As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) necessitam de um software para a sua emissão. A Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado de São Paulo disponibilizava un Emissor gratuito de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) que, a partir de julho de 2017, passou a ser disponibilizado e atualizado pelo Sebrae. O procedimento é basicamente o mesmo, por isso revisamos este guia: para te ajudar!
Atenção! Também é extremamente importante ter controle sobre todas as NFes emitidas contra seu CNPJ! Conheça o Arquivei e faça o teste por 7 dias gratuitos! Baixe NFes agora.
O emissor é gratuito
Com o software de emissão gratuito é possível gerar a NFe, mediante a assinatura digital e posterior envio para a Sefaz do seu Estado. Além disso, é possível cancelar e inutilizar Notas Fiscais eletrônicas, bem como realizar a importação e exportação de dados.
Aprenda agora um passo-a-passo e algumas dicas para a utilização do emissor gratuito de Notas Fiscais eletrônicas:
Passo-a-passo para a emissão
1. Download do programa
O programa funciona para qualquer estado. É necessário preencher um formulário simples para baixar o software de emissão, com dados como: CNPJ, nome, telefone, estado e e-mail. É importante lembrar que o emissor funciona tanto para NFe, quanto para CTe.
Após esse preenchimento, aparecerá o link para download, de acordo com o emissor desejado. Em alguns navegadores o emissor inicia a sua instalação automaticamente após a finalização do download.
É importante frisar que o cliente deve possuir todas autorizações prévias da Secretaria da Fazenda do seu Estado, certificação digital no padrão ICP-Brasil para assinatura eletrônica dos Documentos Fiscais eletrônicos, além do computador do cliente deve possuir o Ambiente de Execução Java (JRE).
Veja qual o passo-a-passo da consulta de NFe em algumas Secretarias específicas:
1. Consulta de NFe através do portal Sefaz de São Paulo;
2. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Minas Gerais;
3. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Paraná;
4. Consulta de NFe através do portal Sefaz de Rio Grande do Sul.
2. Emitir e cadastrar os dados da NFe
Para emitir a NFe, o usuário deve clicar no menu “Notas Fiscais” no canto superior da tela e em seguida selecionar “Emitir Nova Nota”. Após preencha os dados da nota fiscal eletrônica.
3. Destinatário/remetente
Na aba “Destinatário/remetente” será preenchido corretamente os dados do destinatário/remetente dos produtos/serviços.
Se por ventura o destinatário não possuir Inscrição Estadual, clique na opção “Isento de ICMS”.
Gostando do conteúdo? Assine nossa newsletter abaixo e receba conteúdos como esse no seu e-mail profissional com notícias, boas práticas e atualizações das obrigações contábeis.
4. Produtos e serviços
Ao entrar na aba “Produtos e Serviços” o usuário deve clicar em “Incluir” na parte inferior da tela.
Após preencher os dados, clique em “Ok”.
5. Transporte
Na aba “Transporte” o usuário inicialmente deve selecionar a “Modalidade de Frete”: “por conta do emitente; por conta do destinatário/remetente; por conta de terceiros ou sem frete”.
6. Informações adicionais
Nessa aba deverão ser preenchidas as informações complementares de interesse do fisco e do contribuinte.
7. Salvar, Valida, Assinar e Transferir
Por fim, o usuário vai clicar em “Salvar” e em “Validar”. Após, clique na opção “Assinar”, coloque o seu PIN e transmita a nfe. O último passo é clicar em “Imprimir Danfe” para obter a versão em PDF para enviar para seu cliente.
8. Salvar o XML da NFe – Importante!
Como você deve saber, as empresas são obrigadas a armazenar por pelo menos 5 anos toda nota fiscal que emite e recebe – no caso, esse XML da NFe. No emissor gratuito, você deve estar na tela de Detalhes da Nota, clicar em Exportar e selecionar Arquivo XML.
9. Enviar para o destinatário e armazenar o XML – Importante!
Você deverá agora enviar para o destinatário tanto a DANFe em PDF quanto a NFe em XML (por e-mail, por exemplo). A seguir, você deverá guardar com segurança o XML da sua empresa.
