O software ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa.
Até poucos anos atrás, era difícil integrar o ERP à outras soluções, pois demandava uma quantidade considerável de tempo e recursos.
Atenção! Fique atendo à PORTARIA CAT Nº 162/2008, CAPÍTULO VI - O emitente e destinatário da Nota Fiscal devem guardar o arquivo XML pelo prazo de 5 anos, para apresentação ao Fisco, sob risco de multa de até 1 mil reais por XML não apresentado. O Arquivei consulta, baixa e armazena 100% das NFes e CTes emitidos contra seu CNPJ. Para começar é grátis: Consultar NFes>>
Hoje, em plena era digital, outras plataformas, como as de Consulta de NFe, conseguem conectar-se facilmente aos ERPs de forma automática, trazendo inúmeras vantagens. Veja abaixo:
Integrar a Consulta de NFe completa ao ERP
Através de uma plataforma online de gestão e inteligência em Documentos Fiscais eletrônicos (DFes), como o Arquivei, é possível fazer consulta, download e armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes):
- No caso das NFes e CTes recebidas, a plataforma do Arquivei consulta as notas diretamente das Sefaz (Secretaria de Fazenda dos Estados);
- No caso das NFes e CTes que foram emitidas por sua empresa, é possível fazer o upload e armazenamento destes documentos fiscais na plataforma.
E é muito fácil integrar com o ERP ou sistema contábil, com telas que possibilitam visualização e utilização de forma simples e intuitiva conforme abaixo:
Confira as vantagens que a consulta de NFe integrada ao ERP traz para a gestão fiscal da sua empresa:
Consulta de NFe, ERP e a inteligência de negócio
O uso da tecnologia é um fator estratégico no resultado das empresas. A consulta de NFe integrada ao ERP de forma automatizada não apenas evita multas e irregularidades nos processos como possibilita agregar inteligência competitiva e fiscal ao seu negócio.
Você pode ter essas Notas Fiscais ao alcance de um clique, desde que elas estejam armazenadas na plataforma. Com isso, as informações de todas as Notas emitidas contra seu CNPJ estarão armazenadas de maneira segura e organizada em uma base de dados única, possibilitando a exportação de relatórios em excel para análises de inteligência de mercado.
Por meio dos campos das notas fiscais é possível obter informações valiosas como:
- Identificar padrões de mercado como tipos de produtos ou serviços mais vendidos em um determinado período (sazonalidade) e em determinados locais.
- Verificar tributos que incidem nos produtos e frete das mercadorias e, com isso, você consegue avaliar os fornecedores que apresentam o melhor custo-benefício para a empresa.
- No caso de fornecedores de serviço, NFSe recebidas podem indicar que existe alguma área da empresa que está gastando muito com serviços com valores acima da média de mercado.
Todas estas avaliações trazem maior competitividade pois direcionam para aumento de margem ao evidenciar mercados, clientes e produtos mais lucrativos e redução de custos de logística e com fornecedores de serviços, por exemplo.
Redução de retrabalho na gestão das NFes, CTes e NFSes
Muito tempo gasto na operação, na busca por documentos impressos, no cruzamentos de informações e retrabalhos podem levar a divergências, inclusive no cálculo de impostos, que podem ser recolhidos indevidamente (ou não recolhidos).
Com a consulta de NFe integrada ao ERP, uma possível inconsistência entre as informações destes documentos diminui sensivelmente, e ainda há ganho de tempo e de produtividade.
Exemplo: Suponha que sua empresa vende protetor solar e recebe uma NFe com a seguinte descrição “10 unidades de protetor solar fator 50”.
A pessoa responsável por registrar a entrada dos produtos digita no sistema a informação que consta na nota. No entanto, o produto que realmente chega é um protetor solar fator 30. O que acontece? O estoque físico e os valores do sistema ficam divergentes.
Nesse caso, é preciso buscar a Nota Fiscal e conferir novamente, o que nem sempre é tarefa simples.
Com uma solução de consulta de NFe completa, os documentos fiscais estarão sempre organizados e armazenados corretamente. Seu mecanismo de busca é capaz de encontrar uma nota fiscal por qualquer informação que exista nela. É possível pesquisar por data, fornecedor, produto, entre outros. Tudo isso garante agilidade e conformidade com o ERP da sua empresa.
Dessa forma, os procedimentos de rotina da sua equipe fluem de forma mais eficiente. Isso significa mais tempo para se dedicar a atividades menos burocráticas e mais estratégicas, o que faz com que o trabalho seja muito mais preciso, produtivo e, porque não dizer, mais prazeroso.
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A consulta de NFe e a proteção contra Notas Frias
Você sabia que a consulta da validade, existência e autorização de uma NFe é obrigatória por parte do destinatário da NFe?
De acordo com os termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06: “o destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NFe e a existência de Autorização de Uso da NFe.”
Imagine, então, o tempo dedicado à consulta da NFe completa, ou seja, checar uma a uma, a validade jurídica de cada nota.
A solução de consulta de NFe à Sefaz integrada ao ERP permite gerenciar todas a Notas Fiscais Eletrônicas em um só painel e de ter fácil acesso a qualquer documento eletrônico.
Digitalmente conectado à base de dados da Sefaz, uma solução especializada garante que a nota fiscal consultada tenha validade jurídica. Acessível por computadores e smartphones, a consulta automatizada também dispensa a chave de acesso que identifica a sua validade, uma das limitações que demandava ainda mais do seu tempo.
Outra restrição que é eliminada com com o Arquivei, é que o XML da NFe completa somente fica armazenado no portal da Sefaz para consulta por um período de 180 dias, sendo substituído posteriormente pela sua versão resumida.
Com uma solução que permite a consulta na Sefaz integrada ao ERP da sua empresa, você terá mais inteligência de negócio, reduzindo a chance de usar dados errados e tornando o trabalho mais produtivo. Com isso, essa solução libera mais tempo para você se dedicar à gestão fiscal e financeira da sua empresa de forma mais estratégica.
O Arquivei traz a centralização de processos, redução de riscos, proteção contra notas frias, inteligência de negócio. Se você ainda não experimentou, faça um teste gratuito e veja como os processos fiscais da sua empresa irão melhorar.
