XML da NFe: tudo que você precisa saber

O XML da NFe é muito importante para a gestão fiscal e contábil de todas as empresas, porém XML é um termo usado em outras áreas do mercado.

É uma sigla para eXtensible Markup Language. Trata-se de uma recomendação da World Wide Web Consortium (W3C), uma das principais organizações da internet, para gerar linguagens de marcação para necessidades especiais dentro e fora da rede online.

O W3C é na verdade um consórcio de empresas de tecnologia que visa padronizar a criação e interpretação de conteúdos para websites. Foi fundada em 1994 por Tim Berners-Lee, o criador da web dentro da internet, para extrair o máximo em padrões online abertos e democráticos.

O surgimento do XML se deu em meados dos anos 1990, quando a internet comercial substituiu as BBS e outros protocolos de comunicação em rede através de computadores. Graças a ele temos um padrão de escrituração fiscal.

O XML tem semelhanças com o HTML. O primeiro é mais utilizado para dados, enquanto o segundo serve para exibi-los. Além disso, a linguagem HTML usa “tags” pré-definidas, como <p> ou <h1>, enquanto o XML usa as tags que o criador precisar, dependendo de um leitor.

As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) adotaram o arquivo XML como um formato para transferir mais facilmente os dados, especialmente no ambiente digital. Por isso é necessário saber exatamente como ele funciona e quais são suas implicações.

Separamos aqui tudo o que você precisa saber sobre XML das NFes.

Como criar uma Nota Fiscal em XML?

O arquivo XML da NFe é gerado na emissão de uma Nota Fiscal. As NFes podem ser emitidas gratuitamente.

A partir de julho de 2017 o aplicativo para emissão está disponível no site do Sebrae e não mais no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) também é gerado da mesma forma.

De maneira diferente, as NFSes são emitidas através de formatos específicos das prefeituras. A Nota Fiscal de Serviço eletrônica foi desenvolvida com o objetivo de substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS). Cada prefeitura tem a liberdade de desenvolver seu próprio projeto fiscal nesta organização.

Ferramentas automatizadas como o Arquivei permitem automatizar processos como o de consulta, armazenamento e gestão desses documentos, sem a necessidade da chave de acesso, geralmente necessária para esse tipo de procedimento. Experimente o Arquivei gratuitamente!

Qual é a importância de se emitir um documento neste formato?

A partir deste tipo de documento existe a troca de informações entre a Receita Federal e os contribuintes. Desta forma, tanto lendo quanto registrando as Notas Fiscais neste formato, você permite que as empresas cumpram suas obrigações com o fisco.

Uma linguagem de marcação, como é o arquivo XML, é um agregado de códigos que podem ser aplicados a dados ou textos para serem lidos por computadores ou pessoas através de modos específicos. Por exemplo, o HTML é uma linguagem de marcação para organizar e formatar um website, já o XML tem o mesmo conceito, mas para padronizar uma sequência de dados com o objetivo de organizar, separar o conteúdo e integrá-lo com outras linguagens digitais.

Trazendo uma sintaxe básica – uma sequência de códigos específicas -, o XML pode ser utilizado para compartilhar informações entre diferentes computadores e aplicações. Quando combinado com outros padrões, torna possível definir o conteúdo de um documento separadamente de seu formato.

Isso torna simples a reutilização do código em outras aplicações para diferentes propósitos. Portanto, uma das principais características do XML é a sua portabilidade. E a importância de se emitir Nota Fiscal eletrônica é regularizar a situação da sua empresa com pagamento de tributos.

A linguagem facilita este trabalho. Você consegue transferir arquivos na rede com facilidade e abri-lo de diferentes formas.

Como saber o que há no documento XML

Para que fique claro: arquivo XML não serve para leitura humana, pois é complicado de entender, mesmo para os mais experientes no setor.

No entanto, o código é formatado para ser lido por programas de computador, e para quem tiver interesse, existem algumas alternativas para decodificá-lo.

A Secretaria da Fazenda (Sefaz) disponibilizou alguns leitores de arquivo XML para ler o conteúdo do documento fiscal.

Algumas informações do arquivo XML podem ser abertas com o blocos de notas ou com o Microsoft Excel. No entanto, é um pouco mais difícil ler o arquivo desta maneira.

