Para armazenar as Notas Fiscais em arquivo XML existe apenas um passo: 1. Baixar as Notas e fazer upload em uma plataforma que garanta o armazenamento com segurança desses arquivos.
É necessário preocupar-se com o armazenamento seguro desde a primeira Nota Fiscal da empresa. Veja abaixo como a plataforma Arquivei garante essa segurança:
Segurança nos dados armazenados
O armazenamento de Notas Fiscais exige um alto nível de segurança, pois qualquer documento fiscal, seja Nota Fiscal eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) ou Nota de Serviço eletrônica (NFSe), deve ser armazenado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.
Isso vale tanto por no mínimo 5 anos além do ano em curso, segundo a legislação vigente.
Quando estes documentos são solicitados pelo Fisco, é necessário apresentar o arquivo XML à administração tributária. Apenas se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe (Documento Auxiliar de NFe, impresso em papel). Fora este caso, o DANFe não tem validade jurídica.
Considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos XML, a tecnologia possibilitou soluções inovadoras, práticas e eficientes.
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O contribuinte, utilizando estes equipamentos, precisa preocupar-se com toda a infraestrutura, toda a segurança, isso inclui até mesmo o custo de manutenção e ainda assim, há o risco de perder tudo.
Com o Arquivei, tudo é armazenado no RDS (Relational Database Service, ou Serviço de Banco de Dados Relacional) da Amazon.
Assim, o certificado digital tipo A1 inserido pelo contribuinte fica acessível apenas por dentro da aplicação do Arquivei, protegido pelo banco de dados da Amazon.
O cliente, desta forma, só precisa preocupar-se com o acesso ao Arquivei (login e senha) e não precisa pensar em todo os equipamentos, como o computador, HD, pendrives e sua segurança.
Como ocorre o processo:
Curiosidade: Temos 53 buckets (diretórios) ocupados na Amazon.
Confiabilidade e autenticidade dos dados armazenados
Algumas ferramentas na internet disponibilizam baixar o XML sem certificado digital.
Importante: O certificado digital é validado por uma autoridade integrante da ICP-Brasil, o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por softwares especializados.
Qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas Notas Fiscais sem o certificado digital merece atenção para a questão de segurança e confiabilidade.
Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe, baixando a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.
Veja mais problemas relacionados ao “download de XML sem certificado digital”.
Com o Arquivei, além da possibilidade da consulta de NFes, CTes e NFSes sem chave de acesso, a plataforma consulta Notas Fiscais direto da Secretaria da Fazenda, garantindo a presença campo xMotivo, mas somente com o certificado digital o Arquivei consegue conectar-se como o contribuinte.
O armazenamento na plataforma é garantido pela infraestrutura responsável pelos certificados digitais, a tecnologia RDS da Amazon.
Empresas como Conta Azul, Editora Globo, Easy Taxi, Netflix, entre outras, utilizam a mesma tecnologia.
Facilidade na localização dos dados de Notas Fiscais armazenadas
Para o setor contábil e fiscal, é necessário que estes arquivos estejam fáceis de localizar, para agilizar processos de escrituração e outros envios ao Governo.
Com o Arquivei, tudo está disponível online, em tempo real. A alta disponibilidade torna fácil encontrar as Notas Fiscais.
Basta digitar o que está buscando, por número da NFe, empresa (nome ou CNPJ), chave de acesso ou por conteúdo da NFe. Exemplo: Papel higiênico, Latas de tinta, etc.
Com isso, o responsável pelo setor fiscal foca seu trabalho nas entregas de obrigações acessórias e em relatórios produtivos para a empresa.
Empresas que armazenam Notas Fiscais com o Arquivei
O Arquivei tem como clientes empresas como Mc Donalds, Batavo, Riachuelo, entre outras.
A gerente contábil da Riachuelo, por exemplo, declarou “nem todas as Notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”.
Em pouco tempo, a equipe da Riachuelo percebeu que a falta das Notas Fiscais poderia se tornar um problema, tendo em vista que se despendia muito tempo para ter todos os documentos fiscais centralizados.
Leia o Case da Riachuelo completo.
Veja como o Arquivei otimiza a rotina fiscal, contábil e tributária de milhares de empresas de todo o Brasil. Assista uma demonstração grátis.
Agora que você já sabe um pouco sobre como funcionam as Notas Fiscais, confira os nossos guias completos sobre a Nota Fiscal de Serviços (NFSe) e a Nota Fiscal eletrônica (NFe).
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