A emissão da Nota Fiscal eletrônica já é uma realidade nas empresas brasileiras, pois está instituída desde outubro de 2005. Armazenada eletronicamente, em formato XML, a NFe ou CTe tem sua validade garantida por meio de assinatura digital.
Entre as vantagens do sistema está a redução de custos de impressão de documentos fiscais, melhoria no gerenciamento de notas emitidas e o incentivo do comércio eletrônico e de novas tecnologias.
Dentro de um arquivo XML existem informações valiosas para que a empresa faça diversos tipos de análise, inclusive renegociação de contratos, pois dados como: base de cálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins, além de datas de emissão, saída/entrada e valor total, estão presentes nesse documento.
O arquivo XML da NFe, em resumo, possui validade contábil/fiscal e deve ser guardado pelo tempo legal estipulado, atualmente 5 anos mais o ano vigente. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido.
Porém é difícil fazer qualquer tipo de análise seguindo o arquivo XML que seu fornecedor te mandou sem uma ferramenta automatizada, que te entregue relatórios em Excel com os campos presentes na nota em lote.
O infográfico abaixo demonstra como estão distribuídos os campos dentro de um arquivo XML e como é feita sua visualização sem utilizar uma plataforma como a do Arquivei, que consegue organizar essas informações, além de cumprir com o armazenamento obrigatório desse arquivo digital.
A partir do conhecimento das informações constantes no arquivo, quando você baixar o XML ele será muito mais útil na gestão da área financeira da empresa através de dados.
O campo de xMotivo merece atenção especial. Muitos softwares de consulta de XML quebram o captcha e baixam a nota sem esse campo, tornando o XML totalmente inválido. Com o Arquivei, além de ser possível fazer a consulta sem chave de acesso, a plataforma conecta-se direto a Secretaria da Fazenda, garantindo a presença campo citado.
Para ampliar o infográfico basta clicar na imagem abaixo:
Se quiser compartilhar esse infográfico no seu blog ou site, copie e o código HTML abaixo e cole na sua página. Assim, você pode usar esse infográfico para mostrar a importância do contador na vida da empresa!
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