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A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento enviado e armazenado eletronicamente com o objetivo de documentar transações comerciais entre a empresa compradora e a empresa vendedora.
É uma obrigação estabelecida pelo governo, bem como uma oportunidade para as organizações aproveitarem os benefícios da faturação eletrônica, como tempos de coleta mais rápidos e menores custos associados ao processamento de documentos.
Ao realizar uma compra, a empresa recebe, por e-mail, um arquivo XML que permite o acesso das informações da NFe no site da Receita Federal. Esse arquivo XML contém todas as informações da nota, porém se você somente precisa consultar um resumo, isso pode ser feito através do DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), dessa forma é possível encontrar esse documento a partir do XML e transformá-lo em PDF e até mesmo imprimi-lo.
Como funciona a emissão e consulta do arquivo XML da NFe
- O remetente gera um documento XML, a partir de um emissor gratuito ou pago, que contém as informações necessárias para a emissão da NFe e deve ser assinado digitalmente com um certificado digital. Sua validade legal depende da assinatura digital do remetente, que garante sua identidade e a integridade dos dados;
- A Secretaria da Fazenda faz uma avaliação inicial do arquivo eletrônico e envia uma autorização de uso, sem a qual não é possível realizar o transporte das mercadorias;
- O transporte da mercadoria é realizado com a apresentação do DANFe, que é impresso após a autorização de uso pela autoridade fiscal.
O DANFe pode ser convertido em PDF pela empresa através do Arquivei, onde ainda é possível consultar os XMLs emitidos contra o seu CNPJ dos últimos 90 dias, visualizar e imprimir os respectivos DANFes desses documentos.
Conversor gratuito do XML da NFe para PDF
Existem muitos conversores gratuitos de XML, porém é preciso tomar cuidado para que não seja criado um DANFe online falso. Escolhemos uma ferramenta que pode te ajudar a fazer isso de forma segura e gratuita.
Validade jurídica da NFe em PDF
Diferente do que muitos pensam, um DANFe não possui validade fiscal, sendo apenas uma guia impressa, ou em PDF, da Nota Fiscal eletrônica (NFe), que é utilizada durante o transporte de produtos – tanto para o cliente final, quanto para distribuidores e revendedores –, visto que, legalmente, nenhuma mercadoria deve ser transportada sem um documento fiscal.
O DANFe é sim um documento de grande importância. É essencial, por exemplo, fazer a conferência dos dados que constam neste arquivo, visto que sempre há riscos da empresa receber produtos falsificados, irregulares ou com o DANFe clonado. Isso sem citar a questão do seguro: não há como esperar que uma carga seja segurada se não há um documento em anexo declarando seu valor.
A principal informação presente no DANFe é a chave de acesso, composta por 44 algarismos, que permite:
- Consultar a validade da nota;
- Verificar a existência de cartas de correção;
- Baixar arquivo XML, pois através do DANFe também é possível fazer o caminho contrário, ou seja, conseguir o arquivo XML e armazená-lo corretamente.
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Armazenamento obrigatório do arquivo XML
Numa transação comercial de compra ou venda, não se espera perdas de qualquer um dos lados. Porém é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações, especialmente através de ferramentas como o Arquivei.
Segundo a legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital (XML) tanto pelo emitente quanto pelo destinatário para que, quando solicitados, possam apresentar os arquivos à administração tributária. Se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe.
O arquivo XML da NFe, em resumo, possui validade contábil/fiscal e deve ser guardado pelo tempo legal estipulado. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido.
Consulta de arquivo XML e DANFe automáticos
Dentro de uma plataforma de consulta e armazenamento de XMLs deve ser possível visualizar os DANFes das suas notas de forma fácil, podendo enviá-los por e-mail e até mesmo imprimi-los diretamente.
Com o Arquivei funciona desta forma, até mesmo dentro do período de teste gratuito é possível fazer essa conversão de XML para PDF com facilidade. Além de que você estará garantindo segurança e qualidade nos dados entregues.
Faça você mesmo o teste e tenha todos os DANFes que precisar em apenas um clique.
E então? Ainda tem dúvidas? Entre em contato com o Arquivei ou deixe um comentário nesse post!
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