O recebimento de mercadorias é uma das atividades mais importantes para qualquer empresa que trabalha com produtos físicos. Quando bem feito, esse processo garante que a empresa tenha controle sobre o seu estoque, evite perdas e prejuízos, cumpra as obrigações fiscais e legais e ofereça produtos de qualidade aos seus clientes.
Mas como fazer o recebimento de mercadorias de forma eficiente e segura? Quais são as etapas e as tarefas envolvidas? Quais são os principais desafios e como superá-los? E como otimizar o controle de recebimento de mercadorias com o uso da tecnologia?
Continue lendo o post e confira!
O que é o processo de recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é o conjunto de atividades que visa garantir que os produtos comprados pela empresa sejam entregues pelos fornecedores conforme o solicitado, sem danos, avarias ou divergências.
Esse processo envolve desde o agendamento da entrega até a organização dos produtos no estoque, passando pela identificação, conferência, avaliação e gestão dos documentos fiscais.
O objetivo da atividade é assegurar que a empresa tenha controle sobre o seu fluxograma de recebimento de mercadorias, com controle do fluxo de entrada e saída de produtos, evitando problemas como:
- Falta ou excesso de estoque;
- Perda ou desperdício de produtos;
- Pagamento indevido ou duplicado de impostos;
- Multas ou penalidades por irregularidades fiscais;
- Dificuldade na gestão financeira e contábil;
- Insatisfação dos clientes.
Tarefas e etapas do recebimento de mercadorias
O recebimento de mercadorias pode variar de acordo com o tipo, o tamanho e a complexidade da empresa, mas geralmente envolve as seguintes tarefas e etapas:
Agendamento da entrega
O agendamento da entrega é a primeira tarefa do recebimento de mercadorias. Ele consiste em combinar com o fornecedor a data, o horário e o local da entrega dos produtos, levando em conta a disponibilidade e a capacidade do espaço físico, dos equipamentos e das equipes envolvidas.
O agendamento da entrega ajuda a evitar atrasos, congestionamentos, conflitos ou imprevistos que possam comprometer o recebimento dos produtos. Além disso, ele permite que a empresa se planeje melhor para receber os itens e organizar o seu giro de estoque.
Identificação dos produtos
A identificação dos produtos é a segunda tarefa do recebimento de mercadorias. Ela consiste em verificar se os itens entregues pelo fornecedor correspondem aos que foram solicitados pela empresa, tanto em relação à descrição quanto à quantidade.
A identificação dos produtos pode ser feita por meio da leitura do código de barras, do QR code ou da etiqueta dos produtos, ou ainda por meio do recebimento e conferência manual das mercadorias. Essa tarefa é essencial para evitar erros, fraudes ou trocas que possam prejudicar a empresa ou o cliente.
Conferência das NFes
A conferência das notas fiscais eletrônicas (NFes) é a terceira tarefa do recebimento de mercadorias. Ela consiste em verificar se os documentos fiscais emitidos pelo fornecedor estão corretos e em conformidade com as normas legais.
Esse processo envolve a checagem dos dados cadastrais do emitente e do destinatário, dos valores dos produtos e dos impostos, da validade e da autenticidade do documento, entre outros aspectos.
A conferência das NFes é fundamental para garantir que a empresa pague apenas pelos impostos que deve, evite multas ou penalidades por inconsistências fiscais e tenha um controle efetivo sobre as suas entradas e saídas.
Gestão de descarga
A gestão de descarga é a quarta tarefa do recebimento de mercadorias. Trata-se da movimentação dos produtos do veículo de transporte até o local de armazenamento, de forma segura, rápida e eficiente.
O procedimento de descarga envolve o uso de equipamentos adequados, como empilhadeiras, carrinhos ou esteiras, e a observação das normas de segurança e qualidade, como o uso de EPIs, a sinalização das áreas e a separação dos produtos por categorias.
Essa etapa é importante para evitar acidentes, danos ou perdas dos produtos, além de otimizar o tempo e o espaço do recebimento.
Avaliação de qualidade
A avaliação de qualidade consiste em verificar se os produtos entregues pelo fornecedor estão em boas condições e atendem aos padrões de qualidade exigidos pela empresa e pelo cliente.
Ela pode ser feita por meio de testes, inspeções ou análises, dependendo do tipo e da natureza do produto. Essa tarefa é essencial para garantir que a empresa ofereça produtos confiáveis, seguros e satisfatórios aos seus clientes.
Organização dos produtos
Por fim, a organização dos produtos é a sexta e última tarefa do recebimento de mercadorias. Ela consiste em armazenar os produtos no local adequado, seguindo critérios como tipo, categoria, validade, lote, entre outros.
A organização correta dos produtos recebidos facilita a localização, a contagem e a movimentação dos itens no estoque, além de evitar problemas como deterioração, vencimento ou extravio dos produtos.
Como fazer a conferência de mercadorias após o recebimento?
A conferência de mercadorias após o recebimento é uma etapa complementar ao processo de recebimento de mercadorias. Ela consiste em verificar se os itens recebidos estão em conformidade com o pedido feito pela empresa e com as normas legais.
Após o recebimento, a conferência pode ser feita por meio de um checklist ou uma planilha, que deve conter os seguintes itens:
Quantidade pedida vs. recebida
O primeiro item da conferência é comparar a quantidade pedida pela empresa com a quantidade recebida do fornecedor. Essa comparação deve ser feita tanto em relação ao número total de itens quanto ao número de unidades por produto.
Se houver divergência entre a quantidade pedida e a quantidade recebida, a empresa deve entrar em contato com o fornecedor para solicitar a correção ou a devolução dos produtos.
