque
• Melhorar a tomada de decisões em toda a organização

Hoje já existem diversos sistema específicos para o setor de compras, mas você sabia que, com a automação das Notas Fiscais é possível tornar o setor de Compras mais eficiente? 

Softwares como o Arquivei, por exemplo, permite fazer a gestão de documentos fiscais de forma automatizada, otimizando o processo. Afinal, com a modalidade de relatórios inteligentes, por exemplo, é possível extrair dados capazes de gerar insights de extremo valor para a empresa, garantindo um processo de compras ainda mais assertivo e estratégico.

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 5. Compre localmente

Outra dica interessante para melhorar o fluxo de compras do seu negócios é procurar comprar localmente – se isso puder ser feito sem comprometer a qualidade ou a competitividade de preço. Isso o ajudará a criar relacionamentos próximos com seus fornecedores e a reduzir os custos de envio.

Conclusão

Planejar e organizar a gestão de compras garante os suprimentos necessários para o seu negócio funcionar corretamente sem correr o risco de um desarranjo nas finanças. O setor de compras é tão importante quanto o de vendas. Uma gestão de compras eficiente permite a redução e o melhor controle de custos. Isso permite a melhora nos resultados da empresa.

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