As notas fiscais eletrônicas necessitam de um software para a sua emissão. Por sorte, a SEFAZ disponibiliza um Emissor Gratuito de Notas Fiscais Eletrônicas – só que ele é consideravelmente confuso e complicadinho de usar. Por isso, fizemos este guia para te ajudar com isso!
Você sabe utilizar adequadamente o emissor gratuito de NFe da Sefaz?
Com o software de emissão gratuito é possível gerar a NFe, mediante a assinatura digital e posterior envio para a Sefaz do seu Estado. Além disso, é possível cancelar e inutilizar notas fiscais eletrônicas, bem como realizar a importação e exportação de dados.
Aprenda agora um passo-a-passo e algumas dicas para a utilização do emissor gratuito de notas fiscais eletrônicas:
Passo-a-passo do emissor gratuito
1. Download do programa
A SEFAZ de São Paulo foi quem criou o Emissor Gratuito, mas ele funciona para qualquer estado. Para fazer o download, acesse essa página. Inicialmente, o programa irá abrir sem qualquer informação, mesmo as que havia na versão anterior. Assim, é necessário informar os dados do emissor da NF, inserir os dados da empresa, selecionar o Regime Tributário (se a empresa é optante do MEI, deverá ser selecionado o Regime Tributário Simples Nacional, clicando em Incluir).
2. Cadastrar emitente e selecionar emitente
No momento em que o emissor é aberto, surge a tela de “Cadastro de Emitentes”. Assim, o usuário deve clicar no botão “Incluir” na parte inferior da tela.
Na tela que abrirá devem ser preenchidos os dados e após clicar novamente em “Incluir”.
Após selecione o cliente e clique em “Iniciar”.
3. Emitir e cadastrar os dados da nfe
Para emitir a nfe, o usuário deve clicar no menu “Notas Fiscais” no canto superior da tela e em seguida selecionar “Emitir Nova Nota”. Após preencha os dados da nota fiscal eletrônica.
4. Destinatário/remetente
Na aba “Destinatário/remetente” será preenchido corretamente os dados do destinatário/remetente dos produtos/serviços.
Se por ventura o destinatário não possuir Incrição Estadual, clique na opção “Isento de Icms”.
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5. Produtos e serviços
Ao entrar na aba “Produtos e Serviços” o usuário deve clicar em “Incluir” na parte inferior da tela.
Após preencher os dados, clique em “Ok”.
6. Transporte
Na aba “Transporte” o usuário inicialmente deve selecionar a “Modalidade de Frete”: “por conta do emitente; por conta do destinatário/remetente; por conta de terceiros ou sem frete”.
7. Informações adicionais
Nessa aba deverão ser preenchidas as informações complementares de interesse do fisco e do contribuinte.
8. Salvar, Valida, Assinar & Transferir
Por fim, o usuário vai clicar em “Salvar” e em “Validar”. Após, clique na opção “Assinar”, coloque o seu PIN e transmita a nfe. O último passo é clicar em “Imprimir Danfe” para obter a versão em PDF para enviar para seu cliente.
9. Salvar o XML da NFe – Importante!
Como você deve saber, as empresas são obrigadas a armazenar por pelo menos 5 anos toda nota fiscal que emite e recebe – no caso, esse XML da NF-e. No emissor gratuito, você deve estar na tela de Detalhes da Nota, clicar em Exportar e selecionar Arquivo XML.
10. Enviar para o destinatário e armazenar o XML – Importante!
Você deverá agora enviar para o destinatário tanto a DANFe em PDF quanto a NFe em XML (por e-mail, por exemplo). A seguir, você deverá guardar com segurança o XML da sua empresa.
Está pronto!
Outras funções do emissor gratuito
Como importar os dados?
Se você já tem dados antigos, pode importá-los de volta para o programa, .
