Nota fiscal de Serviços (NFSe): tudo o que você precisa saber!

A NFSe, também conhecida como Nota Fiscal de Serviço eletrônica, é um documento comumente utilizado na comprovação da prestação de serviços. 

Esses serviços podem ser feitos de uma pessoa jurídica a outra ou entre uma empresa e um consumidor final. Por causa dessa característica, muitos profissionais liberais e autônomos — como advogados, publicitários, jornalistas e nutricionistas — emitem essa nota.

Vale destacar ainda que a NFSe é um dos tipos de nota que é lançada no ambiente online. Em um mundo cada vez mais informatizado, podemos dizer que isso é uma tendência, já que aumentam cada vez mais o número de transações feitas na internet. 

Se você está procurando por uma plataforma de consulta de NFSes, experimente grátis o Arquivei. Não é necessário ter a chave de acesso da Nota de Serviço, apenas o certificado digital da empresa.

Nesse contexto, também é necessário um documento no formato eletrônico para comprovar essa transação e a Nota Fiscal de Serviço  Eletrônica (NFSe) ajuda justamente nessa questão. 

A emissão do comprovante apresenta vários benefícios para o seu negócio. Primeiramente, é uma atitude ética. Além disso, a emissão correta da NFSe ajuda a combater a sonegação de tributos, ajuda no controle de gastos, identifica a quantidade de compras, os impostos a serem pagos e facilita a troca dos produtos por parte dos consumidores. Apenas o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a lançar o documento.

Pensando na importância deste tema, preparamos um guia completo sobre a NFSe. Vamos tirar desde algumas dúvidas iniciais, até questionamentos mais específicos sobre esses assunto. Acompanhe a seguir!

O que é Nota Fiscal de Serviço (NFSe)?

Chegamos a um dos pontos centrais e a um dos principais conceitos básicos deste guia. A Nota Fiscal de Serviço, ou NFSe, é utilizada para comprovar a prestação de serviços. 

É importante lembrar que a NFSe precisa ser lançada juntamente à prefeitura na qual o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) está inscrito. Isso porque, esse documento está diretamente relacionado ao Imposto Sobre Serviços (ISS) e ele é um dos principais tributos que são arrecadados pelos municípios. 

Lembre-se que só pode aparecer um tipo de serviço nessa nota e é permitido lançar o documento apenas quando a atividade for finalizada. Diante dessa característica, podemos dizer que as NFSe funcionam como se fossem notas de serviço.

O que é RPS?

O Recibo Provisório de Serviços também é conhecido com RPS. Trata-se de um documento que tem como intenção substituir, de forma temporária, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe). 

O principal objetivo dessa prática é evitar que a sua empresa tenha problemas com o Fisco. Além disso, evita-se o pagamento de juros e multas pela não emissão do documento na data correta.

Dessa forma, em situações de emergência, você utiliza o RPS com o intuito de comprovar a realização de um trabalho específico. Nesse documento devem aparecer informações referentes ao comprador, sobre o serviço prestado e o CNPJ da sua companhia que vai gerar a nota posteriormente. 

Agora, você deve estar se perguntando: onde é possível obter o RPS?

O Recibo Provisório de Serviços deve ser solicitado na prefeitura pela qual um determinado serviço foi prestado. Não há um modelo padronizado no país, por isso, o documento pode variar conforme as exigências legais de cada cidade. 

Vale destacar ainda que nem todas as prefeituras permitem o uso do RPS e algumas exigem que a geração da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica seja feita de maneira imediata. 

Por outro lado, a maioria das prefeituras que faz a emissão automática da NFSe exige o uso do RPS antes de gerar o comprovante final. Nesse cenário, o recibo provisório é convertido em nota fiscal pela prefeitura depois da solicitação de emissão.

Quais as diferenças em relação ao NFSe e NFCe?

Não é muito difícil compreender as diferenças da NFSe para NFe e NFCe. Isso porque, a maior parte das distinções estão relacionadas com a parte conceitual e a finalidade de cada documento. Por isso, antes de explicar melhor sobre as distinções é importante falar sobre o significado das outras duas categorias de cupons fiscais eletrônicos. 

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

Primeiramente, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é mais utilizada nas transações entre pessoas jurídicas. O documento pode ser operado nas transações comerciais de um produto ou serviço. 

A validação depende de certificado digital e da secretaria de Fazenda de cada Estado. Por fim, é importante destacar que, por meio desse comprovante, o fisco arrecada o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um tributo de competência estadual.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe), por sua vez, faz referência ao cupom entregue ao cliente. Por isso, esse documento é bastante comum no varejo, farmácias, bares, restaurantes e outros estabelecimentos. 

