Uma forma muito inteligente de facilitar as rotinas fiscais é fazer a consulta de NFe em lote. Saiba como fazer e quais são as vantagens:
O problema de não fazer consulta de NFe em lote
A consulta de NFe (Nota Fiscal eletrônica) geralmente é feita nota por nota, no portal da Sefaz. Já a consulta em lote vem para resolver esse problema.
O processo de consultar individualmente cada nota, de forma manual, basicamente acompanha dois processos básicos:
- Digitar a chave de acesso (44 dígitos)
- Realizar a autenticação do captcha (letrinhas) no portal da Sefaz.
O tempo que se gasta para consultar cada nota é muito grande e traz uma desvantagem enorme para o setor da empresa que realiza essa busca. Isso porque, repetir esse processo diversas vezes ao dia, não traz nenhum benefício para a empresa, apenas contribui para erros e retrabalho.
Atualmente, empresas estratégicas, com vontade de crescer no mercado, não perdem mais tempo digitando código por código pra cada nota individualmente.
Para um setor fiscal, contábil e financeiro inteligente, é necessário automatizar atividades, e a busca de notas é um exemplo disso.
Com o Arquivei, isso é possível, a ferramenta consulta de NFe em lote de centenas de notas de uma vez só, otimizando muito a rotina! Saiba mais a seguir:
Otimização das rotinas contábeis com consulta de NFe em lote
Uma rotina que envolve o processo de consulta manual de NFe não está otimizada. Como dissemos anteriormente, a consulta realizada através do site da Sefaz é realizada nota a nota, o que leva muito tempo.
Isso significa que é necessário inserir os dados individualmente para obter as informações necessárias. Veja a imagem abaixo:
São muitos dígitos, o que aumenta a chance de errar e gerar ainda mais atrasos. Mas perder tempo com esse processo manual não é mais necessário há um tempo.
Existem soluções que permitem realizar a consulta de NFe em lote, facilitando o processo de obtenção das Notas Fiscais eletrônicas e agilizando as rotinas contábeis.
Veja como a consulta de NFe em lote é realizado na plataforma Arquivei:
Esse tipo de busca de NFe em lote dispensa a digitação da chave de acesso, economizando muito tempo na rotina. Basta conectar o certificado digital A1 ou A3 que o Arquivei fará a conexão com a Sefaz e te retornará todas os documentos fiscais que foram emitidas para a empresa. Sem precisar correr atrás de fornecedor ou digitar código por código. Todas as notas fiscais chegam até você sem esforço!
É um monitoramento das atividades de terceiros contra o CNPJ da empresa e isso traz prevenção contra fraude e multas para o negócio. É um processo essencial, principamente para identificar notas frias.
Mas como o Arquivei faz essa consulta de NFe em lote? Te explico mais detalhes a seguir:
Consulta de NFe em lote: como funciona
A funcionalidade de consulta em lote permite que as empresas capturem diversas Notas Fiscais eletrônicas emitidas ou recebidas em sua base de dados de uma só vez. Além disso, é possível fazer o download dessas NFe em lote!
Na Secretaria da Fazenda, só é possível fazer a consulta em lote através do Aplicativo de Manifestação do Destinatário da Sefaz para consultar NFe.
Através dele, o download do arquivo XML só pode ser efetuado após existir “Ciência da Emissão” ou “Confirmação da Operação”. Além disso, no máximo 10 arquivos de XML podem ser baixados a cada acionamento da funcionalidade.
Isso significa que, mesmo através do aplicativo da Sefaz, esse continua sendo um processo moroso para a reunião dessas notas fiscais eletrônicas.
Consulta de NFe em lote no Arquivei
Com o Arquivei, é possível consultar todas as NFes emitidas contra seu CNPJ, diretamente da Sefaz, sem a necessidade de digitar a chave de acesso.
Em vez de consultar nota por nota na Sefaz, e cadastrar uma por uma em seu velho sistema, o Arquivei consulta, baixa e armazena automaticamente em tempo real todas as NFes e CTes emitidas contra seu CNPJ, de qualquer lugar do país.
Para fazer a consulta de NFe em lote é muito fácil, em um clique você consegue acessar várias notas ao mesmo tempo!
Vale destacar que o Arquivei também filtra e identifica as NFes canceladas e com Carta de Correção (CCe) de forma automática.
A facilidade da escrituração com a consulta NFe em lote
A busca das notas em lote facilita diversas obrigações fiscais e contábeis, como o SPED.
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é o sistema que visa unificar todos os arquivos de contabilidade de uma organização em um só lugar. Ele serve para substituir os arquivos em papel e tornar o controle contábil das empresas mais organizado e preciso.
Em razão disso, as empresas precisam gerar e enviar um grande volume de dados para os sistemas do Governo. Por isso, ter a possibilidade de consultar e realizar as ações em lotes torna o processo mais fácil e ágil.
3 benefícios de fazer a busca de NFe em lote
Como é possível perceber, realizar a captura de documentos fiscais em lotes, com várias notas de uma só vez, é interessante por tornar o processo mais eficiente. Confira com mais detalhes os benefícios dessa prática:
1. Ganho de agilidade
A captura de NFes em lote, se for centralizada (com o Arquivei), abre a possibilidade de checar os status todos de uma vez: NFe denegada, cancelada, devolução e etc. Isso traz uma visão macro do processo, sem ter a necessidade de acionar setores ou fornecedores para saber do status.
Até mesmo o setor de logística/estoque pode se beneficiar ao saber quais mercadorias que irão entrar, é possível conferir se falta algo e se antecipar.
2. Organização fiscal
A consulta de NFe em lote favorece, ainda, a organização fiscal de sua empresa. Isso porque no Arquivei, os documentos estão todos armazenados juntos de forma mais fácil de achar.
Ou seja, a fácil identificação de notas ajuda a empresa a manter sua organização fiscal.
3. Manifestação em lote
Além da consulta de NFe em lote, o Arquivei também realiza a manifestação do destinatário em lote.
Assim, com essa também traz mais disponibilizada por ferramentas como o Arquivei, traz como benefício a automatização da tarefa, otimizando o tempo e a produtividade das equipes que podem se dedicar a atividades mais estratégicas. Ou seja, em poucos passos, é possível realizar a manifestação em lote de modo prático e rápido.
As empresas que não consultam NFe em lote ficam para trás!
Com a consulta em lote, o contribuinte não perde tempo para consultar cada nota individualmente.
Além disso, consegue facilitar o acesso às Notas Fiscais eletrônicas emitidas contra seu CNPJ, fazendo um monitoramento mais completo.
O SPED também é facilitado, pois um grande volume de dados das Notas Fiscais deve ser entregue para os sistemas do Governo. Com as Notas Fiscais centralizadas, é mais fácil.
Tenha mais agilidade, organização e manifestação do destinatário automática com o Arquivei.
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