Para que a importação dos arquivos seja realizada, o usuário deve acessar dentro do menu SISTEMA, a opção IMPORTAR ARQUIVOS. A partir disso, deve ser localizado o arquivo a ser importado e pronto.
É importante relembrar que no momento da importação, o emissor não verifica se os campos estão preenchidos com os conteúdos adequados, portanto, verifique corretamente para que não ocorra nenhum problema futuro.
Com os dados importados, a situação que aparecerá na NFe é “EM DIGITAÇÃO”. Se, por ventura, ocorrer erro em algum registro do arquivo importado, o software acusará o erro.
Como exportar os dados?
Para exportar os dados na NFe em um arquivo XML ou TXT, o usuário deverá selecionar a nota fiscal, independente da situação da nota, e após clicar em EXPORTAR. Assim, deve ser selecionado o formato para envio como XML ou TXT, além do local destino e o nome de preferência para o arquivo.
Dicas sobre o emissor gratuito
Validade
Desde o dia 1° de abril de 2015, a Receita Federal não está mais aceitando o envio de notas fiscais eletrônicas na antiga versão, devendo os contribuintes pessoas físicas, que emitem a nota fiscal eletrônica utilizar a versão 3.10.
Para os contribuintes que utilizam emissores próprios, com sistemas adquiridos ou locados, precisam adquirir a nova versão e, para os que utilizam o programa emissor gratuito, devem fazer o download do programa em sua versão 3.10.
A nova versão do emissor gratuito de nfe não é uma atualização do programa anterior, sendo um programa totalmente novo. Para dar continuidade à numeração da nota, no entanto, é necessário que seja feita a atualização, o que vai dar condições ao novo programa de reconhecer a última nota e continuar a numeração.
Importação e exportação de dados
Através do emissor gratuito é possível com que os dados das notas fiscais eletrônicas sejam importados ou exportados. Esse é um fator importante, uma vez que os dados podem ser incorporados por outros aplicativos, bem como é possível a transferência de dados diretamente para a Secretaria da Fazenda. Já a exportação torna viável que os dados sejam salvos no formato XML ou TXT e posterior adequação para que outros sistemas, contratados pelos contribuintes, possam carregar e trabalhar com os referidos dados.
Cnpj
Cada envio de arquivos deve ser referente a um Cnpj. Assim, pode ocorrer o envio de diversas notas fiscais de uma só vez. Todavia, se a sua empresa possui mais de um estabelecimento, e consequentemente mais de um Cnpj, é necessário que as notas fiscais sejam geradas em arquivos apartados.
Preenchimento
Preste muita atenção na hora de preencher a NFe. Confira se tudo está de acordo, afinal, o emissor gratuito realiza tão somente a pré-validação em relação ao formato e tamanho dos campos registrados na nota fiscal.
Backup
Para quem utiliza o emissor em comento é importante que as notas fiscais sejam salvas após cada emissão, tanto pelo fato de limite de armazenamento, quanto pelo fato que no ato da desinstalação do software os dados são perdidos.
O emissor gratuito armazena os dados por 30 dias. Assim, se você não realiza o backup as notas emitidas não poderão ser armazenadas pelo período de 5 anos cobrados pela Receita Federal.
Cálculos
Os valores não são calculados de maneira automática pelo emissor. Além disso, os tributos devem ser cadastrados toda vez que uma NFe é emitida.
Além disso, é oportuno lembrar ainda que o emissor tenha sido desenvolvido no Estado de São Paulo, ele pode ser utilizado por usuários de todos os Estados da Federação. Siga o passo-a-passo e preste atenção nas dicas para que a utilização do emissor de nfe da Sefaz seja realizada da maneira adequada.
Ainda tem dúvidas?
A SEFAZ disponibiliza uma página com as perguntas frequentes! Dá uma olhada lá!
Aprendeu a emitir notas? Agora que tal cuidar da gestão delas? Acesse o Arquivei e realize a gestão fiscal da sua empresa com acesso a todas as notas fiscais!
