Para conseguir a segunda via da Nota Fiscal o consumidor (pessoa física) precisa entrar em contato com a empresa responsável pela emissão desse documento. Porém, quando se trata de uma relação com fornecedores (pessoa jurídica), é possível melhorar esse processo de emissão de segunda via de Nota Fiscal.
Para uma empresa conseguir uma Nota Fiscal recebida de mercadoria, basta baixar direto da plataforma do Arquivei ou digitar a chave de acesso no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda), desde que tenha o certificado digital do CNPJ.
A Nota Fiscal é um arquivo digital (em formato XML), muitos consumidores recebem um documento em papel (ilustrado abaixo) e não sabem do que se trata. Esse é o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) e nele aparece a chave de acesso:
A chave de acesso (44 dígitos) é utilizada para baixar NFe no portal da Sefaz, por exemplo. O DANFe não tem validade jurídica, ele é apenas representação do resumo das informações da Nota Fiscal em um layout (leiaute) pré definido. O arquivo XML da NFe é o documento fiscal que realmente tem validade jurídica.
É importante ter acesso às Notas emitidas ou recebidas pois a Receita Federal confere todas as Notas para identificar sonegação de impostos por parte das empresas e também para ter um ambiente tributário controlado e estável.
Dessa forma, uma NFe que ficou para trás e hoje foi cobrada pela fiscalização da Receita, precisa estar disponível rapidamente para a consulta de uma “segunda via”. Veja como facilitar esse processo de busca:
Segunda via de Nota Fiscal recebida
Através da chave de acesso e do certificado digital da empresa, o contribuinte pode entrar no site da Sefaz e consultar a NFe em questão. Porém, caso a empresa não tenha mais acesso à chave de acesso, existem duas possibilidades:
- Nota Fiscal recebida (emitida para o CNPJ da empresa) em menos de 90 dias: com o Arquivei, basta conectar o certificado digital da empresa e todas as Notas Fiscais recebidas dos últimos 90 dias irão aparecer;
- Nota Fiscal recebida (emitida para o CNPJ da empresa) em mais de 90 dias: encontrar nos SPEDs entregues ou e-mails as chaves de acesso para consulta direto no Portal da NFe da Secretaria da Fazenda.
Uma NFe não escriturada pode ocasionar um grande prejuízo para a empresa. A cada arquivo XML não entregue, a empresa corre o risco de pagar R$1 mil de multa. Por isso, o ideal é manter todas essas notas centralizadas.
Entenda melhor sobre penalidades por não apresentar o XML das NFes em uma fiscalização.
Para monitorar o que é recebido no CNPJ da empresa, experimente grátis o Arquivei. Veja abaixo como resolver a segunda via de Nota Fiscal emitida.
Segunda via de Nota Fiscal emitida
Com a chave de acesso o emissor também consegue consultar no portal da NFe da Sefaz. Sem a chave de acesso, a empresa pode integrar o seu emissor de NFe com o Arquivei e passar a receber tanto as Notas emitidas, quanto as Notas recebidas.
A Secretaria da Fazenda entende que quem emitiu a nota, possui o XML com validade jurídica, e por isso não disponibiliza a consulta desse documento fiscal utilizando o webservice da Sefaz.
É importante manter uma rotina de consulta de NFes e outros documentos fiscais em geral, como CTes e NFSes. Entenda melhor como agilizar o processo:
Solução para consulta de segunda via de Nota Fiscal
A plataforma do Arquivei realiza a consulta de DFes (Documentos Fiscais eletrônicos) direto da Sefaz, por meio do certificado digital A1 ou A3 físico. Sempre que a empresa precisar da NFe, para uso interno ou para enviar para o cliente, é possível filtrar por qualquer campo da nota.
A Sipolatti (uma das maiores varejistas do país), agilizou o seu processo de emissão de segunda via para clientes utilizando essa funcionalidade básica da plataforma. Qualquer consumidor de qualquer franquia que deseja emitir uma segunda via da Nota Fiscal, consegue a emissão na hora.
Isso porque a Sipolatti libera acesso ao Arquivei para todas as suas lojas, assim o funcionário responsável por aquela franquia faz o filtro das NFes pelo CPF do consumidor e encontra todas as NFes emitidas para ele. Esse documento pode ser enviado por e-mail em PDF ou impresso na hora.
Veja mais detalhes sobre o processo da Sipolatti com o Arquivei no case de sucesso.
Abaixo a tela do Arquivei na prática:
Conclusão
A gestão de documentos fiscais em uma empresa deve ser acompanhada por um profissional da contabilidade com o auxílio de ferramentas tecnológicas, isso tudo para que não existam mais casos de documentos perdidos e demonstre ao Fisco uma desorganização fiscal na empresa.
Com a consulta de NFes, CTes e NFSes através da plataforma do Arquivei, a empresa fica protegida contra perda e também é notificada caso haja alguma Nota Fria emitida contra o CNPJ.
É importante ter o SPED fiscal completo, com todas as Notas para não sofrer autuação por parte da Receita Federal.