Validade dos produtos
Em seguida, é preciso verificar a validade dos produtos recebidos. Essa verificação deve ser feita tanto em relação à data de fabricação quanto à data de vencimento dos produtos.
Se houver produtos vencidos ou próximos do vencimento, a empresa deve recusar ou devolver os itens ao fornecedor, pois eles podem comprometer a qualidade e a segurança dos produtos.
Qualidade dos produtos
Depois de conferir a validade dos produtos recebidos, é preciso avaliar a qualidade dos mesmos. Essa avaliação deve ser feita tanto em relação às características físicas quanto às características funcionais dos produtos.
Se houver produtos danificados, defeituosos ou fora das especificações técnicas, a empresa deve recusar ou devolver os itens ao fornecedor, pois eles podem prejudicar o desempenho e a satisfação dos clientes.
Quais os principais desafios no recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é um processo complexo e delicado, que envolve diversos fatores internos e externos à empresa. Por isso, ele pode apresentar alguns desafios que dificultam ou impedem o seu bom funcionamento, como:
Dados errados (no sistema, nas notas, nos CTes…)
A falta de padronização, atualização e integração dos dados entre os sistemas da empresa e dos fornecedores, além de documentos fiscais e Conhecimento de Transporte (CTes), pode gerar inconsistências, erros e retrabalhos na hora de conferir as informações das mercadorias recebidas, como quantidade, peso, valor, impostos, entre outras.
Fila e demora nos processos
O acúmulo de veículos e cargas no pátio ou no armazém pode causar atrasos, congestionamentos e perda de produtividade no recebimento de mercadorias. Isso pode ocorrer por falta de planejamento, espaço, equipamentos ou pessoal adequados para realizar as atividades.
Desorganização
A falta de organização do espaço físico, dos documentos, declarações de recebimento de mercadorias e dos fluxos de trabalho pode dificultar o controle, a rastreabilidade e a localização dos produtos recebidos. Além disso, pode aumentar os riscos de perdas, danos, extravios ou furtos dos itens.
Falta de processos
A ausência ou a deficiência de processos padronizados, documentados e monitorados para o recebimento de mercadorias pode gerar falhas, divergências e desperdícios nas operações. Também pode dificultar a comunicação, a colaboração e a melhoria contínua entre as equipes envolvidas.
Divergência entre solicitado e entregue
A discrepância entre o que foi solicitado pelo cliente ou pela empresa e o que foi entregue pelo fornecedor pode causar prejuízos, insatisfação e problemas legais. Isso pode ocorrer por erros humanos, falhas nos sistemas ou fraudes nas notas fiscais ou nos produtos.
Necessidade de devolução
A devolução de mercadorias é um processo custoso, demorado e burocrático que pode impactar negativamente o relacionamento com os fornecedores e os clientes e os custos de operação do negócio. Ela pode ser necessária por diversos motivos, como produtos defeituosos, vencidos, fora das especificações ou em excesso.
Como otimizar o controle do recebimento de mercadorias?
Para superar esses desafios e otimizar o controle do recebimento de mercadorias, é preciso adotar algumas boas práticas, como:
Planejamento logístico
É essencial planejar com antecedência as demandas, as rotas, os horários, os recursos e os custos envolvidos no recebimento de mercadorias. Isso permite agilizar as operações, reduzir os imprevistos e otimizar o uso do espaço e dos equipamentos.
Capacitação das equipes
É importante capacitar as equipes responsáveis pelo recebimento de mercadorias para que elas conheçam os procedimentos, as normas e as ferramentas necessárias para realizar as atividades com qualidade, segurança e eficiência. Também é fundamental oferecer treinamentos periódicos para atualizar os conhecimentos e as habilidades dos colaboradores.
Integração entre setores
É muito importante integrar os setores envolvidos no recebimento de mercadorias, como compras, estoque, fiscal, financeiro e contábil. Isso permite melhorar a comunicação, a coordenação e a colaboração entre as equipes, além de facilitar o compartilhamento e a análise dos dados das operações.
Automação de processos
Automatizar os processos relacionados ao recebimento de mercadorias, como a emissão, o envio, o recebimento e o armazenamento das notas fiscais eletrônicas (NFe) e dos conhecimentos de transporte eletrônico (CTes), permite eliminar os erros humanos, agilizar as atividades e reduzir os custos operacionais.
Sistemas especializados
É importante contar com sistemas especializados para o gerenciamento do recebimento de mercadorias e também de ferramentas de gestão contábil, como a Arquivei, uma solução que permite consultar, baixar, armazenar e monitorar NFes e CTes de forma automática, segura e integrada.
Otimize o recebimento de mercadorias do seu negócio Com a Arquivei
O recebimento de mercadorias é um processo crítico para a gestão de estoque e de compras de uma empresa. Ele requer atenção, controle e otimização para evitar problemas, prejuízos e insatisfação dos clientes e dos fornecedores.
Nesse sentido, a gestão de documentos fiscais com a Arquivei pode ser uma grande aliada para o sucesso do recebimento de mercadorias. Com a Arquivei, você pode:
- Conferir as informações das mercadorias recebidas com as notas fiscais eletrônicas e os conhecimentos de transporte eletrônico em tempo real, evitando divergências, fraudes e multas.
- Integrar os documentos fiscais com os sistemas da empresa, facilitando o controle, a rastreabilidade e a localização das mercadorias recebidas.
- Armazenar os documentos fiscais em nuvem, garantindo a segurança, a disponibilidade e a organização dos documentos.
- Analisar os dados das notas fiscais eletrônicas e dos conhecimentos de transporte eletrônico, gerando insights para a melhoria contínua dos processos de recebimento de mercadorias.
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