Consultar DANFe: como consultar sem chave de acesso

A nota fiscal eletrônica (NFe) chegou para facilitar a rotina de muitas empresas, substituindo processos manuais com papéis para o formato digital, mais rápido e seguro. Porém, com a tecnologia surgiu também a necessidade de receber e baixar os documentos fiscais eletrônicos.

Apesar da validade jurídica da nota fiscal ser atribuída ao XML, é comum que muitas empresas também consultem o DANFE, para entender as informações do documento de forma facilitada.

Para consultar DANFE, existe a opção de usar o Portal da NFe, e também de fazer o processo sem chave de acesso em uma ferramenta específica. Acompanhe o artigo e entenda!

O que é DANFe e para que serve?

DANFe é sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica. Ele não possui validade fiscal, mas é uma guia impressa a partir da Nota Fiscal eletrônica (NFe).

Por este motivo, o DANFe é utilizado no transporte de produtos. Legalmente, nenhuma mercadoria deve ser transportada sem um documento fiscal. Por isso ele é utilizado.

Seu uso é tanto para o cliente final, quanto para distribuidores e revendedores. Assim, mesmo sem validade fiscal, DANFe é sim um documento de grande importância nas transações.

Por existir a possibilidade do DANFe ser clonado, é importante conferir os dados que constam neste arquivo. A falsificação do documento produz irregulares na transação e dificulta o monitoramento.

Abordamos isso sem citar a questão do seguro, porque não há como esperar que uma carga seja segurada se não há um documento em anexo. O DANFe permite declarar o seu valor.

Qual o papel do DANFe na consulta de NFes?

Primeiro é necessário saber alguns detalhes do documento para entender o seu papel.

A representação do DANFe é simplificada e precisa incluir as informações essenciais de emissor, destinatário, valor dos produtos, além da chave numérica de 44 dígitos que permite a consulta e download do arquivo XML da NFe. Por ter estas características, ele não precisa ser arquivado por cinco anos como é o caso da Nota Fiscal eletrônica.

E qual é o papel dele na consulta de NFe?

O DANFe online desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, um acontecimento fora da normalidade, provando o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprovando a origem de produtos diante de uma fiscalização do transporte.

Ele foi criado juntamente com a NFe e o objetivo é facilitar a consulta da Nota Fiscal pelo Fisco e pelo destinatário. Comprova a emissão dessas notas e auxilia na redução da sonegação fiscal desta forma.

Consultar DANFE sem chave de acesso: como funciona

Consultar e baixar o DANFE sem chave de acesso é possível utilizando um software específico, como o da Arquivei, que captura os documentos validados direto da SEFAZ. Veja o passo a passo:

1. Inicie um teste gratuito na Arquivei;
2. Insira seu Certificado Digital A1 ou A3;
3. Todos os documentos fiscais começarão a aparecer na plataforma;
4. Basta selecionar uma ou mais notas para consultar e baixar o DANFE e XML.

O certificado digital é um pré-requisito indispensável para que a Secretaria da Fazenda se comunique com o software e permita a captura dos documentos fiscais. Nesse sentido, cuidado com sistemas que prometem converter DANFE para XML, pois geralmente eles geram um XML falso e sem validade jurídica.

A validade jurídica do DANFe

Os documentos têm sua validade jurídica garantida por assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco. A exemplo da NFe, também se faz importante armazenar os arquivos XMLs neste processo.

Não há obrigatoriedade de mantê-lo impresso, mas uma cópia do DANFe deve acompanhar o produto.

Quando deve-se imprimir o DANFe em papel

O DANFe geralmente vem em arquivo PDF acompanhado do arquivo XML por e-mail. Ele é gerado ao emitir ou receber uma nota fiscal eletrônica. Tal arquivo serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NFe.

O fornecedor provavelmente mandou o DANFe no e-mail no ato da emissão, caso você tenha uma empresa. Muitas vezes essas notas ficam perdidas e é possível conseguir o documento através da chave de acesso, consultando por ferramentas digitais.

