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Você sabe em que situações ocorrem a recusa de nota fiscal, como fazer, prazos e regras? Confira:
O que é recusa de nota fiscal?
A recusa de nota fiscal é uma espécie de aviso de contestação que é feito na própria nota. Essa observação realizada comprova que aquela nota não teve o seu preço de venda concluída.
Fazer a recusa de nota fiscal é importante para que o Fisco tenha ciência de uma das partes envolvidas no processo não prosseguiu com a venda/compra, evitando futuros problemas legais.
Em quais situações ocorre uma recusa de nota fiscal?
É bem comum na rotina das empresas, que mercadorias retornem do destinatário e resultam, consequentemente, na recusa de nota fiscal. Isso pode acontecer por diversos motivos, são eles:
- O destinatário não recebe o produto
- Informações inválidas na nota fiscal
- Erros durante a entrega
- Desacordo com o pedido
- Pedido chega atrasado e é recusado
- Pedido danificado
- Muitos outros
Bom, existem diversos motivos para um produto ser recusado ou não recebido. Mas quando isso acontece, você sabe o que deve ser feito com a Nota Fiscal da mercadoria? Uma vez que ela já foi emitida.
Quando ocorre uma recusa de mercadoria, o destinatário ou o transportador, deverá fazer uma declaração informando que existe a recusa de nota fiscal, com data e assinatura, no verso da Nota Fiscal eletrônica (Nf-e).
Veja mais detalhes a seguir:
Qual o procedimento adotado para uma recusa de Nota Fiscal?
Ao receber um retorno de uma mercadoria que, por qualquer motivo, não foi entregue ao destinatário, ocorrendo assim uma recusa de nota fiscal, o contribuinte deverá seguir alguns pontos listados a seguir:
- Indicar, antes de iniciado o retorno, no verso da 1ª via da nota fiscal eletrônica ou no respectivo Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) relativo à saída da mercadoria, o motivo pelo qual a mesma não foi entregue, essa informação poderá ser feita tanto pelo destinatário como pelo transportador
- Efetuar a Manifestação Eletrônica como evento na nota fiscal eletrônica, indicando “Operação não realizada”
- Efetuar o transporte em retorno, acompanhado do próprio documento fiscal relativo à saída
- Emitir nota fiscal pela entrada da mercadoria no estabelecimento, com indicação dos dados identificadores do documento fiscal original, registrando-a nos arquivos da Escrituração Fiscal Digital (EFD -ICMS/IPI), com crédito do ICMS, na hipótese de a saída ter sido tributada pelo imposto;
- Manter arquivada a nota fiscal eletrônica ou o Danfe (recusa de nota fiscal), conforme o caso, emitido por ocasião da saída;
- Exibir ao Fisco, quando exigido todos os elementos, inclusive contábeis, comprobatórios, de que a importância eventualmente debitada ao destinatário não foi recebida, conforme arts. 173, I, do CTN, Lei nº 5.172/1996.
Nesse caso, o canhoto da nota não será nem assinado e nem destacado pelo destinatário, fato que implica presunção de que a mercadoria foi entregue. Com esse procedimento de recusa de mercadoria, essa nota fiscal servirá para acobertar o transporte no retorno da mercadoria.
Na entrada novamente da mercadoria no estabelecimento, o contribuinte deverá emitir a nota fiscal de entrada. E observe que a legislação não prevê expressamente a forma de emissão dessa nota fiscal na entrada.
O que a Sefaz diz sobre recusa de nota fiscal?
A Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda, por meio de diversas respostas às consultas, manifestou-se com relação à recusa de mercadoria no sentido de que:
- O retorno de mercadoria não entregue ao destinatário deve ser tratado como uma devolução, uma vez que terá como objeto a anulação de operação de saída da mercadoria, como o CFOP: 1.201 (devolução de venda de produção do estabelecimento) ou CFOP: 1.410 (devolução de venda de produção do estabelecimento, em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária);
- No campo “Destinatário/Remetente” deverá ser consignado os dados do próprio estabelecimento emissor, uma vez que o estabelecimento destinatário não recebeu a mercadoria.
Ressalto aos responsáveis a atenção pelas emissões de notas fiscais ou faturamento, para que façam a emissão correta dos documentos com o CNPJ do cliente (empresa) e para as empresas RPA (Regime Periódico de Apuração) e contribuintes do ICMS, em recusa da mercadoria.
