O padrão XML já faz parte da rotina de empresas e empreendedores que lidam com a emissão ou recebimento de documentos fiscais, como Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e outros. Mesmo assim, ainda é comum encontrar quem tem dificuldade ou dúvidas sobre como usar um leitor de XML para abrir esses tipos de arquivo com segurança.
Como abrir um arquivo XML com segurança, especialmente quando não se tem em mãos o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica)? Continue lendo este artigo e confira quais as melhores opções de leitores e conversores de XML do mercado.
O que é um leitor xml?
Antes de entender o que é um leitor de XML, é importante relembrar o que é esse formato de arquivo e por que ele é importante.
XLM é uma sigla em inglês para Extensible Markup Language, uma linguagem de marcação utilizada para organizar e apresentar informações de forma hierárquica em documentos de texto. No caso do XML da NFe funciona como uma versão digital da Nota Fiscal, usando um padrão que obedece a normas internacionais de escrituração e armazenando dados importantes da nota, como emissor, destinatário e assinatura digital.
Além da obrigatoriedade de armazenamento do XML por 5 anos, este arquivo é de suma importância para o setor contábil da empresa, pois nele estão todas as informações relevantes para análises e relatórios de compras, vendas, etc.
Sendo assim, um leitor de XML é uma ferramenta ou aplicação projetada para interpretar e exibir o conteúdo de arquivos XML de maneira clara e compreensível para os usuários. Por meio do leitor de XML, os dados contidos em documentos XML são apresentados em uma estrutura organizada, permitindo que os usuários visualizem, analisem e extraiam informações relevantes.
A funcionalidade do leitor vai além da simples exibição de texto, pois muitos leitores também oferecem recursos de busca, filtragem e navegação pelos dados, simplificando a análise e a manipulação de informações contidas em arquivos XML. Dessa forma, o leitor de XML desempenha um papel crucial para o trabalho fiscal de um negócio, garantindo a eficiência na gestão e utilização de dados estruturados.
Como funciona um leitor xml?
O funcionamento de um leitor de XML é relativamente simples. Ao abrir um arquivo XML no leitor, ele irá analisar a estrutura do documento e exibir o conteúdo em uma interface amigável. Dessa forma, os usuários podem visualizar os dados de forma organizada e compreensível.
Além disso, muitos leitores também permitem a busca e a filtragem dos dados, o que facilita a análise e a extração de informações específicas. Alguns leitores, como o da Arquivei, permitem ao usuário criar tags e filtros específicos, organizando de maneira mais lógica os documentos fiscais, tudo com segurança e agilidade.
3 Opções de leitores XML online
Na internet, existem alguns leitores online que dispensam a instalação, podendo ser acessados diretamente no navegador. Algumas opções incluem:
Leitor XML
O Leitor XML permite ler e visualizar arquivos XML enviados via upload sem grandes opções no arquivo gerado. Uma mensalidade é cobrada para carregar mais arquivos XML, ou ler uma pasta em formato .zip.
FreeNFe
Já o FreeNFE permite apenas a visualização do XML em DANFe gratuitamente, porém não possibilita a operação em lote, sendo necessário subir nota a nota no sistema. Além disso, existe a versão instalável do aplicativo, que funciona da mesma maneira.
XML Viewer
O XML Viewer é totalmente em inglês e conta com um XML Input (onde o contribuinte faz o upload do arquivo XML) e o Result (resultado), que não chega a ser um DANFe, apenas uma forma mais resumida das informações do XML.
3 Opções de conversores de XML
Existem outros programas que, além da opção de ler o arquivo XML, também conseguem converter esse arquivo em outros formatos, como CSV, PDF, TIFF, JPG, HTML. Isso facilita o armazenamento, compartilhamento e análise de informações.
Confira as principais opções do mercado:
Conversor XML > PDF Arquivei
O Conversor XML > PDF Arquivei é uma ferramenta online que consulta todas as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa de maneira automatizada, filtra e organiza os documentos e ainda disponibiliza o XML e o DANFe online da Nota Fiscal. Experimente grátis.
