DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) serve como um instrumento auxiliar para a consulta da NFe e para acompanhar o trânsito das mercadorias, pois é uma via impressa simplificada da NFe (Nota Fiscal eletrônica).
O empreendedor e o contador já estão acostumados a lidar com o arquivo XML da NFe, além do armazenamento de 5 anos dos DFes (Documentos Fiscais eletrônicos), porém ainda surgem alguma dúvidas com relação ao DANFe online. Afinal, o que é?
Entenda o DANFe online e algumas informações importantes que você deve saber:
1. DANFe online é uma ferramenta
O DANFe online, se você fizer uma busca rápida no Google, é uma ferramenta que funciona como um repositório de NFe, validador de NFe/CTe e gerador de DANFe.
Atenção! Antes de seguir a leitura do artigo: se você está à procura de uma forma fácil para consultar e baixar DANFes em lote - sem precisar de chave de acesso - conheça o Arquivei: Experimentar grátis >>
Funciona da seguinte maneira: você insere o arquivo XML da NFe, ou a chave de acesso da NFe (44 dígitos), e o sistema te devolve um PDF para download.
Quais as implicações deste tipo de sistema? Ele não armazena a informação. Ou seja, caso você perca o DANFe e o arquivo XML/chave de acesso, será quase impossível de recuperar.
2. DANFe não tem validade jurídica
Esta informação é importante para quem ainda guarda o DANFe em papel. O DANFe é apenas a representação gráfica da NFe, ele não é a Nota Fiscal e ele não tem validade jurídica. Isso mesmo.
Há casos em que empresas armazenam pilhas e pilhas de DANFes acreditando estar cumprindo determinação da lei, quando na verdade o que existe é desperdício de papel e espaço inutilmente.
O DANFe é obrigatório no caso do envio de mercadorias, pois ele acompanha o frete e facilita a supervisão dos produtos. Porém, assim que o destinatário recebe o DANFe, ele deve verificar se aquele documento está autorizado pela Sefaz e armazenar o arquivo XML da NFe.
3. Visualizar o DANFe online
Novamente, embora o XML da NFe seja o arquivo com validade fiscal, não podemos nos esquecer também da importância do DANFe online para o cotidiano da gestão corporativa.
O DANFe fornece praticidade no dia a dia do contador ou empreendedor que deseja conferir informações básicas no estoque, pois ele é uma representação simplificada das informações completas do arquivo XML da NFe.
Porém, a visualização completa do DANFe só pode ser feita no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) por até 180 dias após a emissão da NFe. Após esse período, somente a versão resumida fica disponível, informando apenas o número da nota, a data de emissão, o CNPJ do emitente e do destinatário, o valor e sua situação.
Por isso, é importante ter em mãos uma plataforma de consulta e armazenamento de NFes como o Arquivei. Experimente grátis.
Leia também: “DANFe online e sua importância para o departamento de Compras“.
4. Imprimir o DANFe online
Caso a sua empresa não tenha uma solução de consulta e armazenamento de NFes como o Arquivei, que tem a opção de imprimir o DANFe online, é possível abrir o e-mail do fornecedor e imprimir desta forma.
Lembrando que a NFe deve estar segura e armazenada, sendo assim, somente imprimir o DANFe não adianta.
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5. Consultar DANFe online
Caso a sua empresa não tenha uma solução de consulta e armazenamento de NFes, que tem a opção de imprimir o DANFe online, é possível abrir o e-mail do fornecedor e imprimir desta forma.
Lembrando que a NFe deve estar segura e armazenada, sendo assim, somente imprimir o DANFe não adianta.
Extra: DANFe e DACTe online
Assim como o DANFe é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, o DACTe é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico, ou seja:
- DANFe, refere-se à NFe;
- DACTe, refere-se à CTe.
O DACTe é utilizado no segmento de cargas e transportes, independentemente do modal utilizado, e funciona de forma muito parecida com o DANFe e o NFe.
Assim como as NFes, os CTes têm sua validade jurídica garantida por assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.
Da mesma forma, não é obrigatório arquivar o DACTe impresso, entretanto, ele deverá estar acompanhado da mercadoria durante o serviço de transporte. No caso de fiscalização, o agente usará a chave de acesso informada no DACTe para consultar a validade do CTe.
Através do Arquivei é possível consultar CTes emitidas contra o CNPJ da empresa, sem a necessidade de chave de acesso e ainda armazenar os documentos emitidos. Assim, é fácil visualizar o DACTe e imprimi-lo na hora.
