Como Usar A NFSe De Forma Estratégica Na Gestão Empresarial
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Publicado em

fevereiro, 2024

Escrito por

Mateus Salgado

Como Usar A NFSe De Forma Estratégica Na Gestão Empresarial

Aprenda a usar a NFSe e todos os dados que elas oferecem para tomadas de decisões estratégicas na gestão da sua empresa!

Gestão de Empresas



Nota Fiscal de Serviço

Processos Internos

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Você sabia que emitir nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) permite uma boa gestão empresarial? 

Isso acontece, principalmente, pela possibilidade de análise dos dados constantes neste documento. 

A seguir, verificaremos como a NFS-e pode ser um importante auxiliar na tomada de decisões das empresas!

A NFS-e

A nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe) é um documento fiscal emitido pelo prestador de um serviço. 

A partir de um sistema da prefeitura, o prestador deve gerar este documento, que deve constar todos os dados relativos ao serviço prestado. Tais como: quem foi o tomador (ou seja, quem contratou o serviço), o valor pago e os tributos incidentes.

O que é

Como vimos, a NFS-e é um documento fiscal emitido pelo prestador de serviço, no qual constarão dados importantes sobre o serviço prestado.

Por se referirem a serviços, essas notas fiscais eletrônicas possuem relação com os municípios, pois o imposto devido nessa operação é o ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza). 

Esse imposto é de competência municipal, portanto, cabe aos órgãos relativos a fiscalização e cobrança dos valores incidentes. 

Ademais, são os municípios que colocam à disposição da população o sistema necessário para geração das NFS-e. Assim, basta que o contribuinte realize o seu cadastro para que ele possa gerar a NFS-e, sempre que necessário. 

É importante ressaltar que, como a NFS-e está atrelada aos municípios, há um desafio para que haja uma padronização de emissão deste documento. 

Essa dificuldade tem origem na forma como cada um deles sistematiza a emissão, o que gera dificuldade de disseminação e aprendizado das regras.  

Histórico e evolução

Até pouco tempo atrás, comprovar a realização de um serviço só era possível manualmente, e o documento era físico. Cabia ao prestador preencher um recibo, que indicava o serviço prestado, quem foi o tomador e qual o valor cobrado.

Os contribuintes, então, deveriam guardar tais notas, pois elas serviam (e ainda servem, mesmo sendo eletrônicas) de base para a contabilidade dos prestadores de serviço, bem como para a correta apuração de impostos.

Contudo, por serem vias físicas, guardar esses documentos era difícil, a via física, com o tempo, se deteriorava ou se perdia. 

Além do mais, a fiscalização era prejudicial, pois o manejo dessas vias dificultava a organização das informações.

Com o passar dos anos, o processo de informatização de documentos fiscais avançou. Nesse caminho, surgiram as notas fiscais eletrônicas e, dentre elas, as relacionadas a prestação de serviços, as NFS-e.

Agora, portanto, não há mais a necessidade de emissão de recibos em papel,  o contribuinte deve realizar a emissão da NFS-e através de sistemas eletrônicos. 

Essa evolução foi benéfica, tanto para o contribuinte, quanto para os municípios. A emissão da NFS-e é realizada através de um XML, que é um formato de arquivo padrão de escrituração fiscal. 

Além da facilidade de emissão do documento fiscal pelo contribuinte, armazenar tais informações ficou extremamente mais fácil, pois os arquivos podem ser guardados em nuvem, por exemplo. 

Ademais, para os municípios, houve uma melhora na informatização da emissão da NFS-e. 

Com a emissão eletrônica do documento fiscal, a etapa de fiscalização se tornou mais ágil e eficiente. Isso porque, uma vez que as informações já estão digitalizadas, acessá-las e verificá-las tornam-se processos muito mais fáceis. 

Aspectos chave e elementos fundamentais

Como vimos, a NFSe é um importante documento fiscal que é emitido pelo prestador de serviço. 

Através desse documento, tanto os contribuintes como o fisco possuem ciência do fato ocorrido, bem como de outras informações complementares que são importantes.

A importância da NFS-e no cenário brasileiro

A NFS-e é o documento fiscal emitido por todos os contribuintes que venham a prestar algum tipo de serviço.

Neste ponto, é interessante mencionar que, no Brasil, o setor de serviços possui grande importância. Isso ocorre pelo número de empresas que estão enquadradas nesse setor, bem como do volume financeiro movimentado.

Ao prestar algum tipo de serviço, independente da empresa, deve-se emitir uma nota fiscal eletrônica de serviço. Através deste documento, o contribuinte poderá contabilizar o valor recebido e, por consequência, apurar o imposto devido.

No caso da prestação de serviços, o imposto incidente nessa operação é o ISS. Esse imposto é de competência dos municípios, e cabe a eles a fiscalização e a cobrança do tributo. 

Devido a importância do setor, a NFS-e também é essencial, pois a partir da sua emissão, o contribuinte usufrui de diversos benefícios. 

Dentre os principais pontos, pode-se destacar:

  1. a simplificação dos processos tributários e burocráticos; 
  2. redução de gastos com emissão e armazenamento dos documentos;
  3. segurança e agilidade nas transações; 
  4. diminuição de riscos atrelados a erros fiscais; e
  5. otimização do controle na contabilidade.

Por outro lado, há também benefícios para os municípios quando se refere-se a nota fiscal de serviço eletrônica. 

