Muitos empresários têm dúvidas com relação aos processos de automação e gestão de NFes. Assim, o objetivo deste artigo é ajudar a sanar, se não todas, mas a maioria dessas dúvidas. Mas, antes de abordarmos efetivamente o assunto, precisamos esclarecer alguns pontos das NFes.
- O que é?
NFe é a sigla para Nota Fiscal eletrônica e NFSe é a sigla para Nota Fiscal de Serviços eletrônica. Ambos os documentos foram instituídos por um dos “braços” do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital e estão em vigor desde 2008.
- Quem está obrigado?
Estão obrigadas à emissão de NFe todas as empresas, independentemente de seu porte ou segmento comercial e industrial, com ressalvas para os Microempreendedores Individuais (MEI) que, em casos específicos, estão dispensados da emissão e as empresas prestadoras de serviços, que emitem a NFSe, com a mesma ressalva para o MEI.
1. A importância da gestão de NFe e de NFSe
A emissão da NFe e da NFSe é obrigatória e deve ser realizada independentemente da solicitação do consumidor. Com isso, podemos dizer que todas as empresas deveriam investir na adequada gestão das NFes e NFSe, não apenas para se manter de acordo com as exigências legais, mas também por ser uma excelente ferramenta de auxílio na tomada de decisões.
É muito comum vermos a gestão de NFes e NFSes apenas em empresas de médio e grande portes. Para as pequenas e micro ainda se prega uma ideia equivocada de que os sistemas de processos e gestão desses documentos são caros e complicados de se implantar.
Mas isso já é coisa do passado! Acompanhamos um mercado aquecido em sistemas de apoio e gestão de NFes e NFSes para empresas de todos os segmentos e que cabem em qualquer planejamento orçamentário. O que se ganhará com a eliminação de retrabalho, multas e gastos desnecessários com impressões e conferências manuais, com certeza valerá o investimento.
Esses sistemas não auxiliam apenas no controle de NFes e NFSes emitidas, mas também, e não menos importante, no controle e gestão de NFes e NFSes recebidas de terceiros, ou seja, aquelas emitidas pelos fornecedores. Um simples sistema de busca e rastreio de notas fiscais, por exemplo, pode auxiliar a empresa a combater fraudes de NFes. Para entender mais sobre notas frias, confira nosso texto “Fraude com notas frias, veja como proteger sua empresa”.
Outro benefício de um sistema gestor de NFes e NFSes é o que chamamos de “contingências”. As contingências acontecem quando os sistemas do governo estão fora de operação por qualquer motivo. Por exemplo, como o caso da Prefeitura de São Paulo, que ficou fora do ar por diversos dias no mês de novembro de 2021. As empresas que tinham sistemas de gestão e emissão de NFSes puderam emitir os RPS (Recibos Provisórios de Prestação de Serviços), e não ficaram sem efetivar seus faturamentos, enquanto as demais empresas não tiveram como cumprir as demandas de NFSes naquele período.
2. Dicas para a implementar a gestão de NFes e NFSes
Existem diversos tipos de sistemas e formas de se automatizar os processos de gestão de NFes e NFSes. Se você é empresário ou gestor financeiro e fiscal da empresa e tem interesse em implantar processos e gestão de notas, fique conosco, pois vamos dar algumas dicas para simplificar esse gerenciamento.
2.1 Criar rotinas: quando pretendemos iniciar qualquer gerenciamento de processos, precisamos primeiro entender quais são as demandas, o que precisamos fazer para atender a essas demandas e criar rotinas específicas para cada segmento.
As rotinas devem envolver todos os setores, não somente aquele que emite ou recebe efetivamente as NFes e NFSes, ou seja, não devemos focar apenas no “faturista” ou no “comprador”.
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Fonte: Andreia Jesus, por Vamos Escrever para Arquivei, novembro de 2021
As rotinas devem ser criadas de acordo com a necessidade e realidade de cada empresa. Uma empresa pequena normalmente não é setorizada e uma só pessoa é responsável por diversos processos, assim ela deve criar as rotinas de acordo com as demandas de seu dia, por exemplo:
- Parte da manhã: análise dos pedidos do dia anterior, lançamento no sistema, análise das transportadoras e emissão das NFes e NFSes;
- Parte da tarde: verificação da necessidade de reposição do estoque, cotação, recebimento e conferência dos produtos com as NFes de compras;
Seguindo, assim, uma rotina com processos determinados.
2.2 Automatizar processos: após a determinação das rotinas é importante investir em sistemas de emissão e gestão de NFes e NFSes que auxiliem nesse processo. Sistemas integrados são extremamente eficientes e para empresas de micro e pequeno porte podem ser importantíssimos aliados, inclusive na redução de custos e de desperdício de tempo.
