3 dicas para facilitar sua gestão de notas fiscais

Independente do tamanho da empresa, a gestão de notas fiscais é fundamental para o controle de todas as transações comerciais e estar em dia com as obrigações fiscais. Sem uma gestão adequada, você corre o risco de perder notas fiscais, o que dificulta a realização de previsões precisas de fluxo de caixa, definir orçamentos de negócios e gerenciar despesas. 

Neste post, explicaremos como facilitar o gerenciamento, armazenamento e rastreamento das notas fiscais da sua empresa. Também daremos algumas dicas sobre por que e como um software de gestão de notas fiscais pode ajudar a agilizar esse processo e economizar tempo e dinheiro.

Por que fazer gestão de nota fiscal

Muitos empreendedores que lidam com a sua própria contabilidade cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático, porém esses documentos vão além disso.

Para a saúde financeira da sua empresa, é essencial investir em uma boa gestão de notas fiscais. Pois, é por meio desses documentos que se comprova que houve uma transação comercial e quais impostos foram gerados por ela.

Manter as notas fiscais organizadas e acessíveis otimiza os processos contábeis e financeiros de um negócio. Além disso, a gestão correta desse documento ajuda caso a sua empresa passe por alguma fiscalização. 

Vale lembrar que, de acordo com a Lei 5.172, Art. 173, do Código Tributário Nacional, as notas fiscais emitidas devem ser guardadas por um período mínimo de 5 anos.

Dessa forma, caso dentro desse prazo houver a solicitação de apresentação de algum desses documentos fiscais e você não conseguir atender, pode ter problemas com o Fisco. Quem não armazena o arquivo XML das NFes pode pagar multas pesadas ao Fisco que chegam a R$1.000,00 por documento perdido ou não apresentado ao Governo quando solicitado.

Além da importância do armazenamento e organização das NFes, os documentos fiscais contêm informações valiosas tanto para o departamento fiscal como para outros departamentos, como compras e financeiro.

No arquivo XML das NFes estão disponíveis dados como base de cálculo e valor do produto, frete, seguro, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), além de datas de emissão, saída/entrada e valor total.

A partir desses elementos é possível fazer diversos tipos de análise que são estratégicas para outros setores da empresa, garantindo decisões mais assertivas.

Como fazer o gerenciamento de notas fiscais

Fazer downloads manuais; procurar clientes para obtenção de arquivo; perder tempo atrás de notas fiscais perdidas; calcular impostos em cima de cada uma das operações de entrada e de saída, e armazenar essas NFes pelo prazo legal determinado pela legislação, são algumas etapas de uma gestão de notas fiscais, mas nesse caso, há etapas nada eficientes.

A gestão de notas fiscais pode ser muito mais simples com alguns processos bem definidos e o uso da tecnologia. Um bom exemplo de ferramenta que pode melhorar a rotina de escritórios e departamentos contábeis é o Arquivei, software de gestão de notas fiscais que permite a consulta de NFe diretamente do site da Sefaz. A solução permite baixar os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra seu CNPJ automaticamente, facilitando o gerenciamento e arquivamento seguro dos documentos.

Ao automatizar esse processo você ganha um tempo imenso na rotina de atividades do setor financeiro. A ferramenta é amigável e intuitiva. Muito mais eficiente do que usar o portal de NFe da Sefaz, que exige a digitação do código de acesso e não permite

3 dicas para facilitar sua gestão de notas fiscais

1. Determine um fluxo de trabalho

Legalmente não existe um prazo pré-determinado de quando uma nota fiscal deve ser emitida. Entretanto, há uma série de boas práticas que podem ser seguidas para organizar essa tarefa.

Determine um fluxo de trabalho para cada caso e que possa facilmente ser seguido por você e pelos seus colaboradores. Por exemplo, em caso de venda de produtos, o ideal é que a nota fiscal seja gerada antes de se iniciar o processo de envio da mercadoria. Isso garante que cada item tenha a sua nota quanto estiver em trânsito. Já em transações comerciais de prestação de serviço, a nota fiscal pode ser emitida tão logo a contratação for efetivada.

Do mesmo modo, dentro dessa rotina da gestão de notas fiscais, determine também quem é o responsável por essa tarefa, para onde esse documento precisa ser enviado etc. Vale lembrar que, não emitir nota fiscal é crime, ato que pode resultar em multa e até pena de detenção.

2. Automatize a recepção do XML da NFe

Apesar da modernização, um grande problema que ainda assombra a gestão de notas fiscais eletrônicas é a dependência das empresas para receber por e-mail os arquivos XML de seus fornecedores, para que os mesmos sejam validados, escriturados e armazenados.

A gestão de notas fiscais fica muito mais fácil quando se tem controle de todos os documentos fiscais que são emitidos contra o CNPJ da empresa. Com o Arquivei, você pode consultar, baixar e armazenar todos os XMLs das notas fiscais eletrônicas emitidas contra o seu CNPJ, de maneira automática. Assim, a escrituração fica mais simples e precisa, além da segurança da empresa estar preservada de fraudes.

3. Armazenamento seguro das NFes

Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas é o que comprova a autenticidade do documento. Na forma convencional, esses arquivos ficam alocados numa única pasta (ou em várias), mas de maneira desorganizada. Programas focados em gestão de NFes como Arquivei são capazes de localizá-los com mais rapidez através de um sistema de busca, impedindo que você perca informações de qualquer período, por exemplo. Numa fiscalização, você pode ter certeza que tem tudo que precisa.

Conclusão 

Conforme uma empresa cresce, também aumentam suas despesas e a papelada que a acompanha. Sem um sistema de gerenciamento de documentos fiscais adequado, pode ser difícil gerenciar com eficácia as tarefas de administração diárias.

E como, pudemos confirmar, para uma gestão de notas eficiente, a organização e a tecnologia, são fundamentais.

Para facilitar a gestão de notas fiscais da sua empresa e estar sempre em dia com as suas obrigações, experimente o Arquivei. Comece o teste grátis —sem a necessidade de cartão de crédito — agora mesmo e melhore a sua gestão fiscal!