Está pronto!
Dicas sobre o emissor gratuito
Validade
Para os contribuintes que utilizam emissores próprios e para os que utilizam o programa emissor gratuito, devem estar atentos a validade das versões das Notas Fiscais.
Importação e exportação de dados
Através do emissor gratuito é possível com que os dados das Notas Fiscais eletrônicas sejam importados ou exportados. Esse é um fator importante, uma vez que os dados podem ser incorporados por outros aplicativos, bem como é possível a transferência de dados diretamente para a Secretaria da Fazenda. Já a exportação torna viável que os dados sejam salvos no formato XML ou TXT e posterior adequação para que outros sistemas, contratados pelos contribuintes, possam carregar e trabalhar com os referidos dados.
CNPJ
Cada envio de arquivos deve ser referente a um CNPJ. Assim, pode ocorrer o envio de diversas notas fiscais de uma só vez. Todavia, se a sua empresa possui mais de um estabelecimento, e consequentemente mais de um CNPJ é necessário que as notas fiscais sejam geradas em arquivos apartados.
Preenchimento
Preste muita atenção na hora de preencher a NFe. Confira se tudo está de acordo, afinal, o emissor gratuito realiza tão somente a pré-validação em relação ao formato e tamanho dos campos registrados na nota fiscal.
Backup
Para quem utiliza o emissor em comento é importante que as notas fiscais sejam salvas após cada emissão, tanto pelo fato de limite de armazenamento, quanto pelo fato que no ato da desinstalação do software os dados são perdidos.
O emissor gratuito armazena os dados por 30 dias. Assim, se você não realiza o backup as notas emitidas não poderão ser armazenadas pelo período de 5 anos cobrados pela Receita Federal.
Cálculos
Os valores não são calculados de maneira automática pelo emissor. Além disso, os tributos devem ser cadastrados toda vez que uma NFe é emitida.
Além disso, é oportuno lembrar ainda que o emissor tenha sido desenvolvido no Estado de São Paulo, ele pode ser utilizado por usuários de todos os Estados da Federação. Siga o passo-a-passo e preste atenção nas dicas para que a utilização do emissor de NFe da Sefaz seja realizada da maneira adequada.
Consulta de Notas Fiscais eletrônicas (NFes)
Cosultar pelo site da Sefaz já deixou de ser uma opção vantajosa, cada vez mais notas são emitidas, sendo assim são mais chaves de acesso para procurar na plataforma do Governo. Se a sua equipe perde 1 minuto por nota, calcule quanto tempo ela perdeu para consultar as notas que são emitidas diariamente para a sua empresa. E mesmo para essa consulta simples, é necessário o arquivo XML ou o DANFe daquele documento para saber qual a chave de acesso e verificar a validade.
Com o Arquivei, você não perde tempo ligando para cobrar o fornecedor (ou a transportadora, no caso dos CTes). O envio do XML da Nota Fiscal eletrônica (NFe) feito por e-mail é passível de ser perdido. São diversos motivos, como a grande quantidade de e-mails recebidos, a caixa lotada e até mesmo cair no SPAM.
A consulta das Notas Fiscais eletrônicas (NFe) permite centralizar processos de faturamento, mesmo nos casos em que as companhias possuem filiais em outros estados. É possível direcionar os processos para a sede, reduzindo o número de colaboradores no setor e tributos trabalhistas sem que o negócio perca sua eficiência.
A partir daí o departamento financeiro poderá se antecipar e planejar pagamentos em datas pré estabelecidas. Os departamentos comercial e de logística podem prever a demanda de produtos e insumos, entre outros processos que podem ser antecipados.
A consulta das NFes diariamente, permite ao gestor saber de tais notas na data em que foram emitida, dessa forma ele pode se proteger de notas frias por meio da manifestação do destinatário.
Da mesma forma, que a consulta e download da NFe ajuda no recebimento de mercadorias, há benefícios na entrega. O planejamento com a logística ganha força, uma vez que é possível se antecipar na questão das entregas, principalmente no contato prévio com o cliente para que este possa preparar o local de descarga e armazenamento dos produtos.
