Qual é a validade de se consultar o DANFe? Este tipo de consulta de fato existe? E como ela funciona?

Vamos, antes, responder algumas perguntas básicas.

O que é DANFe e para que serve?

DANFe é sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica. Ele não possui validade fiscal, mas é uma guia impressa a partir da Nota Fiscal eletrônica (NFe).

Por este motivo, o DANFe é utilizado no transporte de produtos. Legalmente, nenhuma mercadoria deve ser transportada sem um documento fiscal. Por isso ele é utilizado.

Seu uso é tanto para o cliente final, quanto para distribuidores e revendedores. Assim, mesmo sem validade fiscal, DANFe é sim um documento de grande importância nas transações.

Por existir a possibilidade do DANFe ser clonado, é importante conferir os dados que constam neste arquivo. A falsificação do documento produz irregulares na transação e dificulta o monitoramento.

Abordamos isso sem citar a questão do seguro, porque não há como esperar que uma carga seja segurada se não há um documento em anexo. O DANFe permite declarar o seu valor.

Qual o papel do DANFe na consulta de NFes?

Primeiro é necessário saber alguns detalhes do documento para entender o seu papel.

A representação do DANFe é simplificada e precisa incluir as informações essenciais de emissor, destinatário, valor dos produtos, além da chave numérica de 44 dígitos que permite a consulta e download do arquivo XML da NFe. Por ter estas características, ele não precisa ser arquivado por cinco anos como é o caso da Nota Fiscal eletrônica.

E qual é o papel dele na consulta de NFe?

O DANFe online desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência, um acontecimento fora da normalidade, provando o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro e comprovando a origem de produtos diante de uma fiscalização do transporte.

Ele foi criado juntamente com a NFe e o objetivo é facilitar a consulta da Nota Fiscal pelo Fisco e pelo destinatário. Comprova a emissão dessas notas e auxilia na redução da sonegação fiscal desta forma.

A validade jurídica do DANFe

Os documentos têm sua validade jurídica garantida por assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco. A exemplo da NFe, também se faz importante armazenar os arquivos XMLs neste processo.

Não há obrigatoriedade de mantê-lo impresso, mas uma cópia do DANFe deve acompanhar o produto.

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Quando deve-se imprimir o DANFe em papel

O DANFe geralmente vem em arquivo PDF acompanhado do arquivo XML por e-mail. Ele é gerado ao emitir ou receber uma nota fiscal eletrônica. Tal arquivo serve para facilitar o acesso aos dados da nota, já que traz a chave de acesso da NFe.

O fornecedor provavelmente mandou o DANFe no e-mail no ato da emissão, caso você tenha uma empresa. Muitas vezes essas notas ficam perdidas e é possível conseguir o documento através da chave de acesso, consultando por ferramentas digitais.

E em qual situação ele pode ser impresso, para evitar a dependência do digital.

A pessoa física, caso tenha a chave de acesso presente no DANFe ou no arquivo XML, poderá sim utilizar ferramentas como o Web DANFe para imprimir o documento desejado. Se não tem mais acesso à essa chave, o comprador deve entrar em contato com a empresa que emitiu e solicitar a segunda via.

Em posse do documento, é possível reproduzi-lo da maneira impressa novamente.

Consulta de NFe e DANFe online, também através do Arquivei

Como explicamos acima, o DANFe pode ser consultado na internet. Páginas como o WebDANFe permitem o acesso com o uso da chave. Ao abrir o documento, você consegue ver o CNPJ, endereço de entrega, natureza da operação, inscrição estadual e o valor total dos produtos.

Vamos relembrar tudo o que existe neste documento:

  • Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
  • Código de barras da chave;
  • Dados do destinatário;
  • Valores;
  • Dados do emitente (emissor).

Mesmo na consulta online, a metodologia é a mesma da impressão. As coisas mudam com um software especializado no gerenciamento destes documentos.

Sem a necessidade da chave de acesso, o Arquivei permite o acesso ao DANFe. O programa se conecta à Secretaria da Fazenda (Sefaz) e consulta e baixa automaticamente os XMLs de notas emitidas para seu CNPJ, na hora e em lote.

Arquivei consulta as NFes direto da Sefaz. É neste tipo de consulta que você pode criar seus respectivos DANFes automaticamente. É desta forma que o documento pode ser consultado, enquanto é possível buscar e organizar os XMLs.

Não confunda

O documento não pode ser confundido com a própria Nota Fiscal eletrônica (NFe), que é representada pelo arquivo XML. O código é a NFe de fato, é quem possui validade jurídica e é o arquivo que você deve armazenar.

O DANFe é apenas um “resumo” da nota fiscal, e não é necessário armazená-lo, desde que seu respectivo XML da NFe já esteja sendo armazenado. Através dele você gera o documento.

Possível conclusão

O que podemos entender da conclusão:

  • DANFe é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica;
  • O arquivo tem uma chave numérica de 44 dígitos;
  • A chave permite a consulta e download do arquivo XML da NFe;
  • O DANFe tem uma função de representar a nota num acontecimento fora da normalidade, provando o valor dos produtos no seguro e comprovando a origem de produtos diante de uma fiscalização do transporte;
  • O documento tem sua validade jurídica garantida por assinatura digital;
  • DANFe geralmente vem em arquivo PDF acompanhado do arquivo XML por e-mail;
  • O WebDANFe permite o acesso com o uso da chave;
  • Programas de gerenciamentos de notas não pedem o acesso via chave;
  • O Arquivei é uma dessas plataformas e consegue gerar o próprio DANFe;
  • O documento impresso deve ser anexado junto com o produto transportado, para evitar irregularidades;
  • O DANFe pode ser clonado, por isso é necessário mantê-lo junto com as mercadorias trocadas, para manter a regularidade da transação.

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