Estas informações abaixo estão identificáveis. Entenda:

nNF é na verdade o Número da Nota Fiscal eletrônica. O dEmi trata-se da Data de Emissão, como é o caso da sequência 2014-04-28. emit – CNPJ é o CNPJ do Emissor, enquanto o emit – xNome é o Nome do Emissor do Documento Fiscal, como é o caso da Empresa de Exemplo Ltda.

O código dest – CNPJ é o CNPJ do Destinatário, como é o caso da sequência 73410326011790, enquanto dest – xNome é o Nome do Destinatário do Documento Fiscal como é o caso da Cervejaria Petropolis S/A.

Para entendar mais sobre o que há no arquivo XML, veja o nosso infográfico sobre a Anatomia do XML e entenda outros campos presentes no documento.

Tipos de leitores disponíveis gratuitamente

O Arquivei tem um leitor em três passos disponível online, que serve para a leitura XML de NFes e DANFe. DANFe é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, cuja função é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Todo DANFe deve conter obrigatoriamente uma chave de acesso, composta por 44 algarismos, que será utilizada durante a consulta. O DANFe também apresenta um código de barras bidimensional de forma a facilitar a verificação das informações contidas na NFe por parte dos agentes fiscais.

Problemas em alguns leitores XML

Para além dos exemplos de programas e aplicações online que testamos e aprovamos, não aceite qualquer alternativa de leitor XML que você encontrar na internet. O comprometimento deste tipo de arquivo pode trazer problemas para a empresa.

Qualquer aplicativo que ofereça baixar o arquivo XML das suas notas sem o certificado digital também merece atenção para a questão de segurança, pois é importante garantir a validade jurídica do seu documento fiscal. Muitos softwares criam um XML falso, usando apenas as informações básicas da NFe.

Essa mesma consulta de XML quebra o captcha e baixa a nota sem o campo xMotivo (que traz a autorização de uso da Sefaz), tornando o XML totalmente inválido. Com o Arquivei, além de ser possível fazer a consulta sem chave de acesso, a plataforma conecta-se direto a Secretaria da Fazenda, garantindo a presença campo citado.

Esses problemas nas notas atrapalham o trabalho de contadores e do setor contábil da sua empresa. Vá atrás de boas recomendações, sempre.

Há também o risco destas informações, que são próprias de cada empresa, vazarem através de sites não confiáveis. A principal função de software confiável é justamente prezar pela segurança informacional dos dados.

Os XMLs das Notas podem ser convertidos para DANFe

As Notas Fiscais eletrônicas podem ser convertidas de XML para o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que é impresso. Desta forma, os principais pontos da Nota ficam mais fáceis de ler.

O DANFe traz a chave de acesso para consulta do arquivo XML, que é a versão completa da NFe, com validade jurídica.

A chave de acesso não é necessária em soluções como o Arquivei, que monitora tanto NFes quanto o próprio DANFe. Basta o CNPJ e ter Certificado Digital, que é a segurança da empresa na internet.

Dados vistos no DANFe, validade jurídica e multas

O DANFe não substitui a Nota Fiscal eletrônica, mas facilita o acesso aos seus dados. O documento permite que o detentor confirme a existência efetiva dessa Nota Fiscal em uma simples consulta pela internet.

Além de comprovar a existência da NFe e de acompanhar o trânsito das mercadorias, o DANFe pode ser utilizada para auxiliar na escrituração contábil da transação.

Mas, como dito acima, o DANFe não possui qualquer validade jurídica, ou seja, não precisa ser armazenado. O que deve ser armazenado em segurança absoluta é o arquivo XML da nota e nesse caso não armazenar  pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento não apresentado. De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos, mais o ano vigente.

Em quais situações devo visualizar um arquivo XML

Você armazenou as Notas Fiscais em formato XML. Mas em quais situações eu realmente devo visualizar os dados? Veja no que eles serão úteis:

• No caso de relatórios envolvendo Notas Fiscais, é necessário utilizar um visualizador de XML;

• O mesmo caso vale para apresentar, imprimir ou transmitir NFes para fora do ambiente digital e da armazenagem de dados;
• Para saber exatamente quais foram os serviços e trabalhos devidamente registrados pela sua empresa.

