Cancelamento de nota fiscal de serviço eletrônica: como fazer?

1. O que é NFS-e Nacional?

A nota fiscal de serviços é o documento fiscal válido para subsidiar as operações de prestação de serviços. Assim, toda vez que um prestador fornece seus serviços, ele tem a obrigatoriedade de emitir uma NFSe para tributar, além do ISS, outros tributos que porventura podem incidir na nota. 

Por sua vez, o ISS é um tributo municipal e, portanto, o documento que permeará sobre o imposto será também municipal. Isto quer dizer que apenas o órgão responsável poderá versar sobre o imposto e seu respectivo documento fiscal, ficando a seu critério se será eletrônico ou não. 

É importante lembrar que, além do ISS, numa nota fiscal de serviços poderá haver a retenção de tributos federais, mesmo que o documento seja de competência municipal. 

⏩ Impostos da NFSe: confira quais são

Tendo essa informação, decorrente do interesse do governo nacional de fiscalizar as operações e sua veracidade, foram criados projetos de declarações eletrônicas que são fluídas e conversam entre si, impossibilitando a manipulação desenfreada de dados por parte dos contribuintes.

Nesse sentido, esses projetos, além de permitirem uma melhor fiscalização devido ao rápido cruzamento de dados, proporcionam ao contribuinte o aprimoramento em seu sistema de gestão, controle de documentos e economia em processos na operação.

Esse processo de emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é automatizado por meio de serviços informatizados e pode ser potencializado pelo seu sistema de gestão empresarial.

Além disso, toda a análise de dados é realizada de maneira online. Então, depois que os dados são conferidos, processados e validados, gera-se o documento fiscal.

⏩ Para consultar suas NFSes de forma automática e inteligente, clique aqui

2. Em que momento posso fazer o cancelamento de nota fiscal de serviço?

A NFSe obedece aos critérios municipais para suas regras de emissão e cancelamento. Dito isso, existem algumas exigências mais comuns nos municípios, considerando que ainda não está vigente a obrigatoriedade da NFS-e padronizada. 

Antes do recolhimento do ISS, o contribuinte tem a liberdade de efetuar o cancelamento da Nota Fiscal de Serviços, desde que não ultrapasse o prazo de 6 meses, a contar da data de emissão da nota. 

Caso haja o interesse de cancelamento da nota fiscal, e o ISS já tenha sido recolhido, a solicitação apenas poderá ser efetivada por meio de processo administrativo, a consultar cada município de interesse. 

Alguns municípios permitem a substituição da nota errada pela correta. Esse tipo de procedimento é o melhor quando já virou o mês de competência da prestação de serviços, pois o ISS permanecerá de acordo com sua incidência, alterando-se apenas o documento fiscal. A NFSe anterior será cancelada e a nota substituta passa a valer em seu lugar. 

Porém, é importante salientar que a mesma regra vale para o procedimento de substituição, que apenas será possível dentro do prazo de 6 meses, a contar da data de emissão do documento fiscal.

2.1 Campos que podem ser corrigidos no cancelamento de nota fiscal de serviço

A seguir, confira os campos declaratórios que podem ser corrigidos, de acordo com a Prefeitura de São Paulo:

• Local de incidência:

* Tributada em São Paulo

* Tributado fora de São Paulo

* Exportação de serviços

• Natureza da operação:

* Normal

* Isento

* Imune

* Suspenso/Decisão Judicial

• Sufixo do CNPJ (a raiz do CNPJ deve ser mantida);
• Código de Serviço;
• Alíquota de ISS (nos casos de Tributação fora de São Paulo ou nota emitida com retenção de ISS por prestador inscrito no Simples Nacional);
• Discriminação do Serviço;
• Valor Total dos Serviços;
• Valor Total das Deduções;
• ISS Retido pelo Tomador: “Sim” ou “Não”;
• Informações sobre tributos federais.

2.3 Documentos para a NFSe substitutiva

Após o prazo de seis meses, o prestador deverá emitir a nota substitutiva via RPS para a respectiva data do fato gerador e solicitar o cancelamento da NFS-e emitida incorretamente. Esse processo deve ser realizado por meio do sistema SAV (Solução de Atendimento Virtual), em que deverão ser juntados os seguintes documentos:

• Requerimento do interessado constando o nome ou razão social, número de inscrição no CCM, número de inscrição no CNPJ ou CPF, endereço completo, telefone para contato, exposição clara do pedido e todos os elementos necessários à sua prova;
• Contrato social;
• RG e CPF;
• Identificação da NFS-e a ser cancelada, bem como da NFS-e que a substituiu.

