Quais cuidados você deve ter ao gerar uma nota fiscal eletrônica?

Nem a data da assinatura do contrato, nem o dia do recebimento de um pedido de compra: o momento da concretização definitiva de um negócio se dá mesmo é na geração de nota fiscal. É comum, nas modernas startups, verificar se um negócio pode mesmo ser concretizado, fazendo a seguinte pergunta: isso permite gerar uma nota fiscal?Imagine o cuidado necessário ao preenchimento de uma nota fiscal eletrônica (NFe), para que ela de fato traduza o que foi negociado entre as partes. Se não alcançar esse intento, a Nota Fiscal eletrônica pode ser cancelada e os eventuais erros considerados atos de má fé pelas autoridades fiscais.Segunda a Receita Federal, a NFe é um documento exclusivo do meio digital, da emissão ao armazenamento. Sua validade jurídica se dá pela assinatura digital do remetente — o que garante a autoria e integridade do documento. A validade jurídica, segundo a Receita, é dada pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade).

Quais empresas são obrigadas a emitir NFe?

Criada em 2005, a NFe passou a ser obrigatória três anos depois, de forma gradativa, de acordo com a atividade da empresa definida em sua CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).A obrigatoriedade da emissão da NFe foi definida no Protocolo ICMS 10/07. Em resumo, sua definição para o tema é:

• Os Microempreendedores Individuais (MEIs) não são obrigados a emitir Nota Fiscal Eletrônica;
• As empresas estabelecidas em outras formas (Sociedades Anônimas, LTDAs e EIRELIs) são todas obrigadas a emitir NFe quando houver transformação de produtos (indústrias e fábricas) e quase todas as demais empresas de venda — seja para pessoas físicas ou jurídicas — também são.

Para saber se a sua empresa é uma dessas ou faz parte das raras exceções, pergunte ao seu contador, procure saber na SEFAZ do seu estado ou lei o Protocolo ICMS 10/07 do qual falamos.

Quais os cuidados necessários na emissão da NFe?

São muitas as armadilhas em que se pode cair na geração de uma NFe, pois são muitos os detalhes a verificar. É prudente verificar e corrigir tudo antes da emissão, para evitar dores de cabeça posteriores. Um erro — seja por falta de atenção no preenchimento, seja nas condições de armazenamento — pode resultar em multas de até 50% sobre o valor da operação e até anular a NFe. Somente é possível cancelar uma NFe por erro nas primeiras 24 horas após sua emissão.No preenchimento, os problemas mais frequentes ocorrem por desconhecimento do emitente ou por falhas nos cadastros de produtos e de clientes, por isso é importante manter ambos sempre atualizados e completos. Quanto ao armazenamento, vale lembrar que a NFe precisa ficar à disposição da Receita Federal por um período de cinco anos a partir de sua emissão.

Como ocorre a emissão da NFe?

O primeiro ponto da emissão da NFe é a definição do uso do programa da SEFAZ. A instituição recomenda que as empresas que emitem poucas NFes o utilizem, enquanto as maiores devem pensar em um sistema automatizado.Definido isso, a emissão começa com a geração de um arquivo eletrônico (XML) contendo as informações fiscais e a chave de acesso de 44 dígitos para assinatura digital. Esse arquivo é transmitido para a SEFAZ, que verifica o CNPJ, valida o layout e autoriza a emissão da nota, disponibilizando-a na internet para que todos que tenham a chave de acesso possam conferi-la. Ela também se encarrega de:

• Notificar a SEFAZ de destino nas operações interestaduais;
• Enviar a NFe à Receita Federal, que a arquiva.

Uma versão simplificada chamada DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) deve ser impresso para que a mercadoria transite. Ele contém a chave de acesso e um código de barras útil para os postos fiscais atestarem sua validade.Uma versão da NFe é enviada pelo emitente ao cliente, que pode consultá-la no site da SEFAZ.Conferir e reconferir os dados antes da emissão da NFe e garantir seu correto arquivamento são tarefas fundamentais. Quando o movimento de NFes é grande em sua empresa ou escritório, considere investir em um sistema automatizado de processamento e armazenamento para garantir sua tranquilidade.Quer mais detalhes sobre os benefícios de um sistema conectado à SEFAZ que garante o arquivamento das NFes? Confira o site da Arquivei e conheça as soluções disponíveis!