XML Grid
O XML Grid é um conversor que permite transformar arquivos XML apenas nos formatos como CSV e Excel. Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas que precisam manipular e analisar grandes volumes de dados armazenados em arquivos XML, mas pode não ser interessante para quem quer analisar dados de maneira mais específica.
Cool Utils
O Cool Utils suporta a conversão de arquivos XML para diversos formatos, incluindo PDF, TIFF, JPG, HTML entre outros. A interface é bastante simples e o serviço não conta com funcionalidades avançadas para filtrar e organizar informações.
Repositório Online de XML
Os repositórios de XML são apps e serviços pagos que permitem que seus arquivos XMLs, criados pelos emissores de NFes, sejam enviados por e-mail a mais de um destinatário. Os dados ficam armazenados em uma conta FTP dentro de servidores.
Os repositórios podem ajudar? Eles permitem configurar rapidamente os e-mails para os quais você desejar enviar o XML, possibilitando a adaptação em diferentes software. O único problema é que o servidor que guarda os dados precisa ter tecnologia de segurança para o correto sigilo de informações.
Com o Arquivei, além da consulta do XML sem chave de acesso, o usuário consegue obter o DANFe em apenas um clique, enviar por e-mail, imprimir, armazenar ilimitadamente e tudo com segurança garantida e autorização da Sefaz. Teste a plataforma gratuitamente agora mesmo.
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Como visualizar CCe e notas canceladas
Poucos aplicativos prometem entregar ao usuário a Carta de Correção eletrônica (CCe) ou o status da nota, pois não são conectados diretamente com a Secretaria da Fazenda, assim não conseguem obter essas informações.
Com o Arquivei é possível saber se a nota em questão tem CCe ou se foi cancelada pelo fornecedor, em tempo real. Na plataforma todas as notas ficam centralizadas, fáceis de visualizar, imprimir e enviar por e-mail.
Quando e quais notas devem ser impressas
O XML é realmente o formato digital das notas e dos arquivos fiscais, devendo ser emitido, consultado e armazenado eletronicamente. O DANFe, por sua vez, é apenas um resumo, fácil de visualizar, mas não tem validade jurídica, ou seja, não precisa ser armazenado.
Existem informações que precisam necessariamente ser impressas, como: Cupom Fiscal e Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2).
As notas devem ser conservadas enquanto não se esgotar o estoque, desde que autorizado esse procedimento pelo município de jurisdição do fornecedor.
Consulta manual de NFes pela Sefaz
A Nota Fiscal eletrônica é, disparado, o documento que mais utiliza a linguagem XML. Por isso, é necessário saber como fazer uma consulta manual pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz), onde seus dados são armazenados para que o governo saiba de suas informações.
A Sefaz pede uma chave de acesso. Tanto este código quanto uma sequência numérica devem ser fornecidos para acesso às NFes. A chave de acesso só pode ser obtida a partir do arquivo XML e do DANFe.
Segundo o Site Nacional de Empregos, a média salarial de um contador é entre R$ 3 mil e R$ 5 mil. Os profissionais, se forem CLT, trabalham entre seis e oito horas por dia.
Um contador normalmente consegue consultar 20 notas por dia, numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta.
Se forem emitidas 100 notas por mês, elas vão se equivaler à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o CLT base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas.
Este é o custo de consultas manuais pelo site da Sefaz para se obter os XML.
Gestão automatizada de XMLs e Documentos Fiscais
Plataformas como o Arquivei permitem que você poupe tempo e, consequentemente, dinheiro de um escritório de contabilidade. Digitalmente conectado com a Sefaz, o Arquivei garante que a nota fiscal consultada tenha validade jurídica.
Por estar em computadores e smartphones, a consulta automatizada também dispensa a chave de acesso, uma das limitações que demandam ainda mais tempo.
Arquivei também traz a centralização de processos, redução de riscos, proteção contra notas frias, inteligência de negócio, frete e logística. Não haverá mais necessidade de esperar o DANFe ou o XML. E todos os XML podem ser gerenciados digitalmente.
Não basta economizar dinheiro, mas sim tornar a sua consulta mais produtiva. E, é óbvio, ele também serve como um leitor adequado de notas fiscais em XML.
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