Além de todas as precauções que o empresário brasileiro deve tomar, seja com o pagamento correto de todos os tributos ou com funcionários e operacional, ele ainda deve se atentar para as notas frias, um problema que infelizmente afeta muitas empresas brasileiras. 

Nesse artigo, que decorreu do podcast gravado com a equipe da academia do Arquivei, falaremos um pouco mais sobre as notas frias, seus exemplos e como podemos nos prevenir dessa fraude.

1. O que são notas frias?

Todas as operações, sejam de compra e venda ou de prestação de serviço, devem ser acobertadas pela emissão de uma Nota Fiscal, que hoje é eletrônica (NFe).

Dessa forma, toda movimentação da empresa é registrada, e ao final de cada período as informações são enviadas ao Fisco (Municipal, Estadual ou Federal) e os tributos correspondentes são apurados.

As notas frias, basicamente, são notas falsas, que podem ser emitidas contra o CNPJ da empresa, registrando uma operação que nunca aconteceu ou que não está de acordo com a negociação realizada, por conter valores maiores ou menores.

Também podem ser emitidas por um CNPJ falso, que não tenha a devida inscrição no órgão competente ou, caso tenha, não possui movimentação real. O que se observa na prática é que essas notas falsas são geralmente emitidas para recompor o estoque ou ainda para acobertar uma mercadoria que foi comercializada sem a emissão da devida NFe.

Infelizmente, muitos empresários de boa-fé acabam tendo ciência dessas operações irregulares apenas quando o fisco bate à porta, quando já pode ser tarde demais.

2. Como saber se a nota fiscal é fria?

O conhecimento das notas frias é realizado por meio da checagem constante das NFes através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou no próprio site da Secretaria da Fazenda dos Estados (SEFAZ). Dessa forma, o gestor consegue verificar se a nota emitida contra sua empresa está correta, possibilitando informar ao fisco sobre a ciência da operação e sua confirmação, o registro das operações não realizadas ou até mesmo informar o desconhecimento dela.

Para a prevenção das empresas contra as notas frias, pode-se utilizar o evento de desconhecimento da operação, pois assim a empresa sinaliza ao fisco que algo não está de acordo, eximindo sua responsabilidade em relação à transação constante na NFe.

Entretanto, esse processo de checagem pode custar muito tempo ao setor fiscal da empresa ou ao gestor, pois a consulta na SEFAZ geralmente é realizada nota por nota. Nesse sentido, a plataforma da Arquivei possui alguns recursos que visam facilitar esse procedimento

3. Exemplos 

O exemplo mais comum, verificado tanto em discussões judiciais quanto administrativas, trata-se da tomada de crédito de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) decorrente de notas frias. Como se sabe, o ICMS é um imposto apurado pela diferença entre os créditos provenientes das entradas e os débitos das saídas. Ao fazer o encontro das diferenças, haverá o valor que deve ser recolhido. Dessa forma, muitas empresas, com intenção de reduzir o débito a pagar, emitem notas frias a fim de aumentar os créditos de ICMS.

Entre as situações mais recorrentes, podemos citar também uma operação em que a empresa B emite sem conhecimento da empresa A uma nota em seu CNPJ, sem que exista qualquer relação entre elas. Caso a empresa A não manifeste o desconhecimento da NFe ao ser fiscalizada pelo fisco, ela poderá ter problemas.

Além disso, outro exemplo que citamos no podcast se refere às notas canceladas: supondo que a empresa A realiza uma compra do fornecedor B, o qual emite a devida NFe e envia a mercadoria. Contudo, posteriormente, a empresa B faz o cancelamento da nota, mesmo a empresa A tendo recebido o produto. Nesse caso, se a empresa A não manifestar a NFe antes do cancelamento, a empresa B não pagará os tributos decorrentes e a empresa A não terá como comprovar a origem do produto.

Por último, vale citar ainda uma operação muito mais simples do que as abordadas anteriormente, que diz respeito à emissão de NFe de uma empresa a outra com um valor menor do que o efetivamente realizado.

 4. Como as notas frias estão relacionadas com a sonegação tributária?

A emissão de notas frias e a prestação de informações falsas ao fisco são consideradas crimes contra a ordem tributária, previstos na Lei 8.137/90, com pena de reclusão de 2 a 5 anos e multa.

Por não ter conhecimento das notas falsas emitidas contra seu CNPJ, geralmente as empresas deixam de escriturar essas operações, não pagando seus tributos incidentes, o que aos olhos do fisco é visto como sonegação.

A sonegação ocorre quando o contribuinte omite ou distorce as informações prestadas às autoridades com o intuito de não pagar ou pagar menos tributos. Geralmente essa prática está relacionada a outros crimes, como estelionato ou lavagem de dinheiro, o que acaba por aumentar a pena.

Assim, diante das diversas fraudes que observamos nos exemplos mencionados acima, ou ainda em operações divulgadas pela mídia, percebemos que, infelizmente, a emissão de notas fiscais frias é uma operação mais comum do que imaginamos, sendo que a estimativa de movimentação está em torno de 1 bilhão de reais por ano.

5. Quais as penalidades aplicáveis?

Além da investigação criminal, a empresa ainda poderá sofrer com:

  • Baixa ou inaptidão do CNPJ de ofício pela Receita Federal;
  • Cancelamento da inscrição Estadual;
  • Multas de 150% sobre o valor do tributo;
  • Impossibilidade de participar de licitações.

Esses são apenas alguns exemplos das sanções aplicáveis às empresas envolvidas em esquemas de emissão de notas frias ou àquelas que não tomam o devido cuidado no controle dos documentos fiscais.

Dessa forma, percebe-se que essa fraude não atinge apenas grandes empresas. Desde que tenha CNPJ, os pequenos, médios e grandes empresários podem ter problemas com a falta de atenção na organização fiscal. 

Em síntese, independente do tamanho ou do segmento empresarial, é necessário sempre ter cuidado, transparência e organização das notas emitidas e recebidas.

Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, comente abaixo ou escreva diretamente para a autora: andressasehn@vamosescrever.com.br

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Autora Vamos Escrever, é bacharel em Direito e Especialista em Direito Tributário, com MBA em Gestão de Tributos e Planejamento Tributário. Além de ser advogada, é apaixonada por desafios e eterna estudante. 📩andressasehn@vamosescrever.com.br Saiba mais sobre o autor