A nota permite que o consumidor verifique o que comprou, pois, nesse documento constam informações sobre o dia e o horário pelo qual a mercadoria foi comercializada, a identificação da empresa, condições de pagamento e a descrição do produto.

Diante do que abordamos, você pode perceber que há diferenças quanto à utilidade, se compararmos a NFSe com a NFCe. O primeiro tipo de comprovante é utilizado na prestação de serviços. A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe), por sua vez, faz referência ao documento fiscal que é entregue ao cliente, por isso, é utilizada com mais frequência no varejo.

Por outro lado, a NFSe e a NFe são semelhantes, mas, há duas diferenças principais: o primeiro tipo de documento pode ser usado nas transações entre empresas e clientes e a outra categoria não. Além disso, o NFSe é lançado juntamente à prefeitura da sua cidade e a NFe na secretaria de Fazenda do seu Estado.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFSe)

A versão digital da NFSe é feita em XML. Esse formato de arquivo segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal e, por isso, pode ser utilizado em todo o país de forma segura. Quando alguma compra é feita, o cliente, na maioria das vezes, recebe a nota fiscal nesse formato e o arquivo pode ser convertido em PDF.

Vale destacar que a legislação tributária vigente no nosso país obriga que as notas fiscais precisam ser armazenadas por 5 anos. Isso tem duas finalidades: garantia ou troca de produtos por parte do cliente ou quando há alguma fiscalização por parte da Receita Federal. 

O grande ponto positivo do XML é que eles não precisam ser impressos, pelo fato de serem digitais. Isso facilita a tarefa de armazenar os documentos, pois não será necessário destinar um grande espaço para guardá-los.

Outra dúvida muito frequente em relação a esse assunto é quem deve emitir o documento. Qualquer empresa que comercializa produto ou serviço deve emitir a nota fiscal. 

Essa exigência tem como objetivo facilitar o trabalho dos órgãos fiscalizadores que verificam, por exemplo, se uma empresa pode ser MEI, se os impostos estão sendo pagos corretamente, entre outras questões. No caso da NFSe, a emissão deve ocorrer quando há alguma prestação de serviço.

Vale destacar ainda que se a sua empresa não emitir as notas fiscais referentes aos serviços prestados, corre-se o risco de a organização ser penalizada com o pagamento de multas.

Além disso, a não emissão de notas pode ser considerada como sonegação de impostos. Essa prática é criminosa e pode levar o responsável a situações mais graves, como a prisão.

Quais os benefícios da NFSe?

Quem utiliza a NFSe reduz os custos com armazenamento de documentos e otimiza o tempo, pois todo o sistema é informatizado.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) proporciona diversos benefícios para os negócios. Muitos deles estão relacionados às praticidades proporcionadas pelo documento, a simplificação e a automatização de procedimentos.

Os principais aspectos positivos da NFSe são:

• simplificação dos processos tributários e burocráticos;
• apresenta validade jurídica e fiscal;
• reduz gastos com o armazenamento de documentos, compra de papéis e gráfica;
• possibilita a automatização da emissão e recebimento;
• assegura mais segurança na realização das transações;
• diminui as probabilidades de erro por evitar tarefas repetitivas;
• dispensa a necessidade de uma pessoa ou mesmo um setor atuar exclusivamente com a emissão de nota fiscal, o que ajuda também a reduzir os custos no seu negócio;
• otimiza o controle da sua organização, pois é possível verificar os relatórios das notas emitidas, de acordo com o volume de vendas da empresa.

Vantagens do Armazenamento de Notas Fiscais

Vale destacar que é muito importante ter todas as notas da empresa armazenadas para a gestão e consulta sempre que necessário. 

Primeiramente, você terá um maior controle em relação às transações efetuadas em um determinado período. Dessa forma, será mais fácil analisar se houve aumento ou redução das vendas. O melhor disso é que esse controle pode ser feito de forma rápida, pois todo o sistema é informatizado, ou seja, ajudará a otimizar o tempo.

Com isso, você terá mais clareza para pensar em ideias que possam gerar novas fontes de receita. Além disso, será possível também pensar em formas de reduzir os gastos sem prejudicar as atividades operacionais e estratégicas da companhia. Todas essas questões, somadas, contribuirão para um melhor gerenciamento, e, consequentemente, para o crescimento do seu negócio no mercado.

Além da questão estratégica, o armazenamento de notas fiscais evita que você tenha problemas com os órgãos fiscalizadores. De acordo com a legislação tributária, esses documentos precisam ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. 

Quais os principais problemas relacionados à NFSe?