A facilidade na emissão deste documento pelos contribuintes diminuiu a sonegação fiscal. 

Devido ao trabalho, e até mesmos às dificuldades, quando a emissão de notas fiscais era feita em papel, diversas prestações de serviços eram realizadas sem que houvesse a efetiva emissão de documento fiscal. O que, dessa forma, implicava no não pagamento do imposto incidente aos cofres públicos.

NFS-e na gestão empresarial

A NFS-e é o documento fiscal no qual estão previstas informações acerca do serviço ocorrido entre o prestador e o tomador. As informações que constam na NFS-e são de extrema importância para uma efetiva gestão empresarial. 

Primeiramente, retomando os benefícios deste documento, tem-se que a emissão se tornou mais fácil após a transformação para o formato eletrônico. 

Como consequência, a empresa consegue analisar fielmente informações constantes e, com elas, traçar planos estratégicos.

  • Com base no documento eletrônico, a empresa poderá verificar, por exemplo: quem é o seu maior cliente
  • quais os serviços que foram mais prestados
  • quais os valores cobrados
  • quais os custos incorridos para prestação desses serviços
  • números referentes aos tributos pagos.

Com essas informações em mãos, o empresário poderá realizar uma melhor gestão do seu negócio, pois analisará possíveis dificuldades de sua empresa. Assim, se dedicará a encontrar estratégias para melhorar o seu negócio. 

Algumas das áreas que se beneficiam desse olhar analítico são a precificação de serviços e o direcionamento de esforços.       

Como avaliar quais dados são importantes

Como a NFS-e se refere a serviços prestados, entre os principais dados que podem ser extraídos destes documentos para uma eficiente gestão empresarial estão os relacionados ao serviço efetivamente realizado. 

Portanto, o valor cobrado para que o serviço seja feito e o custo tributário destas são as principais informações que devem ser analisadas pela empresa. Essa análise e entendimento levará a uma melhor gestão de recursos e retornos. 

Como usar os dados mais importantes das NFS-e para melhor gestão empresarial 

Como vimos, as notas fiscais eletrônicas podem ser excelentes aliadas para uma gestão empresarial eficiente.

As NFS-e trazem ao empresário várias facilidades como redução de custo, agilidade, segurança e facilidade de acesso. 

Ainda, com base nas informações constantes nesse documento fiscal, o gestor é capaz de realizar diversas análises que podem nortear as decisões da empresa.

Com base nessas informações, há a possibilidade de verificar algumas boas métricas, tais como: em quais os meses houve os maiores faturamentos da empresa, quais os maiores clientes, qual o ticket médio do serviço, quais os custos suportados para que o serviço possa ser prestado, bem como qual o valor de tributos pagos.

Vejamos que todas essas informações são de extrema importância para uma gestão empresarial. 

Saber qual o serviço mais prestado pela empresa, por exemplo, pode levar ao empresário a analisar:

  1. se o valor cobrado está condizente;
  2. quais os insumos que deve comprar para prestação desse serviço e, assim, buscar preços mais competitivos para uma maior lucratividade;
  3. qual o valor de ISS pago; 
  4. possível direcionamento de esforços (marketing, por exemplo) para buscar aumentar a prestação de determinado serviço, etc.

Como acessar os dados de NFSe com Arquivei?

Os dados das notas fiscais de serviço são muito importantes na gestão empresarial, e podem trazer informações valiosas que contribuem para melhoria de processos, prevenção de problemas, resolução de gargalos e oportunidades de negócio.

No entanto, conferir os dados nota por nota pode ser exaustivo, e pior, não traz clareza sobre o todo do negócio. Por isso, contar com uma plataforma completa como a Arquivei é a melhor forma de acessar e analisar os dados de NFSe.

Com a visualização em lote dos documentos, fica mais evidente quais são os principais fornecedores, a variação de preço ao longo do tempo, os serviços mais recorrentes, entre outras informações.

Além disso, o Arquivei conta com diversas funcionalidades para alavancar a gestão empresarial, como análise de fornecedores e dados avançados de notas fiscais.

Um grande exemplo do uso destes dados é a empresa Riachuelo: o Arquivei possibilitou à empresa possuir um banco de dados robusto com todas as informações dos XMLs, o que potencializou a inteligência de negócio da empresa. Como resultado, a Guararapes — controladora da Riachuelo — reportou um aumento de 59,1% no lucro líquido da empresa, em comparação com o mesmo período do ano anterior.

De forma prática, mais de 100 mil empresas utilizam Arquivei todos os dias para:

  • Evitar multas e problemas fiscais;
  • Garantir produtividade, segurança fiscal e compliance;
  • Analisar quais são os fornecedores mais rentáveis;
  • Acompanhar as movimentações da empresa;
  • Encontrar oportunidades de elisão fiscal;
  • Integrar os XMLs ao ERP; e mais.

Conheça a plataforma e entenda como os dados de documentos fiscais eletrônicos podem ajudar sua empresa a alcançar os melhores resultados.

Melhore a gestão da sua empresa de forma estratégica com Arquivei!

Conclusão 

Vê-se, assim, que as informações constantes nas notas fiscais de serviço eletrônico podem ser analisadas das mais diversas formas. 

Utilizar todas as vantagens analíticas que as NFS-e oferecem auxilia a empresa a ter uma gestão empresarial eficiente, pois a leitura dos dados pode trazer pensamentos valiosos quanto aos rumos que a empresa deve tomar.

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