Veja na íntegra a Resposta às Consulta nº 13.296/2016, no estado de São Paulo.
Bom, se o processo de recusa da nota fiscal se dá durante a manifestação do destinatário, quais são os eventos que a envolvem? Confira:
Manifestação do destinatário na recusa de nota fiscal
A manifestação do destinatário é separada em 4 eventos que servem para garantir o conhecimento do receber da mercadoria naquela operação.
Ou seja, permitindo a confirmação da sua participação na operação acobertada pela NF-e emitida com o seu CNPJ.
Veja quais são esses eventos:
Ciência da Operação
Quando o destinatário envia o evento de Ciência da Operação, ele está declarando que está ciente da operação que consta na nota fiscal.
Essa Manifestação geralmente é feita para que o destinatário possa fazer o download do arquivo XML da NFe.
É importante ressaltar que essa manifestação é opcional.
Confirmação da operação
O destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria (para as operações com circulação de mercadoria).
Para NFSe, essa confirmação é a garantia de que tudo ocorreu conforme descrito na nota.
Após o evento de confirmação da operação ser à Sefaz e estar vinculado, ele não poderá mais ser cancelado.
Desconhecimento da Operação
Quando uma NFe é emitida ao CNPJ da empresa e ela não foi solicita ou a empresa não reconhece tal operação, ela deve ser manifestar desconhecendo a operação.
Assim, quando há o desconhecimento da operação, o destinatário não é tributado. Além disso, é um forma de proteger a empresa de fraudes e notas frias.
Operação não realizada
O destinatário informa que a operação não foi realizada (com recusa de recebimento da mercadoria). Nesse sentido o destinatário está evidenciando que essa operação não aconteceu de fato.
Nos casos de recusa de recebimento da mercadoria, ou outros motivos, deverá o destinatário emitir declaração de operação não realizada acompanhada da justificativa do evento. Não cabe, neste caso, emissão de NF-e de devolução, feita pelo destinatário, conforme Manual de Orientação do Contribuinte, versão 6.0, subitem 4.9.10 e Ajuste Sinief nº 7/2005, cláusula décima quinta-A, § 1º, VI.
Existe prazo para se manifestar nos eventos de manifestação do destinatário?
Os eventos relativos à confirmação da operação, desconhecimento da operação ou operação não realizada poderão ser registrados em até 90 dias contados a partir da data da autorização da NF-e, exceto em relação às situações descritas no Anexo II do Ajuste Sinief nº 7/2005.
A ciência da emissão é um evento opcional, pelo qual o destinatário enviará mensagem, declarando ter ciência da operação destinada ao seu CNPJ, mas que ainda não possui elementos suficientes para apresentar manifestação conclusiva. O destinatário deverá apresentar manifestação conclusiva dentro do prazo máximo definido, contado a partir da data da autorização da NF-e.
A mensagem XML dos eventos será assinada com o certificado digital que tenha o CNPJ base do Destinatário da NF-e.
Se sua empresa ou cliente optar por fazer a recusa manualmente, será necessário acessar o portal da Secretaria de Fazenda do seu estado e se informar sobre como deve ser o procedimento. Isso porque cada SEFAZ costuma ter uma metodologia para conduzir as Manifestações de Destinatário.
Por meio do portal da NF-e, você conseguirá consultar as manifestações feitas ao destinatário e até mesmo consultar o evento vinculado ao documento fiscal via certificado digital.
Qual o prazo para fazer a recusa de nota fiscal?
Para fazer a recusa de nota fiscal eletrônica também existe um prazo específico. Você terá até 180 dias para realizar a recusa.
O prazo começa a contar assim que a nota fiscal for autorizada. Por isso, é importante ter atenção!
Como saber se teve recusa de nota fiscal?
Existem dois jeitos de verificar o status de uma nota fiscal: de forma automatizada através de uma plataforma de gestão fiscal ou manualmente pela Sefaz.
Pela Sefaz, o processo é mais complexo e demorado e você precisa ter a chave de acesso da nota para fazer a consulta. No texto abaixo, você confere o passo a passo de como fazer a consulta completa de NFe de forma manual.
⏩ Como consultar histórico de notas fiscais usando o CNPJ
É possível também, e mais fácil e rápido fazer a consulta de forma automática. A plataforma de gestão fiscal, Arquivei, monitora todas as notas emitidas contra o seu CNPJ 24h por dia e você pode acompanhar tudo isso em tempo real. Verificando assim, os status das notas.
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