O prestador de serviços poderá solicitar que o pagamento do ISS da NFS-e cancelada seja realocado para o da NFS-e que a substituiu ou solicitar a restituição do valor recolhido.  

Ainda, caso o prestador solicite a restituição do ISS que tenha sido recolhido pelo tomador de serviços, ele deverá solicitar a autorização do outro e juntar ao requerimento de restituição. 

Essas e outras ponderações pertinentes à Prefeitura de São Paulo, você pode consultar diretamente no site nota do milhão, perguntas e respostas. 

Lembrando que o fato gerador do ISS é a prestação de serviços, ou seja, independente do cancelamento da Nota Fiscal, o ISS tem que incidir na competência correta, mesmo que a nota não tenha sido paga pelo tomador de serviços. 

3. Como fazer o cancelamento de nota fiscal de serviço? Passo a passo

Para a emissão da nota fiscal de serviço, leva-se em consideração o sistema integrado da prefeitura e suas facilidades para automação do processo de emissão. Também, nesse sentido, deve-se considerar o sistema de gestão para o cancelamento das notas. O emissor de origem provavelmente vai disponibilizar a opção de cancelamento eletrônico da nota, submeter a transmissão ao órgão a fim de validar as informações e retornar com o deferimento ou não da solicitação. 

Tratando-se de Nota Fiscal eletrônica, o pedido de cancelamento pode ser realizado na unidade responsável, Subsecretaria de Receita que faz parte do Departamento de Fiscalização. 

A solicitação deve respeitar o prazo até dia 10 do mês corrente, e seu aceite pode demorar cerca de 30 dias. 

Os documentos necessários para esse procedimento são:

• Requerimento online do serviço.

• Declaração do motivo de cancelamento do documento fiscal por parte do tomador de serviços, devendo estar em papel timbrado com a devida assinatura do representante legal e reconhecimento em cartório.
• Se a empresa tomadora de serviços se tratar de órgão público, a declaração citada anteriormente deverá conter a assinatura do titular da pasta, junto com a cópia do seu RG.
• As notas canceladas deverão ser anexadas à solicitação. 
• Caso tenha uma nota que substitui a antiga, ela deve ser anexada ao pedido. Caso contrário, o empresário precisará incluir no requerimento o motivo do cancelamento da nota em questão. 

Novamente, salienta-se a importância de consultar em cada município o processo de cancelamento, legislação e regulamento que pode se diferenciar.

Enquanto não houver a implantação do Projeto NFSe Nacional, cada contribuinte ainda terá que verificar em seu município quais são as regras de emissão, cancelamento, prazos e consulta de notas.

4. Consulta de Nota Fiscal de Serviço eletrônica manualmente

Para consultar uma NFS-e, é preciso entrar na prefeitura do emitente da Nota, ou seja, do prestador de serviços. Cada município disponibiliza de forma diferente a consulta. Pode ser um pouco complexo encontrar o link da consulta nesse momento pelas diferentes prefeituras. Por isso, é importante realizar essa consulta automática com um software inteligente para NFSe.

⏩ Desafios da NFSe: empresas com filiais com em várias cidades

Na consulta manual, você precisa ter em mãos o documento fiscal que contém os dados do tomador e do prestador, ou seja, tendo o documento, qualquer pessoa interessada poderá consultar sua validade. 

Dessa forma, caso a nota tenha sido invalidada, substituída ou cancelada, o tomador de serviços poderá saber sem ter que contatar o prestador diretamente. 

Abaixo, segue o exemplo da Prefeitura de São Paulo:

Figura 1: Página para consulta da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços na Prefeitura de São Paulo

Após colocar os dados, a Nota aparecerá se estiver válida.

5. Consulta inteligente para NFSe

Para ter uma consulta fácil, rápida e inteligente, que minimize erros e te livre de multas, o Arquivei te ajuda!

No Arquivei, a consulta de NFSe é feita automaticamente direto das prefeituras sem precisar:

• Entrar em site por site do município
• Perder tempo procurando links
• Preencher diversos campos manualmente
• Cadastrar fornecedores