Há alguns problemas que podem acontecer na emissão da NFSe. Entre as principais situações pelas quais você deve manter-se atento estão as seguintes:

Instabilidade do servidor da Prefeitura

É bastante frequente que os sites das Prefeituras apresentem instabilidades, principalmente, no começo e no fim do mês. Isso acontece por causa do alto número de documentos que são gerados nesses períodos.

Nesse contexto, há o risco de perder o prazo da data de emissão do documento e de a companhia ter que arcar com juros e multas. Um emissor automático de NFSe ajuda a resolver o problema, pois ele faz diversas tentativas de emissão automática da nota até o documento ser emitido.

Falta de integração automática

Algumas prefeituras não permitem que a nota eletrônica de prestação de serviços seja emitida de forma automática. Isso costuma ser contraprodutivo, pois é necessário fazer a tarefa manualmente. Por outro lado, quem conta com um software especializado na emissão de NFSe não precisa se preocupar em realizar procedimentos manuais;

Retenção de ISS

Em algumas situações, pode ser que a Prefeitura reivindique a retenção do Imposto sobre Serviços (ISS). Isso é prejudicial aos negócios, pois o cliente pode não pagar o valor total referente ao serviço justamente por causa do tributo descontado.

Permissão ou não do uso do RPS

O Recibo Provisório de Serviço é um documento que possibilita a entrega da nota fiscal ao comprador, caso aconteça algum imprevisto. Pode ser, por exemplo, a falta de internet ou energia. Dessa forma, o cliente não precisa esperar pela geração do documento fiscal. No entanto, algumas prefeituras não permitem o uso do RPS e outras determinam que se utilize um modelo próprio municipal;

Variação do serviço prestado

Caso tenha uma empresa que faça mais de um tipo de serviço é preciso adequar o documento conforme cada atividade feita. Dessa maneira, caso faça a tarefa manualmente, será preciso verificar qual é o código de identificação de determinado serviço para que a NFSe seja emitida corretamente;

Mudanças sem aviso prévio

Outro problema frequente faz referência às alterações nos sistemas das prefeituras. Infelizmente, na maioria das vezes, eles ocorrem sem aviso prévio, especialmente quando há mudança na gestão municipal. Nesse contexto, é importante se adaptar com o novo sistema.

Como cancelar Nota Fiscal de Serviço?

Imprevistos acontecem às vezes e, em algumas situações, é necessário fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviço. No caso das notas eletrônicas, a solicitação de cancelamento deve ser feita até o dia 10 de cada mês. Esse processo leva cerca de 30 dias para que seja concluído.

Vale destacar que no procedimento de cancelamento de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica será necessário apresentar os seguintes documentos:

• requerimento on-line do serviço;
• declaração da empresa tomadora dos serviços (a companhia que solicitou o serviço), em papel timbrado e com assinatura de representante legal reconhecida em cartório. É preciso também informar a causa do cancelamento da nota;
• caso a companhia tomadora dos serviços seja um órgão público, a declaração precisa ter a assinatura do titular da pasta e é necessário apresentar a cópia do RG do indivíduo.

Não se esqueça também de anexar as notas fiscais canceladas no medido e os documentos lançados em substituição ao comprovante que também foi cancelado. Caso contrário, será preciso também informar o motivo do cancelamento.

Em quais situações é possível cancelar a NFSe?

Se o ISS não tiver ainda sido recolhido, o empresário terá o prazo de seis meses para fazer o cancelamento da Nota Fiscal de Serviços. Vale destacar que a data válida para iniciar a contagem do prazo é a data de emissão da nota fiscal. 

Por outro lado, se o Imposto Sobre Serviços já tiver sido recolhido será necessário abrir um processo administrativo com a intenção de justificar o cancelamento. Por outro lado, as NFSe incluídas em Parcelamento Tributário não poderão ser canceladas.

É necessário saber, ainda, que o fato gerador (o motivo pelo qual surge a obrigação de pagar o tributo) do ISS é a prestação do serviço. Dessa forma, se não houver a prestação do serviço, não há incidência do Imposto Sobre Serviços e, por isso, a nota fiscal pode ser cancelada sem problemas. Por outro lado, se o fato gerador ocorrer, será necessário seguir os processos descritos anteriormente.

Por fim, é importante ressaltar que se os prazos forem respeitados, é possível pedir o cancelamento de mais de uma nota no mesmo processo. No entanto, a análise é individual e cada nota deve ter uma justificativa à parte. Se a solicitação for aprovada, você receberá um aviso informando que o documento em questão foi cancelado de forma definitiva.

Qual a validade da NFSe?

