O padrão XML foi escolhido para ser o formato digital que contém as informações de diversos documentos fiscais como Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes), entre outros.
Para o contribuinte precisar de um leitor de XML, ele não tem posse do DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) da mercadoria e precisa do XML para obtê-lo. Mas, como o usuário tem em mãos esse XML? É necessário, quase sempre, correr atrás do fornecedor, procurar em meio de e-mails, etc. Esse processo também pode ser um gargalo na produtividade do usuário e isso precisa ser eliminado.
Não seria melhor se o XML viesse automaticamente e fosse armazenado com segurança, junto ao DANFe?
Assim o contribuinte teria tempo hábil para analisar a nota e perceber se as informações estão corretas, efetuando (ou não) o cancelamento, ou pedido de correção, em até 24 horas.
Para que o contribuinte tenha em mãos o XML emitido contra o seu CNPJ em tempo real, armazenado com segurança, basta acessar o Arquivei. Através do site o usuário tem todos os XMLs de NFes e CTes dos últimos 90 dias, além de NFSes de diversas prefeituras. Para visualizar o DANFe e DACTe, basta um clique. Teste gratuitamente agora!
Um leitor de XML comum, online, funciona basicamente como uma ferramenta que:
- Faz o upload do XML do documento fiscal;
- Retorna a visualização em PDF, geralmente do DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica).
Assim, o contribuinte pode visualizar o resumo da Nota Fiscal com mais clareza. Porém, esse tipo de leitor não faz essa operação em lote, o que volta ao problema de ter que inserir informações nota a nota.
Além da obrigatoriedade de armazenamento do XML por 5 anos, este arquivo é de suma importância para o setor contábil da empresa, pois nele estão todas as informações relevantes para análises e relatórios de compras, vendas, etc.
Talvez seja o momento de repensar como a empresa está utilizando o XML, pois ele não serve somente para conseguir o DANFe.
Saiba mais por aqui como funcionam os leitores deste formato.
Opções de leitor XML e conversores
Na rede online existem alguns outros leitores online que dispensam a instalação. De forma acessível na internet, porém isso não significa que para obter a leitura do DANFe o trabalho seja feito gratuitamente.
1. Leitor XML: este site permite ler e visualizar arquivos XML enviados via upload sem grandes opções no arquivo gerado. Uma mensalidade é cobrada para carregar mais arquivos XML, ou ler uma pasta em formato .zip;
2. FreeNFE: permite apenas a visualização do XML em DANFe, não possui versão paga, porém não possibilita a operação em lote também, é necessário subir nota a nota. Além disso, existe a versão instalável do aplicativo, que funciona da mesma maneira;
3. XML Viewer: neste site, que é totalmente em inglês, existe um XML Input (onde o contribuinte sobre o arquivo XML) e o Result (resultado), que não chega a ser um DANFe, apenas uma forma mais resumida das informações do XML.
Opções de conversores de XML em formatos como CSV, PDF, TIFF, JPG, HTML, entre outros, são bastante utilizados pelos contadores como forma de extrair análises a partir deste arquivo tão rico em informações.
Porém o que se encontra na internet nem sempre está alinhado com as expectativas do contribuinte. Veja alguns:
4. XML Grid: esta ferramenta, também totalmente em inglês, dá acesso à conversão de arquivos XML no formato CSV, apenas;
5. Cool Utils: também totalmente em inglês, esse site permite converter arquivos XML para diversos tipos de formato, tais como PDF, TIFF, JPG, HTML entre outros. No caso do PDF, também não chega a ser o DANFe, veja abaixo como é a interpretação do site:
6. Arquivei: o Arquivei é uma ferramenta online que consulta todas as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa e ainda disponibiliza o XML e o DANFe online da Nota Fiscail. Experimente grátis.
Repositório online de XML
O repositórios de XML são apps e serviços pagos que permitem que seus arquivos XMLs, criados pelos emissores de NFes, sejam enviados por e-mail a mais de um destinatário. Os dados ficam armazenados em uma conta FTP dentro de servidores.
Os repositórios podem ajudar? Eles permitem configurar rapidamente os e-mails para os quais você desejar enviar o XML, possibilitando a adaptação em diferentes software. O único problema é que o servidor que guarda os dados precisa ter tecnologia de segurança para o correto sigilo de informações.
Com o Arquivei, além da consulta do XML sem chave de acesso, o usuário consegue obter o DANFe em apenas um clique, enviar por e-mail, imprimir, armazenar ilimitadamente e tudo com segurança garantida e autorização da Sefaz. Teste a plataforma gratuitamente agora mesmo.
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Como visualizar CCe e notas canceladas
Poucos aplicativos prometem entregar ao usuário a Carta de Correção eletrônica (CCe) ou o status da nota, pois não são conectados diretamente com a Secretaria da Fazenda, assim não conseguem obter essas informações.
Com o Arquivei é possível saber se a nota em questão tem CCe ou se foi cancelada pelo fornecedor, em tempo real. Na plataforma todas as notas ficam centralizadas, fáceis de visualizar, imprimir e enviar por e-mail.
Notas que devem ser impressas
XML é realmente o formato digital das notas e dos arquivos fiscais, ele deve ser emitido, consultado e armazenado eletronicamente, o DANFe é apenas um resumo, fácil de visualizar, mas não tem validade jurídica, ou seja, não precisa ser armazenado.
Existem informações que precisam necessariamente ser impressas, como: Cupom Fiscal e Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2).
As notas devem ser conservadas enquanto não se esgotar o estoque, desde que autorizado esse procedimento pelo município de jurisdição do fornecedor.
Consulta manual de NFes pela Sefaz
A Nota Fiscal eletrônica é, disparado, o documento que mais utiliza a linguagem XML. Por isso, é necessário saber como fazer uma consulta manual pelo site da Secretaria da Fazenda (Sefaz), onde seus dados são armazenados para que o governo saiba de suas informações.
A Sefaz pede uma chave de acesso. Tanto este código quanto uma sequência numérica devem ser fornecidos para acesso às NFes. A chave de acesso só pode ser obtida a partir do arquivo XML e do DANFe.
Segundo o Site Nacional de Empregos, a média salarial de um contador é entre R$ 3 mil e R$ 5 mil. Os profissionais, se forem CLT, trabalham entre seis e oito horas por dia.
Um contador normalmente consegue consultar 20 notas por dia, numa empresa de fluxo baixo. Isso dá uma média de 2,5 notas por hora se todo o período de trabalho dele for utilizado, colocando sempre duas senhas por consulta.
Se forem emitidas 100 notas por mês, elas vão se equivaler à 40 horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o CLT base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750 do salário daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas.
Este é o custo de consultas manuais pelo site da Sefaz para se obter os XML.
E o que muda num gerenciamento automatizado?
Plataformas como o Arquivei permitem que você poupe tempo e, consequentemente, dinheiro de um escritório de contabilidade. Digitalmente conectado com a Sefaz, o Arquivei garante que a nota fiscal consultada tenha validade jurídica.
Por estar em computadores e smartphones, a consulta automatizada também dispensa a chave de acesso, uma das limitações que demandam ainda mais tempo.
Arquivei também traz a centralização de processos, redução de riscos, proteção contra notas frias, inteligência de negócio, frete e logística. Não haverá mais necessidade de esperar o DANFe ou o XML. E todos os XML podem ser gerenciados digitalmente.
Não basta economizar dinheiro, mas sim tornar a sua consulta mais produtiva. E, é óbvio, ele também serve como um leitor adequado de notas fiscais em XML. Teste gratuitamente agora mesmo.
