Quando sua empresa precisa enviar produtos por meio dos mais variados tipos de transporte, a melhor maneira de documentar a operação para fins fiscais é por meio do CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) que, assim como a NFe (Nota Fiscal eletrônica), é um arquivo digital XML que pode ser armazenado eletronicamente. Entretanto, muitas vezes é necessário o cancelamento do CTe por causa de erros no preenchimento dos dados das mercadorias ou mudanças na operação.
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Entretanto, esse cancelamento não é uma operação simples, pois o CTe tem sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso pelo Fisco. Mudanças nas informações podem invalidar a assinatura digital. Neste post, você vai saber como fazer o cancelamento do documento de maneira adequada.
Como fazer o cancelamento do CTe
O CTe pode ser cancelado antes de iniciar a prestação de serviço de transporte. Basta gerar um arquivo XML específico para isso e solicitar a autorização da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda). O prazo para o cancelamento do CTe é de 7 dias.
Cada pedido de cancelamento deve corresponder a um único CTe. O layout do documento é padrão e pode ser conferido no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC).
O pedido deve conter o CNPJ da empresa e ser acompanhado pela assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
A transmissão do pedido de cancelamento é feito pela internet, podendo ser realizada por meio de softwares específicos da empresa, homologados pela Sefaz.
Se o CTe for emitido com valor inferior ao correto, não é necessário cancelar o documento. Basta emitir um CTe complementar com os valores faltantes por meio da geração de um arquivo XML no mesmo padrão do primeiro.
Em caso de CTes emitidos com valor superior ao correto, é possível utilizar a Anulação de Débitos do sistema.
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Mudanças por Carta de Correção eletrônica (CCe)
É possível corrigir um CTe com erros. Para isso, a ferramenta é a Carta de Correção eletrônica (CCe), que deve conter assinatura digital do emitente. Alguns erros não podem ser sanados, tais como:
- Variáveis que determinam valores dos impostos (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade);
- Dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;
- Data de emissão ou de saída.
Quando houver mais de uma CCe para um mesmo CTe, deverão ser reunidas na última carta todas as informações retificadas anteriormente.
Dica: armazenamento de CTes
Para empresas que utilizam CTes na hora de consolidar as informações contábeis, o armazenamento dos arquivos digitais do documento é essencial para assegurar que o empresário não terá dores de cabeça durante alguma fiscalização. Vale lembrar que assim como as Notas Fiscais Eletrônicas, os CTes devem ser armazenados por 5 anos.
Sistemas automatizados, como o do Arquivei, cuidam da tarefa de maneira rápida e eficiente.
As vantagens de um sistema de armazenamento e gestão dos arquivos digitais são muitas e podemos destacar as seguintes:
- Economia de tempo gasto com operações contábeis;
- Economia de infraestrutura, já que os dados não estão armazenados no banco de dados da empresa;
- Centralização das informações (o documento certo, quando necessário e de maneira rápida).
A empresa interessada em emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico deve se credenciar na Secretaria da Fazenda do Estado em que que está estabelecida. Se possuir filiais em outras localidades, deve solicitar o credenciamento em cada um dos Estados em que deseja emitir o CTe.
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