Não há um prazo fixo e que vale para todos os casos. Isso porque, a validade da Nota Fiscal de Serviços depende de cada caso. No entanto, na maioria das situações, a validade é de 3 dias.

Há ainda outras situações específicas, nas quais o prazo de validade da nota é maior do que o habitual. Uma das hipóteses é quando se tratar de semovente (são bens móveis que possuem movimento próprio, como animais selvagens e domesticados) para percursos. O prazo varia conforme a distância percorrida. A variação ocorre da seguinte forma:

• se a distância percorrida for de até 50 km, o prazo é de 5 dias;
• caso seja entre 50 e 100 km, o prazo é de 10 dias;
• se o animal andar entre 100 e 150 km, o prazo é de 15 dias;
• se for de 150 a 300 km, o prazo é de 20 dias;
• se a distância for superior a 300 km, a nota valerá por 40 dias.

Há outras hipóteses pelas quais o prazo de validade da Nota Fiscal de Serviços é superior a 3 dias. Entre as principais situações estão:

• remessa para vendas fora da localidade do emitente. Nessa situação, o prazo é de 30 dias;
• quando se tratar de nota fiscal na qual a natureza da operação seja de demonstração. Nesse caso, o prazo é de 60 dias.

Realmente há muitas burocracias e é necessário se atentar com os diversos prazos de validade. Nesse sentido é muito importante ter as notas sempre organizadas para que a sua empresa cumpra os prazos e obrigações e, assim, não tenha problemas com o fisco.

O que é o projeto NFSe Nacional?

A NFSe Nacional trata-se de um projeto que tem como principal objetivo padronizar e facilitar a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas aos prestadores de serviços em todo o Brasil. Isso acontece porque é utilizado apenas um único banco de dados, que é desenvolvido e regulamentado pela Receita Federal, com participação da Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).

Esse novo sistema, porém, ainda não é aceito em todos os municípios brasileiros.  Em outras, há a disponibilização da NFe, porém, cada uma delas tem as suas especificidades. Isso acontece por causa da cobrança do ISS (Imposto sobre Serviços), cujas regras são diferentes em cada município.

Por conta desse aspecto, surge a complexidade da unificação da cobrança e no armazenamento dessas informações em todo o território nacional. Apesar das dificuldades algumas medidas são tomadas com a intenção de facilitar essa questão.

O primeiro passo para a implantação da NFSe Nacional foi a implementação do Ambiente de Dados Nacional da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (ADN NFS-e). Com ele, os procedimentos relativos à emissão de notas fiscais ficam mais fáceis e práticos. Isso porque, as secretarias de Finanças das cidades e os contribuintes terão acesso a alguns dados. Entre eles estão:

• layout padrão nacional;
• emissão e transmissão das Notas Fiscais de Serviço;
• busca de notas de serviço por contribuinte;
• painel de consulta de notas emitidas, canceladas ou substituídas, com acesso para empresas e clientes.

Como gerar XML de nota fiscal de serviço?

No sistema do Arquivei, não há muitos segredos para consultar a Nota Fiscal de Serviço. Basta entrar no sistema e seguir os seguintes passos:

• Crie sua conta grátis no Arquivei, sem compromisso. Caso já seja usuário, entre com o seu login e senha;
• Acesse o Painel de Acesso às Notas Fiscais de Serviço (NFSe);
• Clique no botão “recebidos” para ver o painel de Notas Recebidas;
• Para fazer a configuração do acesso às prefeituras (só é preciso fazer esse procedimento apenas uma vez), clique no menu engrenagem;
• Clique em consultar. A partir desse momento, todas as vezes que forem necessário realizar novas consultas, já aparecerão as notas fiscais de todas as cidades cadastradas no sistema. Muito prático tudo isso, não é mesmo?

O Arquivei tem acesso à mais de 115 prefeituras. Para saber a lista completa de cidades atendidas pela consulta de NFSe, acesse aqui.

Como funciona a escrituração de NFSe?

A escrituração das notas fiscais é uma das obrigações mais importantes por parte do empresário. Por meio dela são repassadas ao Fisco todos os dados referentes a movimentação financeira de um empreendimento.

Vale destacar que essa obrigação é comum a todas as empresas, independentemente do seu porte. O descumprimento dessas normas podem acarretar em problemas para a companhia, que poderá ter que arcar com multas.

Em relação a Nota Fiscal de Serviço, há a obrigatoriedade de sua escrituração em relação aos serviços tomados fora do município pela qual uma determinada empresa está instalada e do ISS retido.

SPED e as NFSe

SPED faz referência à sigla Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de uma obrigação acessória (deveres que não estão relacionados com o pagamento de um tributo) que as empresas têm com fisco. 

