Como conseguir a segunda via da Nota Fiscal

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Você já precisou de uma segunda via de nota fiscal e não sabia como conseguir? Isso pode acontecer por vários motivos, como perda, extravio, danificação ou até mesmo falta de emissão do documento pelo fornecedor.

Mas não se preocupe, neste post vamos te ensinar como conseguir segunda via de nota fiscal pelo CPF e também como ter uma boa gestão de notas fiscais para evitar problemas futuros. Continue a leitura e confira!

Como conseguir segunda via de nota fiscal emitida

Através da chave de acesso e do certificado digital da empresa, o contribuinte pode entrar no site da Sefaz e consultar a NFe em questão. Porém, caso a empresa não tenha mais acesso à chave de acesso, existem duas possibilidades:

• Nota Fiscal recebida (emitida para o CNPJ da empresa) em menos de 90 dias: com a Arquivei, basta conectar o certificado digital da empresa e todas as Notas Fiscais recebidas dos últimos 90 dias irão aparecer;
• Nota Fiscal recebida (emitida para o CNPJ da empresa) em mais de 90 dias: encontrar nos SPEDs entregues ou e-mails as chaves de acesso para consulta direto no Portal da NFe da Secretaria da Fazenda.

Uma NFe não escriturada pode ocasionar um grande prejuízo para a empresa. A cada arquivo XML não entregue, a empresa corre o risco de pagar R$1 mil de multa. Por isso, o ideal é manter todas essas notas centralizadas.

Entenda melhor sobre penalidades por não apresentar o XML das NFes em uma fiscalização.

Para monitorar o que é recebido no CNPJ da empresa, experimente grátis a Arquivei. Veja abaixo como resolver a segunda via de Nota Fiscal emitida.

Como conseguir segunda via de nota fiscal recebida

Para conseguir a segunda via da Nota Fiscal o consumidor (pessoa física) precisa entrar em contato com a empresa responsável pela emissão desse documento. Porém, quando se trata de uma relação com fornecedores (pessoa jurídica), é possível melhorar esse processo de emissão de segunda via de Nota Fiscal.

Para uma empresa conseguir uma Nota Fiscal recebida de mercadoria, basta baixar direto da plataforma da Arquivei ou digitar a chave de acesso no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda), desde que tenha o certificado digital do CNPJ. Sem a chave de acesso, a empresa pode integrar o seu emissor de NFe com a Arquivei e passar a receber tanto as Notas emitidas, quanto as Notas recebidas.

A Secretaria da Fazenda entende que quem emitiu a nota, possui o XML com validade jurídica, e por isso não disponibiliza a consulta desse documento fiscal utilizando o webservice da Sefaz.

É importante manter uma rotina de consulta de NFes e outros documentos fiscais em geral, como CTes e NFSes.

Como conseguir segunda via de nota fiscal pelo CPF

Uma das formas mais simples de conseguir uma segunda via de nota fiscal é pelo CPF. Isso porque, desde 2014, existe o Programa Nota Fiscal Paulista, que permite aos consumidores cadastrarem seus CPFs nas compras e consultarem as NFes emitidas em seu nome. Esse programa vale para o estado de São Paulo, mas existem iniciativas semelhantes em outros estados, como o Nota Paraná, o Nota Legal DF e o Nota Fiscal Gaúcha.

Para consultar as notas fiscais pelo CPF, basta acessar o site do programa do seu estado, fazer o login com seu CPF e senha e clicar na opção “Consultar Documentos Fiscais”. Lá você poderá ver todas as notas fiscais emitidas em seu nome nos últimos cinco anos e fazer o download ou a impressão das que precisar.

Mas atenção: essa forma de conseguir segunda via de nota fiscal só funciona para as notas fiscais eletrônicas (NF-e), que são aquelas emitidas por meio de um sistema informatizado e transmitidas pela internet. As notas fiscais manuais ou em papel não entram nesse sistema e devem ser solicitadas diretamente ao fornecedor.

A importância de uma boa gestão de notas fiscais

Ter uma segunda via de nota fiscal pode ser muito importante para diversos fins, como comprovar a compra de um produto ou serviço, garantir seus direitos como consumidor, fazer a declaração do imposto de renda ou até mesmo pedir o reembolso de despesas. Por isso, é essencial ter uma boa gestão de notas fiscais, tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas.

Uma boa gestão de notas fiscais envolve armazenar os documentos fiscais de forma segura e organizada, facilitando o acesso e a consulta sempre que necessário. Além disso, também envolve verificar a validade e a autenticidade das notas fiscais, evitando fraudes ou erros que possam gerar multas ou problemas fiscais.

Para fazer uma boa gestão de notas fiscais, é preciso contar com ferramentas adequadas que possam automatizar e simplificar esse processo. Uma dessas ferramentas é a Arquivei.

Como centralizar a gestão das suas notas fiscais

Para ter uma boa gestão de notas fiscais, você precisa contar com uma ferramenta que facilite o seu trabalho, organizando e centralizando os processos. É aí que entra a Arquivei, uma solução completa para a gestão de documentos fiscais.

A Arquivei é uma plataforma online que permite que você consulte, baixe e armazene todas as suas notas fiscais eletrônicas (NF-e), notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e), conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e) e outros documentos fiscais em um só lugar.

A plataforma se conecta diretamente à Secretaria da Fazenda (Sefaz) e às prefeituras, captando automaticamente todos os documentos emitidos contra o seu CNPJ. Dessa maneira, você garante agilidade no processo e mais segurança contra fraudes.

Além disso, a Arquivei oferece diversas funcionalidades que facilitam a sua gestão de notas fiscais, como:

• Busca avançada por filtros como data, valor, fornecedor, cliente, produto ou serviço;
• Visualização das notas fiscais em PDF ou XML;
• Envio das notas fiscais por e-mail;
• Integração com o seu sistema contábil ou ERP;
• Geração de relatórios personalizados;
• Armazenamento seguro das notas fiscais na nuvem.

Com todos esses benefícios, você ganha mais praticidade, agilidade e economia na sua gestão de notas fiscais. Você também evita erros, multas e penalidades por falta de documentação fiscal.

Quer saber mais sobre como a Arquivei pode ajudar você na gestão de documentos fiscais? Então faça uma demonstração gratuita da nossa solução e descubra como podemos simplificar a sua rotina!

Conclusão

A gestão de documentos fiscais em uma empresa deve ser acompanhada por um profissional da contabilidade com o auxílio de ferramentas tecnológicas, isso tudo para que não existam mais casos de documentos perdidos e demonstre ao Fisco uma desorganização fiscal na empresa.

Com a consulta de NFes, CTes e NFSes através da plataforma da Arquivei, a empresa fica protegida contra perda e também é notificada caso haja alguma Nota Fria emitida contra o CNPJ.