E em qual situação ele pode ser impresso, para evitar a dependência do digital.

A pessoa física, caso tenha a chave de acesso presente no DANFe ou no arquivo XML, poderá sim utilizar ferramentas como o Web DANFe para imprimir o documento desejado. Se não tem mais acesso à essa chave, o comprador deve entrar em contato com a empresa que emitiu e solicitar a segunda via.

Em posse do documento, é possível reproduzi-lo da maneira impressa novamente.

Consulta de nota fiscal no Portal da NFe

Além da possibilidade de consultar nota fiscal sem chave de acesso, ainda tem a opção manual que é no Portal da NFe. Em nada difere a obrigação da certificação digital, porém, no Portal da NFe é preciso digitar os 44 números da chave de acesso.

A consulta manual é demorada e suscetível a erros, já que não é possível fazer o processo em lote e ainda se deve voltar e resolver um captcha para cada XML consultado.

XML e DANFE: qual é a diferença?

Se você está aqui, é porque quer baixar o DANFE de notas fiscais, correto? Mas você sabe de fato qual é a diferença entre o DANFE e o XML de NFe?

O XML é o tipo de arquivo oficial da nota fiscal eletrônica, é ele que garante a validade jurídica do documento e deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, conforme a lei. Não apresentar o XML em uma fiscalização pode incorrer em multas que podem passar de R$1.000,00 por documento não apresentado.

Já o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser impresso e deve acompanhar as mercadorias no transporte. Guardar o DANFE não é obrigatório, porém, é recomendável aos consumidores finais, já que, apenas nesse caso, ele serve como garantia da transação.

O DANFE online também costuma ser armazenado pelas empresas como forma de controle manual dos documentos, porém, o recomendado é possuir uma plataforma que reúna todas as informações em nuvem e permita o download quando necessário, como a solução da Arquivei.

Vantagens de um software de consulta automatizada de NFe

Como você pode ver, uma das vantagens de um software é que apenas com ele você consegue baixar DANFE sem chave de acesso. Contudo, esse é apenas um dos vários benefícios que a automatização pode trazer, confira a seguir!

Segurança

Uma plataforma como a Arquivei captura as informações direto da Secretaria da Fazenda e das prefeituras, sem depender de e-mails. Isso previne sua empresa contra notas frias, já que você terá acesso à tudo que é emitido contra o seu CNPJ e ainda pode se manifestar em poucos segundos.

Prevenção à multas

Receber e armazenar os documentos de forma automática previne erros manuais e ao mesmo tempo garante que nada seja perdido. Um bom sistema de gestão de NFe também dispõe de filtros e marcadores que permitem achar qualquer documento em poucos segundos.

Agilidade

Ao eliminar os processos manuais de consulta, digitação e download nota a nota, é perceptível o ganho em agilidade para o setor fiscal. Além disso, fazer o manifesto do destinatário em NFe e o desacordo de CTe também pode ser mais fácil.

Outra grande vantagem em agilidade é a possibilidade de fazer o download de XML, DANFE e DACTE em lote, além de realizar outros processos como o MDe em vários documentos de uma só vez, grande destaque da função “Ações em Lote” da ConexãoNF-e.

Controle

Em uma só plataforma você consegue gerenciar diversos documentos, e também acompanhar o status deles na SEFAZ. Por exemplo: se o seu fornecedor cancelar uma nota fiscal, você ficará sabendo na hora, assim como também saberá quando seu cliente se manifestou contra uma nota que você emitiu.

Além disso, é possível controlar o número de usuários e saber quais ações estão sendo tomadas por eles dentro da ferramenta.

Importação automática no ERP

De nada adianta automatizar só metade do processo, não é? Por isso, na ConexãoNF-e você consegue mais produtividade ao importar XML direto no ERP sem digitar nada, e para o Protheus, Datasul e RM, ainda é possível automatizar processos dentro do ERP, com validações de segurança.