Caso a empresa ainda não tenha recursos para investir em sistemas de gestão de NFes e NFSes, podem optar pelo uso do Excel, que pode se tornar uma ferramenta de gestão bem eficiente, fornecendo diversos cursos gratuitos ou a preços muitos acessíveis pela internet, veja alguns: Udemy Excel
Nesse sentido, os sistemas de gestão integrados eliminarão retrabalhos e trabalhos manuais, dando ao empresário ou ao gestor mais tempo para focar nos processos de vendas, marketing e planejamento, saindo do “braço” operacional de emissão de NFes e NFSes, uma vez que, com a integralização, a emissão será praticamente 100% automática.
2.3 Armazenamento: um outro ponto importantíssimo na gestão dos processos de NFes e NFSes é o armazenamento dos documentos.
Com a obrigatoriedade dos documentos eletrônicos, os envios das NFes e NFSes para os clientes e o recebimento dos fornecedores são feitos de forma digital, por e-mail ou compartilhamento em sistemas “nuvem”, e até mesmo diretamente pelo sistema dos governos. Porém, de acordo com a legislação, esses documentos devem ser armazenados pelo período de 5 anos, a contar da data de sua emissão, com isso devemos fazer algumas perguntas:
- Se eu trocar de sistema, ainda terei acesso às NFes e NFSes emitidas por ele?
- Imprimir os documentos de suporte (DANFE e PDF) das NFes e NFSes e manter arquivo físico é o suficiente para comprovação em caso de fiscalização?
- Como armazenar de forma eficaz e segura?
A resposta para as duas primeiras perguntas é simples: NÃO! Caso a empresa cancele o contrato com o fornecedor de sistemas, muito provavelmente perderá acesso a diversas informações por conta da não atualização periódica do sistema, dentre elas o arquivamento obrigatório dos arquivos XML das NFes e dos arquivos TXT das NFSes. Os PDF´s e DANFE´s poderão ser solicitados pela legislação, mas não substituirão os arquivos digitais.
Em resposta à pergunta número 3, a empresa deverá arquivar os XML das NFes e os TXT das NFSes emitidas e recebidas de forma que fiquem em segurança pelo período exigido. Esse arquivamento pode ser feito internamente pela empresa ou por meio de sistemas específicos para esse fim, como os sistemas de busca.
3. Como automatizar os processos?
Para que a automatização dos processos de gestão das NFes e NFSes seja possível, a empresa deve investir em sistemas de automação ou encontrar sistemas gratuitos que atendam suas demandas.
No mercado existem alguns de baixo custo e com retornos excelentes não apenas para atender à demanda de emissão de NFes e NFSes, mas ainda às demandas de pedidos, controle de estoques, controle financeiro, dentre outros, permitindo que o gestor ou empresário tenha uma visão do todo.
Como seria a automatização ideal? No gráfico abaixo indicamos o que seria o básico a existir em um sistema que atenderia a todos os tipos e tamanhos de empresas:
Fonte: Andreia Jesus, por Vamos Escrever para Arquivei, novembro de 2021
O esquema acima é um exemplo básico do que o empresário precisa buscar para atender às necessidades de automatização e de gestão das NFes e NFSes.
Em uma empresa setorizada, ou seja, quando mais de uma pessoa irá “alimentar” o sistema, este deverá suportar o acesso simultâneo de usuários.
Além do sistema integrado de gestão, a empresa deve ainda manter um sistema backup para os arquivos de XML e TXT das NFes e NFSes, a fim de atender à legislação e eventuais fiscalizações. Pois em caso de troca de sistema ou quebra de contrato por quaisquer motivos a empresa não perderá nenhum dado. Para entender mais sobre as penalidades por falta de arquivo XML nas NFes, confira o artigo “Penalidades por não apresentar o XML das NFes em uma fiscalização”.
4. A importância da automação de processos
Um cuidado importante, e também uma justificativa para indicar que todas as empresas de qualquer segmento ou porte mantenham um sistema de busca de NFes e NFSes, é que nem todos os fornecedores enviam da forma correta os arquivos XML, enviando apenas os PDFs, e a legislação exige a guarda dos documentos de entrada e saída (compra e venda).
A maioria dos sistemas de gestão não possui sistemas de buscas integrados, exigindo assim que as empresas mantenham sistemas distintos para o controle dos XML de suas NFes. Uma das saídas para esse “problema” é verificar se o seu contador não tem essa ferramenta e viabilizar com ele uma parceria. Já pensou nisso?
A automatização de sistemas e de processos internos tende a gerar economia às empresas, sendo que essa economia não se refere apenas à financeira, mas também à economia de tempo, por exemplo, que permitirá que o empresário e gestor foquem nas vendas, girando ainda mais seu negócio.
Tem dúvidas em quais sistemas utilizar, qual o melhor para atender seu tipo de negócio? Ninguém melhor do que o seu contador, que conhece sua empresa, suas necessidades e, melhor ainda, a legislação sobre as NFes e NFSes, para lhe ajudar!
A seguir, deixamos algumas dicas de sistemas:
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