Nota Fiscal em Contingência: o que é e quando emitir

Veja o que é nota fiscal em contingência, como emitir e quais cuidados são necessários quando se utiliza o documento fiscal desta maneira:

Se você trabalha em uma empresa ou em processos que exigem a emissão da Nota Fiscal de venda, já sabe então que a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que pode ter problemas na hora da emissão. Afinal, para ser emitido ele precisa contar com a boa conexão online e com o bom funcionamento do emissor da Sefaz, portanto ele pode ter problemas na emissão. 

Nesses casos é necessário contar, então, com a emissão da Nota Fiscal em Contingência. Esse tipo de nota é a alternativa legal para emitir uma Nota Fiscal até que você tenha tempo hábil para ajustar a emissão adequada da NF-e. Assim suas vendas não precisam parar mesmo se houver problemas com a internet ou com a comunicação da Sefaz e ainda garante que sua operação esteja de acordo com as normas legais. 

Por isso, se você tem um negócio ou é responsável pela operação de vendas é muito importante que não haja dúvidas sobre o processo de emissão da Nota Fiscal em contingência e você esteja apto para emiti-la quando for necessário.

Separamos a seguir as explicações sobre esse assunto para te ajudar, de forma simples e direta, a entender os principais pontos sobre a Nota Fiscal em Contingência.

1. O que é Nota Fiscal em Contingência?

De forma bem simples e direta, podemos dizer que Nota Fiscal em Contingência é um tipo de nota offline alternativa à Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Acontece que a emissão da NF-e é um processo digital, e portanto esse processo está exposto a falhas no seu funcionamento, o que impediria o lançamento de uma venda. 

Contudo não pode haver, em nenhuma hipótese, uma venda sem a emissão adequada da Nota Fiscal. Caso contrário, empresas obrigadas a emitir Nota Fiscal no momento da venda ficariam ilegais perante o fisco, se não houvesse uma alternativa aos erros dos processos online. Justamente para sanar esse problema é que foi estabelecida a modalidade de Contingência da NF-e.

1.1. Nota Fiscal em Contingência, solução temporária para problemas da digitalização eletrônica

A digitalização dos documentos fiscais, como no caso de uma NF-e que é um dos documentos mais importantes de uma empresa, foi uma mudança que trouxe melhorias e eficiências ao processo da empresa e da integração do fisco. Isso porque a emissão das notas fiscais de venda sempre foi um ato cheio de detalhes e com constantes atualizações de regras e modelos específicos, que divergem de acordo com o produto, o tipo de operação e a situação. 

Então a transição do papel para o formato eletrônico facilitou e agilizou o processo das notas, mas também deixou a rotina de emissão sujeita aos erros do processo de comunicação online. Aliado a isso há ainda diferentes tipos de modalidades de emissores, específicos de cada estado e sua Sefaz. Portanto há situações em que o software de gestão fiscal conectado com a Sefaz sofre problemas que precisam de um tempo para serem resolvidos. E para não bloquear a emissão da nota no ato da venda, criou-se então a modalidade de emissão de Nota Fiscal em Contingência.

2. Emissão de nota fiscal em contingência

Entendendo que a Nota Fiscal em Contingência é uma forma de substituição temporária da NF-e, a qual se configura como “um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial que tenha a assinatura digital do emissor” (Manual de Emissão de NF-e em Contingência). Entendemos, então, que o processo de substituição temporária deverá prever cobertura dos arquivos semelhantes, como validade da Nota Fiscal e respectivo DANFE.

Contudo a emissão da nota fiscal em contingência, assim como a nomenclatura e objetivo de criação pressupõem, deve ser usada somente em casos de problemas onlines ou de comunicação com a Sefaz. O uso em excesso (comparado com outros usuários em situação semelhante) pode despertar a atenção do Fisco que, nesse caso, cobrará esclarecimentos do contribuinte. 

Por isso é essencial entender os processos de emissão de uma NF-e em contingência, compreendendo:

• As modalidades de emissão em contingência;
• Os formulários de segurança para impressão do DANFE;
• As especificações e critérios da contingência eletrônica  da Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC) para o Sistema de Contingência Eletrônica (SCE).

3. Modalidades da emissão de nota fiscal em contingência

Há 3 modalidade de emitir uma NF-e em contingência: 

1. FS-DA: Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico (FS-DA)
2. DPEC: Declaração Prévia de Emissão em Contingência
3. SCAN: Sistema de Contingência do Ambiente Nacional

3.1  FS-DA – Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico

Costuma ser a alternativa mais simples, já que o emissor precisa apenas emitir a NF-e em contingência com a impressão do DANFE por meio do FS-DA. Nesse caso, portanto, a empresa contribuinte precisará apenas ter em mãos o Formulário de Segurança FS-DA para usar esse impresso fiscal na emissão do DANFE. 

