Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma solução que consulte, baixe e armazene XML de NFes em lote, diretamente da Sefaz, conheça o Arquivei: Consultar NFes>>
O arquivo XML é a versão digital da Nota Fiscal eletrônica (NFe) e obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. Normalmente, após a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza esta Nota Fiscal geralmente por e-mail nos formatos PDF e XML.
Continue a leitura e veja a importância do arquivo XML e como abri-lo em segurança.
A importância do arquivo XML
XML é o formato de arquivo que as Notas Fiscais eletrônicas são armazenadas e lidas pelos softwares e sistemas de gerenciamento fiscal. O formato é padronizado para que se comunique com os mais variados programas e, assim, os empreendedores possam prestar contas ao fisco com agilidade e segurança.
Basicamente, o XML é a nota fiscal em formato digital.
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido. De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos.
Abrir arquivo XML em segurança
O arquivo XML carrega informações relevantes e até mesmo sigilosas da empresa, que you
não podem ser acessadas por qualquer pessoa, como:
- Dia e horário de emissão;
- Modelo, número e série;
- Valor total da nota;
- Informações do emitente (nome, CNPJ, Razão Social, endereço, inscrição estadual e código do município);
- Informações do comprador (nome, CNPJ, Razão Social, endereço e inscrição estadual);
- Informações dos produtos (quantidades, valores unitários e uma descrição abreviada);
- Dados sobre encargos (valor dos produtos, seguro e frete, alíquota para cálculo, PIS, COFINS e IPI);
- Dados sobre o transporte (informações da transportadora, veículo e volume transportado);
- Informações sobre a cobrança (forma de pagamento e endereço de cobrança).
Qualquer aplicativo que ofereça baixar arquivo XML das suas notas sem o certificado digital também merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.
Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe. Essa mesma consulta de XML quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido.
O infográfico sobre a Anatomia do XML demonstra como estão distribuídos os campos dentro de um arquivo XML e como é feita sua visualização sem utilizar uma plataforma como a do Arquivei, que consegue organizar essas informações, além de cumprir com o armazenamento obrigatório desse arquivo digital.
Com o Arquivei, além de ser possível fazer a consulta sem chave de acesso, a plataforma conecta-se direto a Secretaria da Fazenda, garantindo a presença campo citado.
Esses problemas nas notas atrapalham o trabalho de contadores e do setor contábil da sua empresa. Vá atrás de boas recomendações, sempre.
Há também o risco destas informações, que são próprias de cada empresa, vazarem através de sites não confiáveis.
A principal função de software confiável é justamente prezar pela segurança informacional dos dados.
As formas de abrir o arquivo XML
1. Por meio de um editor de textos
- Abra o arquivo clicando em “arquivo” e depois clique com o botão direito em “abrir com”. Os arquivos possuem extensão comum de texto (.txt), o que quer dizer que podem ser lidos por qualquer editor. Uma lista de programas será exibida;
- Escolha o “bloco de notas” ou “editor de texto” (Mac).
Use as descrições das tags para localizar os dados que desejar. Elas são, normalmente, auto explicativas, possibilitando que o usuário encontre as dados que procura com facilidade.
2. Por meio de um navegador de internet
Assim como no modo anterior, encontre o arquivo XML em seu computador. Abra-o indo em “arquivo” e depois clicando “abrir com”. Qualquer navegador de internet reconhece esse formato. Além disso, a maioria deles torna a navegação mais fluída, facilitando o acesso às informações desejadas.
3. Por meio do Excel
Esse é o modo mais simples e direto de abrir o XML, já que o Excel é uma das primeiras opções que o computador oferece quando você tentar abrir o arquivo apenas clicando em seu ícone.
Com o Excel aberto, clique em “abrir” e localize o seu arquivo XML. O Excel poderá convertê-lo em uma tabela e isso será muito útil, pois permitirá que você analise as informações de modo prático e organizado.
4. Consulta de XML através do Arquivei
A plataforma do Arquivei permite que o contribuinte consulte as notas dos últimos 90 dias diretamente da Secretaria da Fazenda, de forma prática e segura.
Podemos afirmar que essa é a maneira certa de abrir os seus arquivos XML, já que, além de abrir os arquivos de forma organizada e eficiente, ele também armazena todos os seus dados em servidores na nuvem, protegendo sua integridade por todo o tempo que for necessário, além de facilitar a sua comunicação com o contador e eliminar a burocracia nos processos.
Uma vez feito o download da NFes, é possível usar um campo de busca para procurar qualquer tipo de dado que esteja escrito em uma das notas fiscais. Basta pesquisar pelo nome do fornecedor, pelo produto/serviço faturado, data de emissão ou o valor assinalado na nota. Chega de ficar abrindo milhares de NFes online manualmente até encontrar o documento desejado!
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