Como enviar manualmente os arquivos XML ao contador

O passo-a-passo vale para sistemas operacionais do Windows XP em diante, sempre utilizando software da Microsoft:

• Acesse, nos sistemas Windows e similares, o menu Iniciar;

• Vá para a opção Executar;

• Digite o caminho C:\Gtot2000\NF-e\Reposit\Xml;

• Será exibida a pasta com o ID da sua Empresa, como, por exemplo 05840;

• Após acessar a pasta poderá escolher o mês que deseja para enviar ao contador;

• Depois de abrir a pasta do mês selecionado é necessário copiar apenas a pasta “Compartilhadas” com todos os XMLs;

• Seguindo por esta etapa, clique com o botão direito do mouse em cima da pasta “Compartilhadas” e clique “Adicionar para arquivo” para criar uma nova pasta compactada com todos os XMLs;
• Com a pasta compactada, basta enviar ao seu contador da forma que achar mais fácil, podendo ser por email, pen drive ou em uma rede compartilhada.

Nenhum destes passos precisa ser seguido à risca se você tiver programas de gerenciamento mais modernos como o Arquivei.

Com a plataforma, é possível compartilhar os arquivos XML da empresa para que o contador responsável cumpra com as obrigações acessórias necessárias, faça a conferência do SPED e ainda consiga trabalhar com o fechamento do mês.

Vantagens e desvantagens do XML da NFe

Vamos elencar os fatores positivos e negativos deste formato para que vocês entendam a importância dele.

Eis as vantagens:

• XML é de fato o substituto da Nota Fiscal. Ao invés de acumular pilhas de papeis, você reduz o espaço do seu escritório de contabilidade a alguns computadores e HDs com memórias dos registros;

• A linguagem permite que os dados sejam facilmente categorizados por autor, título, assunto ou outra designação. Isso, permite que a aplicação final realize uma consulta consistente;

• Utilizando CSS e XSL é perfeitamente possível que cada usuário visualize os dados contidos em um arquivo XML, inclusive na internet. HTML simples também se enquadra neste tipo de visualização;

• Do ponto de vista estrutural, como o XML permite a integração de dados provenientes de fontes distintas, torna-se possível a consulta múltipla a bancos de dados incompatíveis entre si;

• Os dados nesta linguagem podem ser integrados através de um servidor intermediário;

• Compressão de documentos XML é fácil devido à natureza repetitiva das tags usadas para definir a estrutura dos dados. Por isso, o padrão de compressão em servidores e clientes HTTP 1.1 pode ser usado para o XML;
• Algo que é necessário para quem utiliza saber: Na linguagem, o processamento fica a cargo do cliente e não do servidor. Com isso é reduzido o tráfego dele e o tempo de resposta no browser.

Eis as desvantagens:

• Uma grande quantidade de informação repetida pode prejudicar a velocidade de transferência real de informação no caso desta linguagem;

• O arquivo XML pode ser bem pouco intuitivo para leigos na informática, dificultando a sua edição em formato .txt nos programas Bloco de Notas ou Excel, ambos do Windows;

• Provavelmente no caso de volume de dados grandes, o XML só será visível ou editável por quem for mais experientes;
• A linguagem provavelmente vai exigir um treinamento prévio dos seus funcionários menos cientes sobre o mundo digital, embora a empresa vá poupar gastos no formato físico das notas fiscais.

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Qual a identidade visual de um DANFe?

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica carrega uma chave de acesso digital que permite chegar nas informações do XML da NFe. Além disso, ele também traz outras informações.

O DANFe carrega também a natureza dos serviços, o destinatário, detalhes dos produtos/serviços, transporte, CNPJ das empresas envolvidas e os valores das notas envolvidas.

Abrindo XML da NFe com editor de texto ou Excel

O que aparece quando você abre um XML da NFe em programas de planilhas, como o Microsoft Excel? Este é o modelo de DANFe que abre no formato .xls.

Os dados no arquivo .xls, que é lido no Excel, devem ser preenchidos manualmente na tabela, obedecendo linhas e colunas. Os dados embutidos podem ficar confusos e o documento produzido no programa tem uma organização mais amadora.

E esta é a tela da plataforma do Arquivei, que faz este mesmo processo possível no Excel de maneira automatizada, tanto de NFes quanto do próprio DANFe.

E o documento no final sai desta forma, idêntica a do Excel.

Arquivei, portanto, dá uma solução muito mais simples e ágil para os seus documentos fiscais.

Experimente o Arquivei gratuitamente.  

Agora que você já sabe um pouco sobre como funciona o XML, acesse o nosso guia completo e saiba tudo sobre as Notas Fiscais eletrônicas!

E ai? Está pronto para utilizar o XML da NFe ou DANFe? Comente se tiver dúvidas.