Lembrando que esse tipo de formulário FS-DA substitui o antigo FS, que era preciso ter em estoque. Hoje com os pontos de venda do FS-DA (com solicitação via Sefaz de origem, por exemplo Sefaz – SP)  temos como adquirir o formulário de segurança, aumentando a capilaridade operacional.

Apesar de ter o DANFE impresso, a emissão da NF-e em contingência é temporária e precisa então ser emitida a NF-e para Sefaz, assim que os problemas técnicos que impediram a transmissão, no ato da venda, forem resolvidos.

• Antiga forma de Contingência com uso do Formulário de Segurança (FS)

Importante lembrar que o FS-DA substituiu o FS (Formulário de Segurança). Que era usado como forma de emissão de contingência  NF-e.  Contudo, desde o Convênio ICMS 110/08 em 2009, temos em vigência o impresso fiscal FS-DA (Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico). Por isso, não é mais permitida a impressão do DANFE por meio do FS (Formulário de Segurança).

• Cuidado com a numeração da NF-e em caso de contingência FS-DA

Assim que for possível transmitir a NF-e à Sefaz de origem, o contribuinte precisará tomar cuidado com a numeração da nota, caso exista a mesma numeração ela precisará ser cancelada, para não haver duplicidade de notas. Além disso, é essencial verificar se a nota foi autorizada na Sefaz.

3.2 DPEC – Declaração Prévia de Emissão em Contingência

Nessa alternativa é permitida a dispensa do FS-DA para impressão do DANFE, além de não haver alteração da série e numeração da NF-e emitida. Por isso, nessa modalidade, existe a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC), para registrar as principais informações da NF-e, nesse caso em contingência, mas que será transmitida à Sefaz, por meio do Sistema de Contingência Eletrônica (SCE).

• Prazos de envio da NF em contigência a Sefaz de origem.

Quando o contribuinte emite uma NF em contingência, nos modelos FS-DA ou DEPEC, ele precisa estar atento aos prazos legais para a correta transmissão da NF-e à Sefaz. Acontece que há inúmeras especificidades que mudam esses prazos. Se o emissor precisa apenas fazer o envio da NF-e para sua Sefaz de origem e isso não implicar em nenhum ajuste de informação o prazo a ser cumprido é um (podendo ser de até 24 horas em casos de uso do modelo FS-DA ou até 168 horas em caso do modelo DEPEC). 

Se houver necessidade alteração de informações (número da Nota ou XML, por exemplo) aí então há outros tipos de especificidades, elencadas em detalhes no AJUSTE SINIEF 07/05, por isso a importância de estar atento às atualizações legais e, sempre que possível, evitar o uso da Nota Fiscal em contingência. 

3.3  SCAN – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional

É a alternativa de emissão da NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN). O que difere nessa modalidade é que o DANFE pode ser impresso em papel comum. Além disso, no tipo de emissão SCAN não há a necessidade de transmissão da NF-e para a Sefaz de origem.

Essa modalidade usa uma série específica (série 900-999) reservada para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional que depende da ativação da Sefaz de origem. Então isso, por si só, já faz com que a operação da Sefaz seja acionada, não necessitando portanto do envio da NF-e para autorização da Sefaz.

4. Cuidados com a nota fiscal em contingência

O uso da Nota Fiscal em contingência é legal e devidamente previsto na legislação, portanto há riscos apenas em relação ao uso inadequado. Tanto em relação aos preenchimentos inadequados, quanto aos usos excessivos. Como já indicamos anteriormente, o uso da NF-e em contingência deve ser uma exceção e nunca uma regra. 

A NF-e em contingência deve ser usada apenas em casos de problemas onlines ou de comunicação com o emissor da Sefaz de origem, no ato da emissão da nota. Ponderando que em casos de uso da modalidade em contingência FS-DA ou modalidade DPEC o contribuinte precisa se atentar ao prazo para a transmissão da NF-e à Sefaz. E ainda cuidar para ajustar (e/ou cancelar) informações quando houver inconsistências, sempre de acordo com as atualizações e indicações legais do SINIEF.

Além disso, é um processo que por si só opera em condições adversas, que geram mais trabalho (por exemplo armazenamento de cópias do DANFE) e podem, em caso de descuido, gerar inconsistências no sistema fiscal da empresa. Por isso, é importante estar atento aos detalhes do uso de cada modalidade em contingência, mas claro, evitar o uso sempre que puder.

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