O principal objetivo desse sistema é facilitar o recebimento de informações contábeis por parte do fisco. Os dados chegam por meio da certificação digital com validade jurídica, que é equivalente às assinaturas dos documentos eletrônicos. Essa é uma iniciativa integrada e inclui as três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

Muitas pessoas apresentam a seguinte dúvida: qual é a relação entre o SPED e a NFSe? A Nota Fiscal de Serviços é uma parte do SPED. O documento eletrônico foi criado com o intuito de substituir o comprovante fiscal em papel.

O objetivo da NFSe é monitorar a prestação de serviços ou a circulação de mercadorias para que mais tarde sejam tributadas. A validade desse documento é garantida pela assinatura digital, pois ela garante a autoria e integridade das informações.

Vale destacar ainda que o SPED foi criado com a intenção de tornar o ambiente de negócio mais leal e competitivo. Isso acontece porque há a diminuição de gastos e a fiscalização da Receita Federal é mais rápida, o que ajuda a dar mais segurança jurídica para as organizações.

O que é ISS?

O ISS faz referência ao Imposto Sobre Serviços e é um tributo de competência municipal, que incide sobre a prestação de serviços. A lista de atividades pelas quais há a cobrança tributária é bem variada e todas elas são destacadas na Lei Complementar 116/2003. 

Por conta dessa característica, a alíquota do ISS varia conforme cada município. No entanto, há algumas restrições para evitar uma prática conhecida como “guerra fiscal”. Isso acontece quando uma cidade, para tentar atrair empresas, cobra o mínimo possível de impostos e, às vezes, pode conceder isenções de forma ilimitada, o que acaba prejudicando a economia os municípios vizinhos.

Por conta disso, a Lei Complementar 116/2003 estabeleceu que a alíquota mínima é de 2% sobre o serviço prestado e a máxima é de 5%. Nesse contexto, surge a seguinte dúvida: como funciona o cálculo?

Não há muitos segredos. Vamos supor que a sua empresa tenha prestado um serviço no valor de R$100.000,00 e a alíquota seja de 2%. Nesse caso, a organização terá que pagar R$2.000,00 de ISS (corresponde a 2% de R$ 100 mil).

Há uma hipótese de isenção do Imposto Sobre Serviços. As empresas que exportam serviços não precisam pagar o tributo. Isso vale para as organizações que vendem produtos para fora do país. Essa norma existe para incentivar as exportações e deixar os nossos produtos com o preço mais competitivo quando chegar a outros países. 

A exceção a essa norma faz referência aos serviços que têm como fonte pagadora no exterior. Nessa situação, não há isenção e o pagamento do tributo deve ser feito no município em que o trabalho foi feito. 

CCe e Nota Fiscal de Serviço

CCe é a sigla para Carta de Correção Eletrônica. Essa carta permite que uma NFe ou NFSe já emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda passe por alguma correção, caso ela seja necessária. Veja abaixo alguns pontos que podem ou não serem corrigidos:

Correção autorizada

• Código Fiscal da Operação – desde que não altere a natureza dos impostos;
• Código de Situação Tributária;
• Data de emissão e data de saída;
• Razão Social do destinatário – desde que não mude totalmente;
• Endereço do destinatário – desde que não mude totalmente;
• Peso, volume e acondicionamento;
• Descrição da mercadoria – desde que não altere a alíquota do imposto;
• Dados do transportador;
• Dados adicionais, como correções de informações mais específicas: erro na fundamentação legal da operação, item da legislação que indique benefício fiscal à saída de produtos, etc.

Correção não autorizada

Valores, tanto da NFe quanto de imposto;

• Descrição da mercadoria que mude a alíquota do imposto;
• Qualquer informação que mude a operação ou cálculo do imposto;
• Mudança completa do nome do emitente ou destinatário;
• Valores Fiscais;
• Destaque de Impostos;
• Mudança completa do endereço do destinatário.

A CCe permite que as alterações necessárias sejam feitas e que você organize ainda melhor toda a gestão das notas da sua empresa. É importante que todas as informações presentes nos documentos fiscais estejam corretas, por isso, faça uso da CCe quando for necessário.

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Ficou alguma dúvida em relação a NFSe?

A Nota Fiscal de Serviço é utilizada para comprovar a prestação de serviços. Esse documento deve ser consultado diversas vezes com a intenção de verificar as transações feitas e cumprir as obrigações tributárias de forma adequada.

Vale destacar que o Arquivei está à disposição para melhorar a gestão dos negócios, já que, sendo uma plataforma de gestão de documentos fiscais, realiza consulta, gestão e download de notas fiscais eletrônicas de maneira prática e sem burocracias!